Google Meetの会議が終了したら、文字起こしと要約をしてDropboxに保存する

■概要

Google Meetでの会議後、録画内容の文字起こしや議事録作成に時間を取られていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、要約の抜け漏れなどの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけにAIが自動で文字起こしと要約を行い、完成したドキュメントをDropboxに保存するため、議事録作成に関わる一連の作業を自動化して業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録の作成や共有に手間を感じている方
• 会議内容の文字起こしや要約作成をAIで自動化し、コア業務に集中したい方
• 作成した議事録をDropboxで管理しており、保存作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の文字起こしから要約、Dropboxへの保存までが自動化され、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を短縮できます。
• 手作業による文字の転記ミスや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を安定させます。

■フローボットの流れ

1. Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションで待機機能を設定し、Google Meetの録画ファイルが生成されるまで一定時間待機します。
4. Google Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションで録画ファイルの情報を取得します。
5. Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、録画ファイルをダウンロードします。
6. AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
7. AI機能の「要約する」アクションで、文字起こししたテキストを要約します。
8. Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約内容を元に議事録を作成します。
9. Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、作成した議事録ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveからファイルをダウンロードするアクションで、Google Meetの録画データが保存されている特定のフォルダを指定してください。
• AIによる文字起こしのアクションでは、「話者ごとに分離して書き出す」など、アウトプットの形式をプロンプトで細かく指示できます。
• AIによる要約のアクションでは、「決定事項とToDoリストを抽出して箇条書きでまとめて」など、目的に応じたプロンプトを設定できます。
• Googleドキュメントで議事録を作成する際に、自社のフォーマットに合わせたテンプレートをひな形として自由に設定できます。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、プロジェクトごとなど、任意のフォルダを保存先として指定してください。

■注意事項

• Google Meet、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。