【ノーコードで実現】会議の音声を自動で文字起こしし、Fileforceに連携する方法

「Web会議が終わるたびに、録画データから文字起こしをするのが大変…」

「作成した議事録をFileforceにアップロードするのを忘れがちで、情報共有が遅れてしまう…」

このように、会議後の煩雑な手作業に多くの時間を費やし、本来の業務に集中できないと感じていませんか？

もし、Web会議が終了すると自動で文字起こしと要約が行われ、議事録としてFileforceに自動で保存される仕組みがあれば、これらの面倒な作業から解放されます。

また、会議内容の迅速な共有と本来注力すべき業務への集中が可能になるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはWeb会議の音声データを自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約結果をFileforceにアップロードする

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Web会議の文字起こしを自動化し、Fileforceに連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Web会議が終了すると自動で文字起こしと要約を行い、その結果をFileforceにアップロードするフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Fileforce／Googleドキュメント

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• FileforceとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Web会議トリガー設定およびAI機能で要約設定
• GoogleドキュメントとFileforceのアクション設定
• フローが起動するかを確認

Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約結果をFileforceにアップロードする

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ステップ1：FileforceとGoogleドキュメントのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

FileforceとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでFileforceと検索し、対象アプリをクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。

GoogleドキュメントとYoomのマイアプリ連携

新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogleドキュメントと検索し、対象アプリをクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックします。

Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。

選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Web会議を開始すると自動で文字起こしし、要約結果をFileforceにアップロードする

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Web会議トリガーの設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「Web会議トリガー」をクリックします。

Web会議トリガーでは、Google MeetもしくはZoom会議URLにYoomボットが自動で参加し、ミーティング音声を文字起こしします。

ミーティング終了後には、文字起こし結果と音声ファイルが取得され、トリガー後の処理が自動で実行されます。
Web会議の招待URL（テスト用）
Google Meetの会議URLを貼り付け、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。

• Web会議トリガーの設定方法

テストに成功すると、Web会議で文字起こしされた情報が表示されます。
以下の画像の取得した値（会議内容の文字起こし）は、この後の要約ステップで活用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ4：AI機能で要約の設定

続いて、Web会議トリガーで取得した値をもとに、AI機能で要約する設定を行いましょう。

「要約」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、内容を確認しましょう。

※アクションごとにそれぞれ消費するタスク数が異なるのでご注意ください。

• 「要約する」の設定方法
• 「タスク実行数」のカウント方法について

要約対象のテキスト

要約するテキストを設定しましょう。

入力欄をクリックすると、Web会議トリガーで取得した値が表示されるので、そこから「会議内容の文字起こし」を選択してください。

取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じテキストが要約されてしまうので注意が必要です。

文字数

注釈に沿って設定しましょう。

要約の条件

任意で設定しましょう。

「より簡潔に」「重要な情報を残す」など入力することで、AIに要約の仕方を指示できます。

言語

必要に応じて出力したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく要約されるか確認してください。

テストが成功すると、要約されたテキストが表示されます。

以下の画像の取得した値は、この後のステップで利用できます。

内容を確認し、「完了」をクリックします。

ステップ5：Googleドキュメントで書類を発行

続いて、前のステップで取得した要約結果などを利用して、Googleドキュメントで書類（議事録）を発行しましょう。

「書類を発行する」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備としてGoogleドキュメントで雛形書類を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。

設定方法については、以下のヘルプページから「雛形書類を準備する」項目をご参照ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

連携させる雛形書類を設定します。

ドキュメントのファイルID

入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

（事前準備で設定した雛形書類を設定してください。）

格納先のGoogle DriveのフォルダID

この後、書類発行テストを行うと実際に書類が発行されます。

保存先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定しましょう。

こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。

出力ファイル名

発行する書類のファイル名を設定しましょう。

入力欄をクリックすると表示される日付タブから任意の日付を設定することも可能です。
以下のようにテキスト（固定値）を組み合わせることで、用途に合わせたファイル名の作成が可能です。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

続いて、置換条件の設定を行いましょう。

設定方法については、以下のヘルプページから「書類を発行する」オペレーションを設定する項目をご参照ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

置換対象の文字列には、設定したGoogleドキュメント（雛形書類）から各項目名が表示されています。

置換後の文字列欄をクリックすると、日付や前の要約ステップで取得した値が表示されるので、選択して入力してください。

各項目について設定が完了したら、「テスト」をクリックして設定した内容で書類が発行されるか確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle Driveのフォルダ内にファイルが作成されているはずです。

ファイルを開き、設定した各項目の内容が正しく反映されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。

ステップ6：Fileforceにファイルをアップロード

いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、Fileforceにファイルをアップロードしましょう。
「ファイルをアップロード」をクリックします。

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Fileforceと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

フォルダID

注釈に沿って入力しましょう。

ファイル名
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogleドキュメントから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。

ファイルの添付方法・ファイル
前のステップでGoogleドキュメントで発行した書類がデフォルトで設定されているので、確認してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でFileforceにファイルがアップロードされているか確認しましょう。

テストが成功したらFileforceの画面を開き、実際にファイルがアップロードされているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおりアップロードされていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！

ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。

トリガーをONにすることで、Web会議が終了したタイミングで録画データをもとに自動で文字起こしと要約が実行され、議事録としてPDFファイルがFileforceにアップロードされるようになります。

実際にWeb会議を行い、Fileforce上に議事録PDFが保存されているかを確認してみましょう。

Fileforceを使った自動化例

日報データの取得からメール・チャット通知、添付ファイルの自動保存までをシームレスに自動化します。
顧客や従業員の新規登録に連動したフォルダの自動作成や、複数アプリ間でのファイル一括同期をノーコードで実現。
管理業務を効率化し、常に整理されたセキュアなデータ運用環境を構築しましょう。

Apolloでコンタクトが登録されたら、Fileforceにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Apolloに新しいコンタクトが登録されるたびに、関連情報を管理するためにFileforceで手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担となり、フォルダ名の入力ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をきっかけに、Fileforceへ自動でフォルダを作成できます。ApolloとFileforceを連携させ、手作業による情報管理の手間をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloに登録したコンタクト情報を元にFileforceでフォルダを手動作成している営業担当者の方
・ApolloとFileforce間のデータ連携を自動化し、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
・手作業によるフォルダ作成のミスをなくし、データの整合性を高めたいチームリーダーの方

■注意事項
・Apollo、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Notionにレコードが作成されたら、Fileforceにフォルダを作成する

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■概要
Notionで案件やプロジェクトを管理する一方で、関連するファイルはFileforceに格納しているものの、手動でのフォルダ作成が負担になっていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいレコードが作成されると、Fileforceに自動で関連フォルダが作成されます。
ノーコードで情報管理の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとFileforceを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・FileforceのAPIを活用した情報連携を、ノーコードで簡単に実現したいと考えている方
・プロジェクトごとのファイル管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Notion、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎日、Fileforceで日報データを取得しOutlookでメールを送信する

試してみる

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毎日、Fileforceで日報データを取得しOutlookでメールを送信するフローです。

■注意事項
・Fileforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎日、Fileforceで日報データを取得しSlackに通知する

試してみる

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毎日、Fileforceで日報データを取得しSlackに通知するフローです。

■注意事項
・Fileforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HubSpotで取引先が登録されたら、Fileforceに取引先毎のフォルダを作成する

試してみる

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■概要
HubSpotに新しい取引先を登録するたびに、関連書類を保管するためにFileforceで手動のフォルダ作成を行っていませんか？この作業は単純な一方で件数が増えると負担になり、フォルダ名の入力ミスや作成漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されると同時に、Fileforceへ自動でフォルダを作成することが可能になり、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとFileforceを利用し、取引先ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
・日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている営業担当者の方

■注意事項
・HubSpot、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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定期的にJUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードし、Fileforceに保存する

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Outlookで受信した添付ファイルをFileforceにアップロードする

試してみる

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Outlookで受信した添付ファイルをFileforceにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIでのファイル名の変換が正しくない場合があるため、ご注意ください。

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Salesforceに特定のファイルが追加されたら、Fileforceにファイルをアップロードする

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■概要
SalesforceとFileforceを併用してファイル管理を行っているものの、手作業でのファイルのアップロードに手間を感じていませんか？
それぞれのツールに同じファイルをアップロードする作業は、時間もかかりアップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとFileforceの連携が自動化され、Salesforceにファイルが追加されるだけでFileforceへのアップロードが完了するため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとFileforceを活用し、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
・定型的なファイルアップロード業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
・ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Salesforce、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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SmartHRで従業員が登録されたら、Fileforceに従業員毎のフォルダを作成する

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■概要
従業員が新しく入社するたびに、SmartHRの情報を確認しながらFileforceに従業員ごとのフォルダを手作業で作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でFileforceに従業員名のフォルダを作成する一連の流れを自動化し、人事・労務関連業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとFileforceを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている人事労務担当者の方
・従業員の入社手続きを効率化し、手作業による情報管理のミスをなくしたいと考えている方
・SaaS間の連携による業務自動化を推進しており、具体的な活用方法を探している担当者の方

■注意事項
・SmartHR、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。

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Gmailで受信した添付ファイルをFileforceにアップロードする

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■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードしてFileforceに手動でアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると時間がかかり、アップロード先の指定ミスなども起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルを自動でFileforceにアップロードできるため、手作業による手間とミスを削減し、ファイル管理業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した請求書や見積書を手動でFileforceに保存している経理や営業の方
・添付ファイルのダウンロードやリネーム、アップロード作業に多くの時間を費やしている方
・手作業によるファイルの保存漏れや保存先のミスをなくしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Gmail、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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まとめ

会議の文字起こしとFileforceへの連携を自動化することで、会議後の文字起こしや議事録作成、Fileforceへのアップロードといった一連の作業を自動化し、手作業による時間と手間を削減して情報共有の迅速化を実現できます。

これにより、議事録作成の負担から解放され、会議で決まった次のアクションにすぐに取り掛かるなど、より重要な業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問