Clockifyで新しいTime Entryが開始されたら、Outlookで通知する

■概要

Clockifyでタスクの時間を記録する際、その開始を都度Outlookでチームメンバーに共有する作業を手間に感じていませんか？手作業での通知は、時間がかかるだけでなく、連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Clockifyで新しいTime Entryが開始されると、自動でOutlookから関係者に通知メールを送信することが可能になり、ClockifyとOutlook間の連携における課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Clockifyで記録した作業開始を、Outlookを使ってリアルタイムで共有したい方
• ClockifyとOutlookを用いたプロジェクトの進捗報告を、より効率的に行いたいと考えているマネージャーの方
• 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Clockifyで作業を開始するだけで自動でメールが送信されるため、これまで手動での通知作成に費やしていた時間を削減できます
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClockifyとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでClockifyを選択し、「New Time Entry」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先や内容で通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Clockifyのトリガー設定では、自動化の対象としたいWorkspace IDを任意で設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。また、本文にはClockifyから取得したプロジェクト名やタスク内容などの情報を変数として含めることも可能です

■注意事項

• Clockify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。