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「Outlookのカレンダーに登録した予定を、そのままClockifyのタスクとして登録したい…」
「OutlookのタスクとClockifyのタスク、両方に入力するのは手間だし、抜け漏れが心配…」
このように、OutlookとClockifyを併用する中で、手作業による二重入力やデータ連携の煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookの予定やタスクが作成されたら、自動的にClockifyにもタスクとして登録される仕組み</span>があれば、より重要な業務に集中できる時間を作れるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務の効率化に繋がるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとClockifyを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとClockifyのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの作業を自動化し、業務の効率化を図ることができます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookのカレンダーに登録された会議や打ち合わせなどの予定を、自動でClockifyにタスクとして登録する連携です。
この連携により、スケジュールが確定した時点で工数管理ツールにも情報が反映されるため、<span class="mark-yellow">タスクの登録漏れを防ぎ、正確な時間追跡をスムーズに開始</span>できます。
また、手動でタスクを作成する手間がなくなるため、重要な会議の準備など、本来の業務に割く時間が増えるはずです。
Outlookのタスク機能で管理しているTo-Doを、自動でClockifyのタスクとしても作成する連携です。
これにより、個人用のタスク管理とチームでの工数管理を一元化し、<span class="mark-yellow">複数のツールを見比べる手間なく、タスクの進捗と作業時間をまとめて管理</span>できるようになります。
タスク情報の二重入力の手間を省きたいときに利用してみてください。
それでは、実際にOutlookとClockifyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとClockifyの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Clockify
[Yoomとは]
今回は「Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ClockifyとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Clockifyを検索し、クリックしてください。
注釈に従ってアカウント名、APIキー、ドメインを入力し追加をクリックすると、アプリ連携が完了します。
ClockifyのAPIキーの取得は、以下のように取得してください。
はじめにClockifyにログイン後、右上の人物アイコンから「Preferences 」をクリックして以下の画面に進みます。
「Advanced」から「Manage API keys」をクリックします。
Nameには任意の名称を入力し、「GENERATE」をクリックしましょう。
APIキーが表示されるので「COPY」をクリックします。
Yoomの画面に戻り、APIキーに値を貼り付けて完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではOutlookのカレンダーに予定が追加されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため、確認して「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択しましょう。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことがおすすめです。
ここでテスト用にOutlookのカレンダーに予定を追加します。
ユーザーIDは候補から連携したいユーザーを選択してください。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
全て入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、ClockifyでTaskを作成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
「Workspace ID」と「Project ID」はフィールドをクリックし、候補から選択します。
「Task Name」は前項で取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、タイトルが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
定型文を追加する場合は、直接入力してください。
この時、テンプレートを利用すると設定されている「←Outlookのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、ClockifyでTaskが作成されています！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する方法は以上です。
今回はOutlookからClockifyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClockifyからOutlookへのデータ連携も可能です。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Clockifyで新しいタスクが作成された際に、その情報をOutlookメールで関係者に自動で通知する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">チーム内で新しいタスクが登録されたことを素早く共有できるため、担当者の対応漏れを防ぐ</span>ことに繋がります。
特に、リモートワーク環境下での情報共有を円滑にしたいときにおすすめです。
Clockifyで特定のタスクに対する時間計測が開始されたことを、Outlookメールで通知する連携です。
プロジェクトマネージャーなどが<span class="mark-yellow">メンバーの作業開始状況を素早く把握できる</span>ようになるため、プロジェクトの進捗管理をより正確に行いたいときに便利です。
OutlookやClockifyのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
Salesforceと連携することで、特定のリード詳細ページから1クリックでOutlookメールを送信できます。
テンプレートを設定するだけで手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Google スプレッドシートと連携することで、指定のシートに行が追加されたらClockifyにプロジェクトを自動で作成できます。
これにより、同じ情報を転記する作業を省けるため、プロジェクトの作成ミスを防ぎたいときにおすすめです。
OutlookとClockifyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">スケジュール情報やタスク情報のデータ転記作業を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、タスクの登録漏れや二重入力といったミスがなくなり、担当者は常に正確な情報に基づいてスムーズに業務を進められるようになります。
また、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予定のタイトル以外の情報も連携できますか？
A：可能です。
ステップ3のテストで取得した値や定型文などを自由にカスタマイズしてお試しください。
Q：特定の条件に合うイベントだけを連携できますか？
A：可能です。
この場合、OutlookとClockifyの間に、「分岐する」オペレーションを追加し、Outlookのレコードについて条件を設定することで、特定の条件を満たす予定のみを、Clockifyに連携できます。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：個人のカレンダーではなく共有カレンダーも使えますか？
A：社内でお使いの共有カレンダーとも連携可能です。
その場合、共有アカウントでマイアプリ連携を行い、ステップ3の「連携アカウントとアクションを選択」画面でOutlookの連携アカウントも共有アカウントに変更してお試しください。
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