「会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが大変…」
「文字起こししたテキストを、手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしている…」
このように、会議後の議事録作成という、時間のかかる定型業務に追われていませんか？手作業での文字起こしや転記は、時間がかかるだけでなく、聞き間違いやコピーミスといったヒューマンエラーが発生しやすい作業でもあります。
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、その内容がGoogle スプレッドシートに自動で記録される仕組みがあれば、議事録作成にかかる手間から解放されるでしょう。
結果的に、会議で決まったネクストアクションの実行など、より重要な業務に集中する時間を生み出せることが期待できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWeb会議の音声を文字起こしして、Google スプレッドシートに記録する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、議事録をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成は、録画を見返しながら手動で文字起こしをするなど、手間のかかる作業ではないでしょうか。 特に、重要な会議の内容をGoogle スプレッドシートにまとめる作業は、時間もかかり転記ミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Web会議の内容を自動で文字起こしし、要約した上でGoogle スプレッドシートへ記録することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議のたびに発生する文字起こし作業に、多くの時間を費やしている方
- 会議の議事録をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 文字起こしから要約、記録までの一連のタスクを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が終了すると自動で文字起こしから要約、記録まで実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWeb会議機能を選択し、「Web会議が終了したら」というアクションを設定し、自動で文字起こしを実行します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスプレッドシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議機能のトリガー設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能による要約では、文字起こしされたテキストを変数として指定し、要約の形式や文字数などの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、出力先のスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブルの範囲などを任意で設定してください
■注意事項
Web会議の文字起こしをGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されたら自動で文字起こしを行い、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- 各種ツールとYoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローをONにして起動を確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、議事録をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成は、録画を見返しながら手動で文字起こしをするなど、手間のかかる作業ではないでしょうか。 特に、重要な会議の内容をGoogle スプレッドシートにまとめる作業は、時間もかかり転記ミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Web会議の内容を自動で文字起こしし、要約した上でGoogle スプレッドシートへ記録することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議のたびに発生する文字起こし作業に、多くの時間を費やしている方
- 会議の議事録をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 文字起こしから要約、記録までの一連のタスクを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が終了すると自動で文字起こしから要約、記録まで実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWeb会議機能を選択し、「Web会議が終了したら」というアクションを設定し、自動で文字起こしを実行します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスプレッドシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議機能のトリガー設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能による要約では、文字起こしされたテキストを変数として指定し、要約の形式や文字数などの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、出力先のスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブルの範囲などを任意で設定してください
■注意事項
ステップ1：Google スプレッドシートとYoomをマイアプリ連携
まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説している、以下のナビゲーションをご参照ください！
※Google スプレッドシートの連携方法もこちらのナビゲーションでご覧いただくことができます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、議事録をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成は、録画を見返しながら手動で文字起こしをするなど、手間のかかる作業ではないでしょうか。 特に、重要な会議の内容をGoogle スプレッドシートにまとめる作業は、時間もかかり転記ミスの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Web会議の内容を自動で文字起こしし、要約した上でGoogle スプレッドシートへ記録することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議のたびに発生する文字起こし作業に、多くの時間を費やしている方
- 会議の議事録をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 文字起こしから要約、記録までの一連のタスクを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議が終了すると自動で文字起こしから要約、記録まで実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWeb会議機能を選択し、「Web会議が終了したら」というアクションを設定し、自動で文字起こしを実行します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のスプレッドシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議機能のトリガー設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能による要約では、文字起こしされたテキストを変数として指定し、要約の形式や文字数などの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、出力先のスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブルの範囲などを任意で設定してください
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
《参考》Web会議トリガーの設定方法
まずはトリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：要約する設定
文字起こしのデータから文章を要約する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
《参考》「要約する」の設定方法
変換タイプがデータの条件に当てはまっているかを確認します。
今回は、15,000文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択していますよ！
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、要約したい対象のテキストを選択してください。
文字数を指定します。任意で要約の条件などを細かく指定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されます。
「完了」をクリックしておきましょう！
