SmartHRで従業員が登録されたら、Fileforceに従業員毎のフォルダを作成する

■概要

従業員が新しく入社するたびに、SmartHRの情報を確認しながらFileforceに従業員ごとのフォルダを手作業で作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でFileforceに従業員名のフォルダを作成する一連の流れを自動化し、人事・労務関連業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとFileforceを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている人事労務担当者の方
• 従業員の入社手続きを効率化し、手作業による情報管理のミスをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携による業務自動化を推進しており、具体的な活用方法を探している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの従業員登録をトリガーとして、Fileforceへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、名前の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとFileforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでFileforceの「フォルダを作成」アクションを設定し、SmartHRから取得した情報をもとにフォルダを作成するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Fileforceでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意の値に設定できます。例えば、トリガーで取得したSmartHRの従業員名や社員番号といった情報を変数として利用し、「社員番号_従業員名」のような形式でフォルダ名を自動生成することが可能です。

■注意事項

• SmartHR、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。