Salesforceに特定のファイルが追加されたら、Fileforceにファイルをアップロードする

‍■概要

SalesforceとFileforceを併用してファイル管理を行っているものの、手作業でのファイルのアップロードに手間を感じていませんか？
それぞれのツールに同じファイルをアップロードする作業は、時間もかかりアップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。

このワークフローを活用すれば、SalesforceとFileforceの連携が自動化され、Salesforceにファイルが追加されるだけでFileforceへのアップロードが完了するため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとFileforceを活用し、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
• 定型的なファイルアップロード業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
• ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceにファイルがアップロードされると自動でFileforceにも反映されるため、手作業による二重登録の手間を削減できます。
• 手作業でのファイル転記によるアップロード漏れや、ファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとFileforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、特定の条件で処理を分けるため、オペレーションで分岐機能を設定します。
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するよう任意で設定が可能です。
• Fileforceへのファイルアップロードでは、アップロード先のフォルダを指定したり、Salesforceから取得した情報を元にファイル名を設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Salesforce、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924