■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でダウンロードし、Fileforceにアップロードする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、ファイルの見落としや保存ミスにつながるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルの取得からFileforceへのアップロードまでを自動化し、ファイル管理業務の効率化と確実性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルの管理に、手間や時間を費やしている方
- Fileforceへのファイル保存を手作業で行っており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- ファイル管理の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からFileforceへのファイル保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFileforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無に応じて後続の処理を分岐させます。
- Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションで、ファイル名に利用するテキストを作成します。
- 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを設定してください。
- 分岐機能では、メールの差出人や添付ファイルの有無といった前段で取得した情報を利用し、処理を分岐させるための条件を自由に設定可能です。
- AI機能でテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は自由に編集でき、メールの件名や受信日時といった動的な情報を組み込むこともできます。
- Fileforceにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由に指定でき、ファイル名には固定のテキストや変数として取得した情報が利用可能です。
■注意事項
- Outlook、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIでのファイル名の変換が正しくない場合があるため、ご注意ください。
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