「Web会議が終わるたびに、録画データを聞き返して議事録を作成するのが大変…」
「会議で決まったタスクをWrikeに登録するのを忘れてしまうことがある…」
このように、会議後の文字起こしやタスク管理といった付随業務に多くの時間を費やしていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に、その内容が自動で文字起こしされ、決定事項がWrikeのタスクとして自動で作成される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの煩わしい手作業から解放され、会議で決まったアクションの実行にすぐに集中することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な会議後の作業を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWeb会議の内容を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Wrikeでタスクを作成する
試してみる
Web会議の内容を自動で文字起こししてWrikeにタスクを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その内容をWrikeにタスクとして作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Wrike
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとWrikeのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをテストし、実際に起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Wrikeでタスクを作成する
試してみる
ステップ1：Wrikeをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Wrikeのマイアプリ登録を行います。マイアプリ＞新規接続から「Wrike」を検索してください。
Wrikeのログインフォームが出るので、ログインを行ってください。
ログインが完了すると、マイアプリ登録も完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Wrikeでタスクを作成する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議トリガー設定
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。
Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
この状態になるとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4：AIで要約を行う
次にAIで要約を行っていきます。
「要約」をクリックしてください。
「要約対象のテキスト」の部分に、「取得した値」から前段で取得した「会議内容の文字起こし」を選択します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目は今回「タスク名と詳細」としています。
指示内容はさらに細かくAIに指示したい場合は入れてください。
上記の入力が終わったらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：Wrikeにタスクを作成
Wrikeにタスクを作成していきます。
「タスクを作成」をクリックします。
連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
タスクのタイトルを設定する項目があるので、「テキスト抽出」の取得した値から「タスク名」を選択します。
フォルダーIDは候補に表示されますので、タスクを作成したいフォルダーを選択してください。
タスクの説明を設定する項目があるので、「テキスト抽出」の取得した値から「詳細」を選択します。
他にも設定できる項目がありますので、任意で設定してください。
上記の入力が終わったら、テストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入れば成功です。
Wrike側も見に行き、タスクが作成されていればフローの設定は完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Wrikeを使った自動化例
タスクの発生や外部ツールの更新をトリガーに、プロジェクト管理ツールへの情報集約とスケジュール管理を自動化します。
問い合わせや商談、フォーム回答からの自動タスク起票をはじめ、カレンダーへの期日反映やチャットツールとの連携までをシームレスに完結。
ツールを跨ぐ転記や入力漏れをノーコードで解消し、チーム全体の進捗状況を常に最新に保つことで、円滑なプロジェクト進行を実現します。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成するフローです。
Mazricaで案件アクションが登録されたらWrikeにも追加する
試してみる
Mazricaで案件アクションが登録されたらWrikeにも追加するフローです。
Backlogで特定の課題が作成されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理でBacklogとWrikeを併用していると、課題とタスクが分散し、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。
特に、Backlogで作成された重要な課題をWrikeにタスクとして登録する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Backlogでの課題作成をきっかけに、Wrikeへ自動でタスクを作成するものです。
BacklogとWrikeの連携を自動化することで、こうした課題を解消し、プロジェクト管理の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BacklogとWrikeを併用しており、二重入力の手間をなくしたいプロジェクトマネージャーの方
・Backlogで管理する課題をWrikeのタスクと連携させ、共有漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・複数のプロジェクト管理ツール間の情報連携を自動化し、業務の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Backlog、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Wrikeで特定条件のタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのWrikeと顧客管理システムのSalesforceを併用する中で、タスク情報を手作業で入力し直す手間や、入力ミスに課題を感じているケースは少なくありません。このワークフローを活用すれば、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、Salesforceへ自動でレコードを作成し、SalesforceとWrike間のデータ連携を円滑にします。二重入力の手間をなくし、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wrikeで管理しているタスク情報をSalesforceに手作業で登録している方
・SalesforceとWrikeを用いた業務フローにおいて、データ連携を自動化し入力ミスを防ぎたい方
・ツール間の反復的な転記作業をなくし、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Wrike、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Zendeskにチケットが作成されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
カスタマーサポートで受け付けたZendeskのチケットを、開発や別部署が利用するWrikeへ手作業で連携していませんか？この二度手間は、対応の遅れや転記ミスといった課題に繋がりがちです。このワークフローは、そうしたZendeskとWrike間の連携に関する課題を解決します。Zendeskに新しいチケットが作成されると、その情報を元にWrikeのタスクが自動で作成されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskのチケット起票後、Wrikeへのタスク作成を手作業で行っている方
・ZendeskとWrikeを連携させて、部門間の情報共有をスムーズにしたいと考えている方
・カスタマーサポート業務における定型作業を自動化し、工数を削減したい方
■注意事項
・ZendeskとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームで回答が送信されたらWrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
「フォームで回答が送信されたらWrikeにタスクを作成する」フローは、フォームからの情報を自動的にWrikeにタスクとして登録する業務ワークフローです。
日々の業務でフォームを利用して情報を収集する場面は多いですが、手動でWrikeにタスクを作成すると手間がかかりますよね。特に大量の回答がある場合、効率的な管理が求められます。そこで、このフローを活用すれば、フォームの回答が送信されるたびに自動的にWrikeにタスクが作成され、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して情報を収集しつつ、Wrikeでタスク管理を行っている方
・手動でのタスク作成に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・フォームの回答を元に迅速なタスク管理が求められるプロジェクトマネージャー
・Yoomを利用して業務ワークフローの自動化を検討している企業のIT担当者
■注意事項
・WrikeとYoomを連携してください。
ホットプロファイルでタスクが作成されたらWrikeでも作成する
試してみる
Microsoft Teamsでチャネルに投稿された内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsでチャネルに投稿された内容をWrikeにタスク化する」ワークフローは、チーム間のコミュニケーションとタスク管理をスムーズに連携させる業務ワークフローです。Teamsでの会話やアイデアを自動的にWrikeのタスクとして登録することで、情報の見落としや管理の手間を減らします。YoomのAPI連携機能を活用し、AIやRPAで効率的な業務プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとWrikeを日常的に使用しており、情報の整理に悩んでいるチームリーダーの方
・チャネルでのコミュニケーションをタスク管理に自動で反映させたいプロジェクトマネージャーの方
・業務効率化を図り、手動でのタスク登録を減らしたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・ Microsoft Teams、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackでチャンネルに投稿されたらWrikeのタスクにコメントを追加する
試してみる
■概要
「Slackでチャンネルに投稿されたらWrikeのタスクにコメントを追加する」フローは、Slackの投稿をWrikeのタスク管理に自動で反映させる業務ワークフローです。
コミュニケーションを効率的にプロジェクト管理に活用し、情報の一貫性を保ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとWrikeを日常的に活用しているチームメンバー
・コミュニケーション内容をプロジェクトタスクに自動反映させたいプロジェクトマネージャー
・手動でのタスク更新に時間を取られたくない方
・情報の一元管理と業務効率化を目指す企業の担当者
■注意事項
・Slack、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
会議の音声データを自動で文字起こしし、Wrikeにタスクとして連携することで、これまで手作業で行っていた議事録作成の手間を削減し、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、会議で決定した事項に素早く取り掛かることができ、より重要なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：AI要約で担当者や期限も抽出できますか？
A：
はい、できます。
抽出したい項目に入力をする際、「タスクの期限」を追加し、タスク作成の設定の際に期限を取得した値から指定してください。
Q：文字起こしの精度はどの程度ですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。
しかしながら、専門用語などをどの程度読み取れるかは未知の部分もありますので、設定後に「テスト」を実行し、文字起こしが正しく行われているかを確認するのがおすすめです。
Q：外部アカウントを会議に招待できない場合の代替案は？
A：
録音済みの音声ファイルをアップロードして文字起こしを行うことが可能です。
「音声データを文字起こしする」を使ってみてください。
※音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
使っているアプリは違いますが、以下のフローも参照ください。
Dropboxにコールセンターの音声ファイルがアップロードされたらAIで文字起こしと解析を行い、Notionに追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにコールセンターの音声ファイルがアップロードされたらAIで文字起こしと解析を行い、Notionに追加する」ワークフローは、Dropboxにアップロードされた音声ファイルをAIが文字起こしし、その結果をNotionに自動的に追加する仕組みです。これにより、音声データを効率的に処理し、Notionで情報を一元管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを使用して音声データを管理している方
・Notionでの情報整理や管理を行っている担当者
・コールセンターの音声データを効率よく管理したいチームリーダー
・顧客対応の内容をNotionで整理し、共有したい方
■注意事項
・DropBox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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