Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Notionに追加する

■概要

Google フォームで受け付けた回答を、手作業でGoogle スプレッドシートやNotionに転記していませんか？複数のツールに同じ情報を入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートの更新とNotionへのレコード追加が自動で実行されるため、データ管理の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google フォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートやNotionに移している方
• 複数ツール間のデータ転記作業における入力ミスや対応漏れをなくしたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮し、迅速な情報共有が可能になります。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google フォームのトリガー設定では、フローボットが起動するフォームのIDと、回答をチェックする間隔を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定し、更新したいレコードの条件や更新後の値を設定します。
• Notionでレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを指定し、どの項目にフォームのどの回答内容を反映させるか、アウトプット情報を活用して設定してください。

■注意事項

• Google フォーム、Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133