・
「毎月大量の請求書をboardで一件ずつ更新するのが大変…」
「手作業での更新だと、金額や日付の入力ミスが起こりがちで不安…」
このように、クラウド請求書発行システム「board」での請求書更新業務に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどにまとめた情報をもとに、boardに登録されている複数の請求書情報を一括で自動更新できる仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放され、月末の経理業務の負担を削減し、より分析的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardの請求書を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardに登録されている複数の請求書を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／board
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
ナビを参考にして、Google スプレッドシートのマイアプリ連携を行なってください。
それでは、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説します。
【boardのマイアプリ連携】
検索窓にboardと入力するとboardのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
※マイアプリ登録の詳細は、以下のリンクを参照してください。
「アカウント名」は任意のものを入力してくださいね。
boardにログインした後、APIトークンの生成画面に移動しましょう。
APIトークンを取得するには、「新規トークン生成」ボタンをクリックしてください。
※APIキーは、オペレーションの設定時にも使うため、控えておきましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardの請求書を一括更新する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を自由に設定しましょう。今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートのレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、今回使用するシートを準備してください。
シートの列内には「ステータス」を追加してください。
このように設定しておくことで、ステータスが「未更新」の行だけを取得できます。
※以下は、テスト用に作成したシートです。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は上記のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「未更新」のレコードを取得するように設定します。
テストボタンをクリックします。
条件に合致したレコードが取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「請求書ID」・「小計」・「消費税」などを設定しましょう！
設定を終えたら、「完了」をクリックし、次のステップに進んでください。
最後の設定です！ここでは、boardの請求書を一括更新する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次に進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきましょう！
他の項目もコマンドオペレーション設定で取得した値を設定してください。
他の項目は任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう！
取得した値が表示されたら「完了」をクリックします。
最後にboardの画面で請求書が一括更新されたか確認してください。
※更新を確認する方法は、boardの請求書管理セクションにアクセスし、検索窓に該当の請求書IDを入力して確認してください。
以上で「指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、boardの請求書を一括更新する」フローの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、画面右上の「起動する」をクリックしましょう。
こうすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Boardを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、BoardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
担当者が複数ツールを行き来して手作業で更新する必要がなくなり、受発注管理から納品・検収までの流れを効率的かつ正確に回せる仕組みを構築できます。
boardでの請求書更新作業を自動化することで、これまで毎月発生していた大量の請求書に対する手作業での更新業務をなくし、入力ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、経理担当者は煩雑な定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：請求書IDが存在しない場合、処理はどうなりますか？
A：
請求書IDが存在しない場合は、エラーになりフローボットは停止します。
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：スケジュール実行以外に、自動で起動する方法はありますか？
A：
はい、フローボットを手動で起動させることが可能です。手動で起動する場合は、フローボット設定画面の右上にある「トリガーOFF」ボタンをクリックします。
手動で起動させたいタイミングで、隣にある「起動する」ボタンをクリックしてください。
こうすることで、お好きなタイミングでフローボットを開始させることができます。
Q：更新後、Google スプレッドシートのステータスも変更できますか？
A：
はい、可能です。フローボットの最後にGoogle スプレッドシートの「行を更新」オペレーションを追加し、該当する行のステータス列を「更新済」に変更するよう設定してください。
これにより、請求書を更新したタイミングで自動的にステータスが更新されます。
.avif)
.avif)
