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「Web会議が終わるたびに、録音データを聞き返して議事録を作成するのが大変…」
「文字起こししたテキストデータを、毎回手作業でOneDriveのフォルダに保存するのも面倒だ…」
このように、会議後の文字起こしやファイル管理といった定型業務に、多くの時間と手間を取られていませんか？
そこでオススメなのが、Web会議が終了すると録音データが自動で文字起こしされ、そのテキストファイルが指定したOneDriveのフォルダに自動で保存される仕組み！
議事録作成にかかる時間を削減し、手作業による保存漏れなどのミスも防止できるため、より重要な分析や次のアクションプランの策定といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務を効率化できます。ぜひこの機会に導入して、面倒な作業から解放されましょう！
YoomにはWeb会議の音声を文字起こしし、OneDriveにデータを格納する業務フローを自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、その結果をテキストファイルとしてOneDriveに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下をご確認ください。
【注意事項】
Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるためご注意ください。
マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンを押しましょう。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携されますよ！
これで今回使用するアプリのマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
Web会議トリガーの設定方法 | Yoomヘルプセンター
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
次に書類を発行していきます。「書類を発行する」をクリックしてください。
《参考》「書類を発行する」の設定方法
連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
雛型書類は以下のようなものを簡易に作成しています。
「ドキュメントのファイルID」の箇所に、上記の雛型書類を候補から選択してください。
発行した書類を格納する場所も、候補より指定していきましょう。
出力ファイル名は「日付」の項目を使用して以下のように設定しました。「日付」の値を使うと日にちごとに出力ファイル名が可変となって便利です。
上記を設定したら「次へ」で進みます。
「置換対象を取得」をクリックすると、雛型書類の中で設定している「置換対象の文字列」が表示されます。「置換後の文字列」の欄に、取得した値から「会議内容の文字起こし」を設定してください。
テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Google ドキュメント上の指定したフォルダにも書類が作成がされています。
置換後の書類内容は以下のようになっていますよ！
