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「文字起こしに時間がかかりすぎて、他の業務が進まない」
「外注するとコストがかさむし、内容の確認も手間がかかる」
このように、会議やインタビューの録音、セミナーの音声データなどを手作業でテキストに起こすのに限界を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">AIが音声ファイルを自動で認識し、テキストデータに変換してくれる仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。その結果、議事録の作成やコンテンツ制作といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">音声ファイルを文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、Googleドキュメントに文字起こし結果を追加しメールで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google Drive・Googleドキュメントともに、以下のナビで解説しているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、Google Driveの特定フォルダにテスト用の音声ファイルを格納してください。
今回は例として「音声資料」フォルダを作成し、「こちらは、Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、Googleドキュメントに文字起こし結果を追加しメールで共有するフローのテストです」と吹き込んだm4aファイルをアップロードしました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、先ほどファイルを格納したフォルダを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値は「ファイル名」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に、分岐条件をご自身の業務に合わせて設定しましょう。
今回は、取得した値(ファイル名)が「.m4a」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、m4aファイルが格納された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄にはGoogle Driveから取得した「ファイルID」の値が予め入力されているので、そのままテストしましょう。
下記画像のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のファイル情報を反映できます。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
先ほどダウンロードした音声ファイルの内容をテキスト化します。
「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
文字起こし機能のアクションは最大30分(25タスク)・60分(50タスク)・90分(75タスク)の3種類ありますので、音声の長さに合わせて選択してください。
それぞれ()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量に注意しましょう。
詳細設定に入ります。
ファイルの添付方法は予め設定されている通りで大丈夫です。
言語とAIモデルをそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
AIが音声ファイルの内容をテキスト化してくれました！
文字起こししたテキストを、指定したドキュメントに追加します。
「文末にテキストを追加」をクリックしてください。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まずドキュメントIDを候補から選択しましょう。
今回は例として「音声文字起こし資料」というドキュメントの文末にテキストを追加します。
追加するテキストは予め設定されていますが、Google Drive・文字起こし機能から取得した値や日付などの変数・固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Google Driveの音声ファイル情報が、Googleドキュメントの文末に追記されました！
Google Driveの音声ファイル情報をYoomのメール機能で通知します。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
まず、Toに任意のメールアドレスを入力しましょう。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力してください。
ステップ7と同様、Google Drive・文字起こし機能から取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
今回はステップ7で指定したGoogleドキュメントのURLも固定値として入力しました。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみてください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Yoomのアドレスから、Google Driveの音声ファイル情報が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、Googleドキュメントに文字起こし結果を追加しメールで共有する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、音声文字起こし機能を活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Zoomのミーティング終了後に自動で文字起こしデータをNotionに保存したり、Google Meetの会議内容をDropboxに文字起こしして要約することができます。
これにより、後からの確認や共有がスムーズになり、業務の効率が向上するでしょう。
AIによる音声ファイルの文字起こしを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた議事録作成やインタビューの書き起こしにかかる時間を削減し、聞き逃しや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者はテキスト化されたデータをすぐ確認・共有でき、より付加価値の高い業務に時間を活用できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：mp3やwav形式の音声、mp4動画の音声などm4a以外の音声や動画ファイルも使えますか？
A：使えます。
対応拡張子はmp3・mp4・mpeg・mpga・m4a・wav・webmです。
詳しくは下記リンクをご参照ください。
Q：文字起こししたテキストを要約できますか？
A：要約オペレーションを追加することで可能です。
下記画像の「＋」マークを押すことで、を追加することができます。
要約オペレーションで取得した値を、ステップ7の「追加するテキスト」に加えると、文字起こしそのものだけでなく要約も追記することができます。
Q：GmailやOutlookからでもメールを送信できますか？
A：メールの設定画面で、Yoomのメール機能・Gmail・Outlookの3種類から選択できます。
運用内容にあわせて、お好きにカスタマイズしてみてください。
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