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「毎月大量の請求書をboardで一件ずつ更新するのが大変…」
「手作業での更新だと、金額や日付の入力ミスが起こりがちで不安…」
このように、クラウド請求書発行システム「board」での請求書更新業務に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどにまとめた情報をもとに、boardに登録されている複数の請求書情報を一括で自動更新できる仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放され、月末の経理業務の負担を削減し、より分析的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardの請求書を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardに登録されている複数の請求書を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／board
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
ナビを参考にして、Google スプレッドシートのマイアプリ連携を行なってください。
それでは、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説します。
【boardのマイアプリ連携】
検索窓にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
※マイアプリ登録の詳細は、以下のリンクを参照してください。
「アカウント名」は任意のものを入力してくださいね。
boardにログインした後、APIトークンの生成画面に移動しましょう。
APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、オペレーションの設定時にも使うため、控えておきましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardの請求書を一括更新する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートのレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、今回使用するシートを準備してください。
シートの列内には「ステータス」を追加してください。
このように設定しておくことで、ステータスが「未更新」の行だけを取得できます。
※以下は、テスト用に作成したシートです。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は上記のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「未更新」のレコードを取得するように設定します。
テストボタンをクリックします。
条件に合致したレコードが取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
