毎日、Fileforceで日報データを取得しSlackに通知する

■概要

毎日Fileforceから日報をダウンロードし、手作業でSlackにアップロードする作業に手間を感じていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、時に対応漏れを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでFileforceから日報データを自動で取得し、Slackの指定チャンネルへ通知できるため、こうした日々の繰り返し業務を効率化し、報告漏れのリスクを低減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FileforceとSlackを用いて、毎日の日報共有を手作業で行っている方
• 定型的な報告業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えているマネージャーの方
• 日報の提出漏れや共有忘れを防ぎ、チーム内の情報伝達を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に日報取得から通知までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手動での作業で起こりがちなファイルの選択ミスや、共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FileforceとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」や「毎週」など、フローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. オペレーションでFileforceを選択し、「ファイルを取得」アクションで対象の日報データを特定します。
4. 続いて、同じくFileforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションでダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、業務に合わせて「毎日」「毎週」「毎月」などの頻度や、実行する日時を任意でカスタマイズすることが可能です。
• Slackにファイルを送信するアクションでは、通知先を特定のチャンネルID、または特定のメンバーIDに任意で設定することができます。

■注意事項

・Fileforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。