■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Wrikeに手作業でタスク登録していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、OutlookとWrikeの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけに、AIが内容を要約してWrikeへタスクを自動作成するため、これらの課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する依頼などをWrikeでタスク管理しており、入力の手間を省きたい方
- 手作業による情報連携に起因するタスクの登録漏れや、内容の不備をなくしたい方
- プロジェクトに関するメールのやり取りを、自動でWrikeのタスクとして蓄積したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するだけで、Wrikeへのタスク作成が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとWrikeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、メールの内容を要約します
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」を設定し、抽出・要約した情報を基にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダや、フローボットを起動する条件となる件名のキーワードを任意に指定できます
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文などを変数として設定し、タスクに必要な情報（例：依頼者名、納期など）を自由に抽出させることが可能です
- AI機能の要約では、要約対象の文章にメール本文などの変数を設定し、要約の文字数や形式といった条件をカスタマイズできます
- Wrikeのタスク作成では、タスク名や説明欄に前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定するなど、各項目を任意に設定できます
■注意事項
- Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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