【ノーコードで実現】会議の音声を自動で文字起こしし、Google スプレッドシートに記録する方法

「会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが大変…」

「文字起こししたテキストを、手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしている…」

このように、会議後の議事録作成という、時間のかかる定型業務に追われていませんか？手作業での文字起こしや転記は、時間がかかるだけでなく、聞き間違いやコピーミスといったヒューマンエラーが発生しやすい作業でもあります。

もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、その内容がGoogle スプレッドシートに自動で記録される仕組みがあれば、議事録作成にかかる手間から解放されるでしょう。
結果的に、会議で決まったネクストアクションの実行など、より重要な業務に集中する時間を生み出せることが期待できます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはWeb会議の音声を文字起こしして、Google スプレッドシートに記録する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Web会議を開始すると自動で文字起こしし、議事録をGoogle スプレッドシートに記録する

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Web会議の文字起こしをGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Web会議が開始されたら自動で文字起こしを行い、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• 各種ツールとYoomのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションの設定
• フローをONにして起動を確認

Web会議を開始すると自動で文字起こしし、議事録をGoogle スプレッドシートに記録する

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ステップ1：Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携

まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

基本的な設定方法を解説している、以下のナビゲーションをご参照ください！

※Google スプレッドシートの連携方法もこちらのナビゲーションでご覧いただくことができます。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Web会議を開始すると自動で文字起こしし、議事録をGoogle スプレッドシートに記録する

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Web会議のトリガー設定

Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
《参考》Web会議トリガーの設定方法

まずはトリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。

※今回はGoogle Meetを使用しました！

Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。

会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。

文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！

※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

ステップ4：要約する設定

文字起こしのデータから文章を要約する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
《参考》「要約する」の設定方法

変換タイプがデータの条件に当てはまっているかを確認します。
今回は、15,000文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択していますよ！
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。

取得した値の中から、要約したい対象のテキストを選択してください。

文字数を指定します。任意で要約の条件などを細かく指定が可能です。

設定が済んだら、テストを実行してみましょう！

「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されます。

「完了」をクリックしておきましょう！

ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定

これまでに取得した値を使用して、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう！

連携するアカウント情報に間違いがないかを確認したら、アクションはテンプレートのままで問題ありません。

Google スプレッドシートに、会議内容を要約したデータを追加する用の新しいシートを作成しておきます。
今回は以下のようなシートを用意しました！

Yoomの設定に戻り、データベースの連携に移ります。
空欄をクリックして、候補の中からレコードを追加したいスプレッドシートを選択してください。

続いて、スプレッドシート内のタブ名も選択しましょう！

テーブル範囲を任意で設定したら、次の設定へ進んでください。

追加するレコードの値を設定していきます。
これまでに取得した値を利用して、設定をしましょう！

設定が済んだら、テストを実行します。

テストに成功しました！

Google スプレッドシートを確認してみましょう！

最後にYoomの設定に戻って、完了ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ6：フローを有効化してテストする

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した自動化以外にも、Google スプレッドシートを使ったさまざまな業務自動化フローのテンプレートが、Yoomには多数用意されています。
ここでは、その一部をご紹介！
ぜひこれらのテンプレートも活用して、日々の業務効率化に役立ててみてくださいね！

Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableにレコードを作成する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらAirtableにレコードを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらBacklogのステータスを更新する

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■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトの進捗を管理し、その情報をBacklogの課題ステータスに手作業で反映する際、手間や更新漏れを感じることはありませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると、自動的にBacklogの該当する課題のステータスが更新され、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとBacklog間で情報同期を手作業で行っているプロジェクト管理者の方
・タスクの進捗状況の転記ミスや更新遅延を防ぎたいチームリーダーの方
・複数のツール間での定型的な更新作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912

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BASEで注文が発生したら、Google スプレッドシートへ注文情報を追加する

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BASEで新規の注文が発生したら、Googleスプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです。

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Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google スプレッドシートの行を更新する

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■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaで管理しているタスクの進捗を、表計算ソフトであるGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローは、AsanaとGoogle Sheets（Google スプレッドシート）を連携し、タスクの完了報告からGoogle スプレッドシートの更新までを自動化することで、こうした定型業務の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用し、タスク進捗を手作業で転記している方
・プロジェクトの進捗管理レポート作成の手間を省き、コア業務に集中したいマネージャーの方
・asanaとgoogle sheetsのデータ連携を自動化し、業務の正確性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Boxでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOCRがテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートに表を作成するため、データ転記業務を効率化し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業での転記業務をなくしたい方
・請求書や申込書などの書類から特定の情報を抽出し、自動で表を作成したいと考えている方
・手入力による転記ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい業務担当者の方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Discordの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

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■概要
「Discordの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力の手間を削減します。
チャット上の操作のみでGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordを利用してチーム内でのコミュニケーションを行っている方
・チームで重要な情報やタスクを管理しているが、手動での記録作業に負担を感じている方
・効率的かつスピーディに情報を記録・共有したいと考える方
・Google スプレッドシートを使ってデータを整理・分析したい方
・業務の一部を自動化し、手作業によるミスを減らしたい方

■注意事項
・DiscordとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Notionに追加する

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■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Notionに追加する」ワークフローは、フォームで送信された情報をGoogle スプレッドシートに更新し、その内容をNotionに自動的に追加する業務ワークフローです。これにより、データの整理とチーム内での情報共有がスムーズになります。
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■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームからのデータをNotionで管理したい方
Google スプレッドシートをデータ整理に活用している方
Notionを使ってチームと効率的に情報共有したい方
フォームのデータを整理し、簡単に追加したいチームリーダー

■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する

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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信することが可能です。この自動化により、請求業務にかかる時間を短縮し、漏れのない正確な対応が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用しているが、請求書作成に時間を取られているビジネスオーナーの方
・請求書の作成や送信を手動で行っており、業務効率化を図りたい経理担当者の方
・Google スプレッドシートとOutlookを連携させたいが、どのように自動化すればよいかわからないIT担当者の方
・請求書の作成ミスを減らし、正確な請求業務を実現したい企業の管理職の方
・既存のワークフローに自動化機能を追加し、業務プロセスを最適化したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎月初めにGoogle スプレッドシートの売上データを取得し、AIで分析して結果をSlackで通知する

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■概要
「毎月初めにGoogle スプレッドシートの売上データを取得し、AIで分析して結果をSlackで通知する」ワークフローは、売上データの収集から分析、結果の共有までを自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートから自動でデータを取得し、AIによる精密な分析を実施。分析結果は迅速にSlackでチームに通知されるため、迅速な意思決定が可能になります。
効率的なデータ活用で、業務の生産性向上を目指しましょう。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・毎月の売上データを手動で管理・分析している営業担当者や経理担当者の方
・Google スプレッドシートとSlackを既に活用しており、業務の効率化を図りたいチームリーダーの方
・AIを活用したデータ分析に興味があり、業務ワークフローに導入したい経営者の方
・データの正確性と迅速な共有を重視する企業のIT担当者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをMicrosoft Excelに同期する

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■概要
「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをMicrosoft Excelに同期する」フローを利用すると、Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間のデータ反映が自動化されます。
決まった時間に同期が行われるため、手動で更新する手間を省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで業務データの管理や集計を行っている方
・Microsoft Excelを利用して社内のデータ分析やレポート作成を行っている方
・定期的にスプレッドシートのデータをMicrosoft Excel形式で確認・活用する必要がある方
・手動でのデータ移行や更新に時間や手間を感じている方
・業務の流れをスピーディにし、無駄な作業を削減したいと考えている方
・複数のツールを連携し、より効率的な作業環境を構築したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

会議の音声データを自動で文字起こししてGoogle スプレッドシートに記録することで、これまで議事録作成に費やしていた時間と手間を削減し、手作業による転記ミスを防ぐことができます。

これにより、会議の参加者は議論の内容整理や次のアクションプランの策定といった、より本質的な業務に集中できるようになります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問