Apolloでコンタクトが登録されたら、Fileforceにフォルダを作成する

■概要

Apolloに新しいコンタクトが登録されるたびに、関連情報を管理するためにFileforceで手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担となり、フォルダ名の入力ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をきっかけに、Fileforceへ自動でフォルダを作成できます。ApolloとFileforceを連携させ、手作業による情報管理の手間をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Apolloに登録したコンタクト情報を元にFileforceでフォルダを手動作成している営業担当者の方
• ApolloとFileforce間のデータ連携を自動化し、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
• 手作業によるフォルダ作成のミスをなくし、データの整合性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Apolloへのコンタクト登録をトリガーにFileforceへフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ApolloとFileforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでFileforceの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成するフォルダの場所や名称を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Fileforceでフォルダを作成する際、フォルダ名にはトリガーで取得したApolloのコンタクト情報（会社名や担当者名など）を変数として設定することが可能です。これにより、命名規則を統一したフォルダを自動で作成できます。
• 作成するフォルダの親フォルダも任意で指定できるため、既存の管理体制に合わせた運用ができます。

■注意事項

• ‍‍Apollo、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。