■概要
Google スプレッドシートのデータを定期的にMicrosoft Excelへ手作業で同期するのは手間がかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。特に日々の業務でこれらのツールを頻繁に利用する場合、その作業負担は無視できません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータがMicrosoft Excelへ自動で同期されるため、こうした課題を円滑に解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で定期的なデータ同期を手作業で行っている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや更新漏れをなくしたいと考えている担当者の方
- 最新データを常にExcelで確認したいが、そのための更新作業に時間を割けない方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートからMicrosoft Excelへのデータ同期を自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとGoogle スプレッドシート、そしてMicrosoft Excelとの連携設定を行います。
- 次に、トリガーとして「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように日時や頻度を設定します。この際、Yoomのフロー設定画面にて、同期元となるGoogle スプレッドシートのファイルやシートを指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定します。これは、同期先のExcelファイルから既存のレコード情報を取得し、例えば重複を避けるための比較などに利用します。
- 続いて、オペレーションの「分岐機能」を利用します。ここで、Google スプレッドシートから読み込まれた各データが、手順3で取得したExcelのレコード内に既に存在するかどうかといった条件を設定し、処理を分岐させます。
- 最後に、条件分岐の結果に基づき、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定します。これにより、Google スプレッドシートの新しい情報がMicrosoft Excelの指定した場所へ追加されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーで設定するフローの起動タイミング（「指定日時」や実行の繰り返し頻度など）は、ユーザーの業務ニーズやデータの更新頻度に応じて自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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