■概要

Codaのテーブルでタスク管理や情報集約を行っているものの、行が追加されるたびに手動で関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、CodaとGmailを連携させることで、そうした定型的な通知業務を自動化します。Codaのテーブルに行が追加されると、設定した宛先に自動でGmailから通知メールが送信されるため、手作業による連絡の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Codaで管理しているデータベースの更新を、関係者に都度メールで共有している方
• CodaとGmail間の連携を手作業で行っており、通知の自動化で業務を効率化したい方
• プロジェクトの更新情報などをCodaで管理しており、重要な変更の見逃しを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Codaに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまでGmailで通知を作成していた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への情報共有を正確かつ迅速に行えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CodaとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいテーブルを指定します。
3. 次に、オペレーションでCodaの「テーブルの行を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した行の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• 送信するメールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップでCodaから取得した行の情報を変数として埋め込むことで、通知内容を動的にカスタマイズできます。

■注意事項

• Coda、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• CodaのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。