Apolloでコンタクトが登録されたらOneDriveにフォルダを作成する

■概要

Apolloに新しいコンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのOneDriveフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れや命名規則のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をきっかけに、指定したルールでOneDriveのフォルダが自動で作成されるため、こうした情報管理にまつわる手作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ApolloとOneDriveを併用し、顧客情報や関連資料の管理を手作業で行っている方
• 営業活動において、コンタクト登録後の情報管理を効率化したいと考えている営業担当者の方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Apolloにコンタクトが登録されると自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• フォルダの作成漏れや命名規則のばらつきといった人為的ミスを防ぎ、誰が対応しても同じルールでフォルダが管理される体制を構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ApolloとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」のアクションを設定します。この際、Apolloから取得した会社名などをフォルダ名に設定することが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveでフォルダを作成する際、特定の親フォルダを指定できます。案件別や年度別など、任意のフォルダ内に新しいフォルダを作成することが可能です。
• 作成するフォルダ名は、Apolloで取得した会社名や担当者名といった情報を動的に設定したり、「【Apollo】会社名」のように固定のテキストと組み合わせたりと、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

・Apollo、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。