Boxでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

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■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOCRがテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートに表を作成するため、データ転記業務を効率化し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

BoxとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業での転記業務をなくしたい方
請求書や申込書などの書類から特定の情報を抽出し、自動で表を作成したいと考えている方
手入力による転記ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、データ入力の時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイル内のテキストを抽出します。
次に、Google スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成」や「セルに値を入力」アクションで、表のタイトルやヘッダー行などを設定します。
最後に、「繰り返し処理」とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで抽出したデータを表形式で追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能の設定では、読み取りたい書類のどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。例えば、請求書の日付や金額、申込書の氏名など、必要な項目のみをデータ化することが可能です。
Google スプレッドシートへレコードを追加する設定では、どの列にどの情報を入力するかを自由にマッピングできます。OCR機能で抽出した値を、出力したいスプレッドシートの列に合わせて柔軟に設定してください。

■注意事項

Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。