■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードしてFileforceに手動でアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると時間がかかり、アップロード先の指定ミスなども起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルを自動でFileforceにアップロードできるため、手作業による手間とミスを削減し、ファイル管理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した請求書や見積書を手動でFileforceに保存している経理や営業の方
- 添付ファイルのダウンロードやリネーム、アップロード作業に多くの時間を費やしている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先のミスをなくしたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- GmailからのファイルダウンロードとFileforceへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による添付ファイルの保存漏れやファイル名の付け間違い、保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとFileforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などの条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの内容などからファイル名に利用するテキストを生成します。
- 最後に、オペレーションでFileforceの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを指定してください。
- 分岐機能では、メールの件名や差出人などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- AI機能のプロンプトは自由に編集でき、メール本文から抽出した情報などを用いて、任意の命名規則でファイル名を生成できます。
- Fileforceのアクション設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を自由に指定でき、ファイル名には前段で取得した情報を変数として利用可能です。
■注意事項
- Gmail、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIでのファイル名の変換が正しくない場合があるため、ご注意ください。
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