OneDriveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

プロジェクト管理にWrike、ファイル共有にOneDriveを利用しているものの、ファイルが追加されるたびに手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、OneDriveとWrikeの連携を自動化し、特定の条件に合うファイルが格納されるとWrikeにタスクを自動で作成するため、ファイル管理とタスク管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveへのファイル格納後、手作業でWrikeにタスクを登録している方
• WrikeとOneDriveを活用したプロジェクト管理の効率化を目指すマネージャーの方
• ファイル管理とタスク起票の連携を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルが格納されると自動でWrikeにタスクが作成されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのタスク作成に伴う入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとWrikeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、ファイルが作成された場合のみ後続アクションに進むように設定します。
4. 次に、オペレーションの分岐機能で、ファイル名や種類など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
5. 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、担当者や期限などを指定してタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件の設定では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合や、ファイルの拡張子など、タスクを作成する条件を任意で設定してください。
• Wrikeで作成するタスクのタイトルや説明、担当者、フォルダーなどを、OneDriveから取得したファイル情報に応じて柔軟に設定してください。

■注意事項‍

• OneDriveとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。