Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する

■概要

Zoho Mailで受信する請求書や報告書といった添付ファイルを、都度手作業でBoxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど時間がかかり、保存漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとBoxの連携がスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけに添付ファイルを自動でBoxへ格納できます。ファイル管理に関する手作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受け取った添付ファイルをBoxへ手作業で移動させている方
• Zoho MailとBox間でのファイル管理を自動化し、人的ミスを防止したい方
• 定型的なファイル保存作業から解放され、より重要な業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailでメールを受信するだけで添付ファイルがBoxに自動保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールの添付ファイル情報を取得します
4. 次に、同じくZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをBoxの指定フォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定において、自動化の対象としたいアカウントのIDを任意に設定してください
• 同じくZoho Mailのトリガーで、添付ファイルの保存を自動化したいメールが格納されるフォルダのIDを任意に設定してください

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■注意事項

• Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。