Outlookでタスクが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する

■概要

Outlookで管理しているタスクを、工数管理のためにClockifyへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、転記漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されると、自動的にClockifyにもタスクが作成されるため、ClockifyとOutlookの連携を効率化し、タスクと工数管理の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのタスク管理とClockifyの工数管理を連携させたいと考えている方
• ClockifyとOutlook間のデータ転記作業における手間や入力ミスをなくしたい方
• チームのタスクと工数の管理をより正確かつ効率的に行いたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクを作成するだけでClockifyにも自動でタスクが作成されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、タスク名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとClockifyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでClockifyを選択し、「Create Task」アクションを設定します。Outlookのトリガーから取得したタスク名などの情報を、Clockifyの各項目に設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストを任意のIDで指定することが可能です。
• Clockifyのオペレーション設定では、作成するタスクのプロジェクトや担当者などを任意で設定できます。Outlookのトリガーで取得した情報を変数として利用したり、特定の値を固定で設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。