Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTでメール文を生成してGoogle Chatに通知する

■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、個別のメール文を作成してチームに共有する作業に手間を感じていませんか。
一件ずつ内容を考えて文章を作成してメンバーへ共有する定型業務は、時間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが内容に応じたメール文を自動生成します。
さらに、生成結果をGoogle Chatへ通知するため、手作業による文章作成と共有の手間を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新情報を基にChatGPTで文章作成を行っている方
• 顧客への定期的な連絡や案内メールの作成業務を効率化したいと考えている方
• Google Chatを活用しており、チームへの情報共有やタスク依頼を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートへの入力だけでメール文の生成から通知までが完結するため、これまで文章作成や共有にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報転記や通知作業がなくなることで、内容の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、ChatGPT、Google ChatをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」アクションを設定して、対象のスプレッドシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、スプレッドシートから取得した情報を基に、どのようなメール文を生成するかをプロンプトで指示します。
4. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定します。本文にChatGPTが生成したテキストを埋め込み、通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成」では、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として埋め込み、よりパーソナライズされた文章を生成させることが可能です。
• 「メッセージを送信」では、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはChatGPTで生成した内容だけでなく、スプレッドシートの特定の値を直接埋め込むなどの柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPT、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336