■概要
Zoho Mailで受信した請求書やレポートなど、重要なメールの添付ファイルを都度手動でBoxに保存していませんか？この作業は件数が増えると手間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でBoxへ格納し、ファイル管理に関する手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxに手動で保存している方
- 特定のメール（請求書など）をBoxで一元管理し、業務を効率化したい方
- Zoho MailとBox間のファイル転記ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailの受信をトリガーにBoxへ自動でファイルが格納されるため、手作業の時間を削減し、他の重要な業務に集中できます。
- 手動でのファイル転記がなくなることで、添付ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、メールに添付ファイルがあるかを確認します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルがあった場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、起動のきっかけとしたいフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐条件では、特定の差出人や件名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を進めるなど、より詳細な条件を任意で設定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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