ClockifyでTaskが作成されたら、Outlookで通知する

■概要

Clockifyで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookのメールで手動で行っていませんか？タスクが増えるたびに通知を作成するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyでのタスク作成をトリガーに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。この連携によって、タスクの共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClockifyとOutlookを利用しており、タスク共有の通知を手作業で行っている方
• チームへのタスク割り当ての連絡を効率化し、共有漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• ClockifyとOutlookを連携させ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Clockifyでタスクが作成されると自動でOutlookからメールが送信されるため、通知作成の手間を省き、時間を有効活用できます。
• 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Task」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を含んだメールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Clockifyのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください。
• Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズできます。Clockifyから取得したタスク名や担当者といった情報を、本文や件名に差し込んで利用することも可能です。

■注意事項

• Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。