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「Web会議が終わるたびに、録画データを聞き返して議事録を作成するのが大変…」
「会議で決まったタスクをWrikeに登録するのを忘れてしまうことがある…」
このように、会議後の文字起こしやタスク管理といった付随業務に多くの時間を費やしていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に、その内容が自動で文字起こしされ、決定事項がWrikeのタスクとして自動で作成される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの煩わしい手作業から解放され、会議で決まったアクションの実行にすぐに集中することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な会議後の作業を効率化しましょう！
YoomにはWeb会議の内容を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その内容をWrikeにタスクとして作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Wrike
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Wrikeのマイアプリ登録を行います。マイアプリ＞新規接続から「Wrike」を検索してください。
Wrikeのログインフォームが出るので、ログインを行ってください。
ログインが完了すると、マイアプリ登録も完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。
Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
この状態になるとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
次にAIで要約を行っていきます。
「要約」をクリックしてください。
「要約対象のテキスト」の部分に、「取得した値」から前段で取得した「会議内容の文字起こし」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目は今回「タスク名と詳細」としています。
指示内容はさらに細かくAIに指示したい場合は入れてください。
上記の入力が終わったらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
Wrikeにタスクを作成していきます。
「タスクを作成」をクリックします。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
タスクのタイトルを設定する項目があるので、「テキスト抽出」の取得した値から「タスク名」を選択します。
フォルダーIDは候補に表示されますので、タスクを作成したいフォルダーを選択してください。
タスクの説明を設定する項目があるので、「テキスト抽出」の取得した値から「詳細」を選択します。
他にも設定できる項目がありますので、任意で設定してください。
上記の入力が終わったら、テストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入れば成功です。
