Google スプレッドシートのシフト表に行が追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加する

■概要

シフト表などをGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelの両方で管理していませんか。片方に入力した後、もう片方にも手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのシフト表に行が追加されると、自動でMicrosoft Excelにもデータが追加されるため、こうした二度手間の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelでシフト管理を行っている店舗マネージャーの方
• 複数ツール間のデータ転記作業をなくし、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による入力ミスや更新漏れを防ぎたいと考えている総務・管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの入力だけでMicrosoft Excelにも自動で反映されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの二重入力がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、追加先のファイルとシートを指定し、Google スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーでは、フローボットが変更をチェックする実行間隔を任意で設定することが可能です。業務の運用に合わせて「5分ごと」や「1時間ごと」などに変更してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。