【ノーコードで実現】Google スプレッドシートとMicrosoft Excelでシフト管理を自動連携する方法

特定条件のGoogle スプレッドシートのシフトデータをMicrosoft Excelに自動で追加する

<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに追加されたシフト情報が、特定の条件（例：部門や役職など）に合致した場合にのみ、Microsoft Excelに自動で追加されるフローです。</span>

必要な情報だけを効率的に集約し、管理の手間を軽減します。

Google スプレッドシートのシフト表とMicrosoft Excelを連携する自動化フローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのシフト表に新しい行が追加された際に、Microsoft Excelのファイルに情報を自動追加するフロー</span>を解説します！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleスプレッドシートのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google スプレッドシートとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既にマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進みましょう！

【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】

YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、選択してください。

Googleスプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。

以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で、「続行」を選択しま翔。

これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！

【Microsoft Excelのマイアプリ連携】

先ほどと同様に「新規接続」をクリックしたあと、検索窓から選択してください。

以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
Google スプレッドシートとMicrosoft Excelが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。

次の画面で、タイトルを任意で編集し、アカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう！

‍

次に、アプリトリガーのAPI接続設定画面が表示されます。

設定方法を確認したら、「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

「スプレッドシートID」と「シートID」は、以下の画像のように入力バーをクリックすると選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしましょう。

続いて、範囲の設定を行う前に、Microsoft Excelと連携するGoogle スプレッドシートを確認します。

この際に、必ず「一意の値（他の項目と重複しないデータ）」の項目を作成しておきましょう！ここでは、「氏名＝一意の値」と設定しています。
※列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

Google スプレッドシートの確認が完了したら、Yoomの画面に戻り、「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」を設定します。

• 「テーブルの範囲(始まり)」→ 今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→ 今回の場合ならF
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→ 今回の場合は氏名の列Aを指定
  ※どの列を指定するかは任意

設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！

テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ4：Microsoft Excelに追加する設定

最後の設定です。ここでは、Microsoft Excelに追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！

次の画面で、タイトルを任意で編集したあと、連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
実行アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう！

続いて、データベースの連携を設定します。各項目は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※設定の詳細に関しては、こちらを確認してください。

※今回は以下シートに追加するため、テーブル範囲は「A1:F」となります。

各項目の入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面では、Microsoft Excelに追加するレコードの値をそれぞれ入力してください。
下記画面のように、前ステップで取得したアウトプット情報を参照することができます。

※下図は入力例です。

テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
以上で、「Google スプレッドシートのシフト表に行が追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加する」フローの完成です！

ステップ5:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Googel スプレッドシートやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

GoogleスプレッドシートとMicrosoft ExcelのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！

例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。

Google スプレッドシートを使った自動化例

Google スプレッドシートで行が追加・更新されたタイミングに応じて、Slack通知やGoogle Driveフォルダ作成、さらにはNotionやSalesforceなど外部アプリとの連携が可能です。

手作業でのコピペや通知の手間を省き、リアルタイムな業務連携を実現できます。請求書の自動送信など、日々の業務も効率化できるので、まずはテンプレートで手軽に試してみてください。

Microsoft Excelを使った自動化例

Microsoft Excelを使って、メールやアンケートの情報を自動で取り込み、タスク管理や商談データの集約も効率化できます。さらに、指定した時間にチームへ通知を送るなど、リマインドや進捗共有にも活用可能です。

複数アプリと連携することで、表計算だけにとどまらず、他のアプリと連携して業務全体を動かす中心的な役割を担うようになります

まとめ

GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excel間でのシフト管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたシフトデータの転記や同期にかかる時間と労力を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、スタッフの適正配置や勤怠管理といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にGoogleスプレッドシートとExcelを連携させる業務フローを構築できます。

もしシフト管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！