毎日、Fileforceで日報データを取得しOutlookでメールを送信する

■概要

毎日、Fileforceから日報データを手作業で取得し、Outlookで関係者にメールで共有していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上に、ファイルの添付ミスや送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで一連の報告業務が自動で完結し、毎日の作業負担を軽減することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• FileforceとOutlookを用いた日報提出や共有業務を、手作業で行っている方
• 毎日の繰り返し作業に時間を取られ、より重要な業務に集中したいと考えている方
• 手作業による報告ファイルの添付ミスや、送信し忘れなどのエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に行っていたファイル取得からメール送信までの一連の作業が自動化され、報告業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FileforceとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します
3. オペレーションでFileforceの「ファイルを取得」アクションを設定し、対象となる日報ファイルを取得します
4. 続いて、Fileforceの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得したファイルをYoom上にダウンロードします
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、実行したい曜日や時間などを柔軟に設定できるため、チームの報告ルールに合わせてカスタマイズしてください。
• Outlookのメール送信設定では、To、Cc、Bccなどの宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文に取得したファイル名などの情報を変数として含めることも可能です。

■注意事項

・Fileforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。