■概要
Google スプレッドシートで管理しているシフト表を、都度Microsoft Excelにも手作業で反映するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？また、複数のファイルで情報を管理していると、最新の情報がどれか分からなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの更新をトリガーにMicrosoft Excelの該当箇所を自動で更新し、こうした課題を解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelでシフト情報を二重管理している方
- 手作業によるシフト表の転記作業に、時間と手間を感じているチームリーダーの方
- シフト更新時のヒューマンエラーをなくし、正確な情報共有を目指す管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのシフト情報が更新されると、自動でMicrosoft Excelへ反映されるため、手作業による転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に正確な情報を保てます。
■フローボットの流れ
- まず、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 続いて、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。ここで監視対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、Google スプレッドシートの更新された情報を基に、Microsoft Excelの対応する行やセルを更新するように指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローが起動する間隔（例：5分ごと、1時間ごとなど）や、対象のスプレッドシートID、シートIDを正確に指定してください。また、特定の列が更新された場合のみ起動するように、更新を検知したい列を指定することも可能です。
- Microsoft Excelのレコード更新の設定では、どのシートを更新するかを指定します。さらに、どの行を更新するかの条件（例：特定のIDが一致する行など）や、更新後の各セルにどの値を設定するかを、Google スプレッドシートからの情報のアウトプットを活用して柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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