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「Microsoft TeamsとApolloを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Microsoft Teamsのチャネルで共有された見込み客の情報をApolloに手動で転記していて、手間がかかるし、漏れも心配…」
このように、日々の業務で利用する複数のSaaS間の手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿内容をトリガーとして、自動でApolloに新しいコンタクト情報を作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスや転記漏れのリスクをなくし、より価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとApolloを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとApolloのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Microsoft Teamsの特定のチャネルに投稿された見込み客に関する情報を、自動でApolloのコンタクトとして登録する、といったことが可能です。
これにより、入力の手間や転記ミスを削減し、迅速かつ正確な情報共有が実現します。
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャネルに新しい投稿があった際に、その内容を自動で取得し、Apolloに新しいコンタクトとして登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで共有された見込み客情報を手動でApolloに転記する手間が一切なくなり、転記漏れや入力ミスを防ぐ</span>ことで、迅速な営業アプローチのサポートが可能です。
Microsoft Teamsの投稿内容に「#リード情報」などの特定のキーワードが含まれている場合のみ、その投稿情報をApolloにコンタクトとして自動で作成します。
この分岐処理を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">重要な情報だけをフィルタリングしてApolloに登録できるため、不要なコンタクト作成を防ぎ、営業リストの質を高く保つ</span>ことができるでしょう。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとApolloを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとApolloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Apolloにコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Teamsの連携
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、対象のアイコンをクリックします。
画面が切り替わるので、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
次に、Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Apolloの連携
先ほどと同じように検索ボックスにApolloと入力し、対象のアイコンをクリックします。
アカウント名は任意の名称を入力しましょう。
アクセストークンには、こちらからAPIキーを発行し、設定してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
アプリトリガーのAPI接続設定画面になるので、ここではMicrosoft Teamsのどのチャネルへメッセージが投稿されたらトリガーを起動するか設定します。
まだ、対象となるMicrosoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなチームとチャネルを準備しました。
また、この後のテスト操作のため、対象のチャネルにメッセージを投稿しましょう。
投稿するメッセージ内容は、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は、下記のようなメッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のように「取得した値」欄に先ほどMicrosoft Teamsに投稿したメッセージ内容がアウトプットとして反映されているはずです！
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、先ほど取得したMicrosoft Teamsのテキストを、AIを用いてデータ抽出する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
次に、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「タイトル」はお好きな名前に修正してOKです。
「アクション」は、デフォルトで「GPT-4o mini ｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。
「変更する」を押すと下記のようにタイプを変更することも可能です。
文字数と消費タスク量に注意し選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
「詳細を設定」の画面になったら、AIに対しての具体的な指示を設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のように、指示した通りにテキスト抽出がされていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
いよいよ最後の設定です！
先ほど抽出したデータをApolloに反映する設定をしましょう。下記の赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションはステップ3と同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定を行いましょう。
まずは、必須項目になっている「名」「姓」「会社名」「メール」と、任意項目である「電話番号」を設定していきます。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記画像のように「取得した値」が表示されます。
ここでは、先ほど抽出したデータを選択してください。（ここでは「名」を例に設定しています）
取得した値を使用せずに入力した際、同じ内容が繰り返し追加され続けることになるので、注意してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
追加したいコンタクト情報に合わせて、その他の項目も任意で入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Apolloに新しいコンタクトが作成されているはずです。
下記のように、指定した内容のコンタクトが作成されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はMicrosoft TeamsからApolloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にApolloからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
営業活動の進捗をリアルタイムでチームに共有するなど、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
Apolloで新しいコンタクトが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知します。
この連携により、<span class="mark-yellow">新しいリードが発生したことを素早くチーム全体で共有できるため、アプローチの初動を早め、機会損失を防げるでしょう！</span>
Apolloで作成されたコンタクトが「特定の役職」「特定の業界」など、あらかじめ設定した条件に合致する場合のみ、Microsoft Teamsに通知を送ります。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">対応優先度の高いホットリードの発生を関係者にピンポイントで知らせることができ、より効率的で戦略的な営業活動の実現が可能</span>です。
Microsoft TeamsやApolloのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知したり、Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知したりできます。また、毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知したり、Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知するといった自動化も行えます。
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートやNotionに追加したり、Googleフォームの回答をもとに、Apolloでコンタクトを作成したりできます。また、Apolloでコンタクトが作成されたらDiscordに通知したり、Google Driveにフォルダを作成したりといった自動化も行えます。
Microsoft TeamsとApolloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsの投稿内容をApolloへ転記するといった作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて迅速なアクションを起こせるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Teamsへの投稿形式に決まりはありますか？
A：投稿形式に決まりはありません。AIで顧客情報を抽出するフローを設定しているので、投稿形式を固定しなくても顧客情報を抽出することができます。
Q：AIによるテキスト抽出の精度とコツは？
A：抽出精度は高いですが、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。
たとえば「姓,名,会社名,メールアドレス,電話番号」と抽出したい項目を指定し、「電話番号は〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇、または、〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇形式で抜き出してください」など明確な指示を書くことで、より意図に近い結果が得られます。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
Q：Apolloでコンタクト作成以外の操作も可能ですか？
A：はい、可能です。
Apolloでは、コンタクト作成以外にも「コンタクト更新」や「アカウント作成」などをきっかけに自動化を設定できます。
また、本記事では様々なパターンのテンプレートもご紹介しているので、気になるものがあればぜひお試しください。
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