「Web会議が終わるたびに、録画データから文字起こしをするのが大変…」
「作成した議事録をFileforceにアップロードするのを忘れがちで、情報共有が遅れてしまう…」
このように、会議後の煩雑な手作業に多くの時間を費やし、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で文字起こしと要約が行われ、議事録としてFileforceに自動で保存される仕組みがあれば、これらの面倒な作業から解放されます。
また、会議内容の迅速な共有と本来注力すべき業務への集中が可能になるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWeb会議の音声データを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約結果をFileforceにアップロードする
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や情報共有に手間を感じていませんか？特に、会議の音声を文字起こしし、内容を整理してFileforceのようなストレージに格納するまでの一連の作業は、時間と労力がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Web会議が終了するだけで、自動で文字起こしから要約、そしてFileforceへのファイルアップロードまでが完了するため、こうした定型業務を効率化し、重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の議事録作成や文字起こしに多くの時間を費やしている方
- Fileforceを活用して会議の記録を管理しており、アップロード作業を効率化したい方
- 会議後の情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の質を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議終了をきっかけに、文字起こしから要約、Fileforceへの格納までが自動処理されるため、議事録作成にかかる時間を削減できます
- 手動でのファイルアップロードや転記作業がなくなるため、ファイルの格納忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Fileforce、GoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「会議が終了したら文字起こしを開始する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、文字起こし結果を要約します
- さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、要約結果をもとにドキュメントを作成します
- 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアプロード」アクションを設定し、作成したドキュメントのPDFを指定の場所にアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Fileforceへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名などを任意に設定できます
- ファイル名には、会議の開催日といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことで、より整理されたファイル管理が可能です
■注意事項
- Fileforce、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
Web会議の文字起こしを自動化し、Fileforceに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が終了すると自動で文字起こしと要約を行い、その結果をFileforceにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Fileforce／Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- FileforceとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議トリガー設定およびAI機能で要約設定
- GoogleドキュメントとFileforceのアクション設定
- フローが起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約結果をFileforceにアップロードする
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や情報共有に手間を感じていませんか？特に、会議の音声を文字起こしし、内容を整理してFileforceのようなストレージに格納するまでの一連の作業は、時間と労力がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Web会議が終了するだけで、自動で文字起こしから要約、そしてFileforceへのファイルアップロードまでが完了するため、こうした定型業務を効率化し、重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の議事録作成や文字起こしに多くの時間を費やしている方
- Fileforceを活用して会議の記録を管理しており、アップロード作業を効率化したい方
- 会議後の情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の質を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議終了をきっかけに、文字起こしから要約、Fileforceへの格納までが自動処理されるため、議事録作成にかかる時間を削減できます
- 手動でのファイルアップロードや転記作業がなくなるため、ファイルの格納忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Fileforce、GoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「会議が終了したら文字起こしを開始する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、文字起こし結果を要約します
- さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、要約結果をもとにドキュメントを作成します
- 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアプロード」アクションを設定し、作成したドキュメントのPDFを指定の場所にアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Fileforceへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名などを任意に設定できます
- ファイル名には、会議の開催日といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことで、より整理されたファイル管理が可能です
■注意事項
- Fileforce、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
ステップ1：FileforceとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
FileforceとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでFileforceと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogleドキュメントと検索し、対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
