GMOサインを利用して電子契約を進める中で、「大量の契約書の封筒ステータスを手作業で確認・更新するのが大変…」
「どの契約書がどの状態にあるのか、一つひとつチェックするのは時間がかかりすぎる」といった課題を感じていませんか？
特に、契約件数が増えるほど、この管理業務は煩雑になりがちです。
もし、指定した日時にGMOサイン上にある複数の契約書の封筒状態を自動で一括更新できる仕組みがあれば、面倒な手作業による確認や更新業務から解放され、契約管理の効率を大幅に向上させつつ、より重要な業務に集中するための貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGMOサインの封筒状態を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
GMOサインで管理している多数の契約書について、一つひとつの封筒の状態を確認する作業に手間がかかっていませんか？ 特に定期的な進捗確認は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシート上の情報をもとに、GMOサインにおける各封筒の最新状態を一括で取得し、管理シートへ自動で反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで多数の契約を管理し、封筒の状態確認を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートで契約管理簿を作成し、手動で進捗を更新している方
- 契約締結プロセスの進捗管理を自動化し、確認業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でGMOサインの封筒状態が更新されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を別の業務に充てられます
- 手動での確認作業によるステータスの見落としや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約管理を行っているシートを指定します
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したレコード一件ずつに対して処理を繰り返すよう設定します
- ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」とGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を順に設定し、最新のステータスをシートに反映させます
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了の通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、フローボットを実行したい曜日や時刻などを任意で設定可能です
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート（タブ）名などを設定してください
- GMOサインのオペレーションでは、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定する必要があります
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を実行したい値を任意で設定できます
- メール機能では、通知先メールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
GMOサインの封筒状態を自動で一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にGMOサインの封筒状態を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GMOサイン、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とGMOサイン、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
GMOサインで管理している多数の契約書について、一つひとつの封筒の状態を確認する作業に手間がかかっていませんか？ 特に定期的な進捗確認は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシート上の情報をもとに、GMOサインにおける各封筒の最新状態を一括で取得し、管理シートへ自動で反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで多数の契約を管理し、封筒の状態確認を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートで契約管理簿を作成し、手動で進捗を更新している方
- 契約締結プロセスの進捗管理を自動化し、確認業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でGMOサインの封筒状態が更新されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を別の業務に充てられます
- 手動での確認作業によるステータスの見落としや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約管理を行っているシートを指定します
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したレコード一件ずつに対して処理を繰り返すよう設定します
- ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」とGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を順に設定し、最新のステータスをシートに反映させます
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了の通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、フローボットを実行したい曜日や時刻などを任意で設定可能です
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート（タブ）名などを設定してください
- GMOサインのオペレーションでは、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定する必要があります
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を実行したい値を任意で設定できます
- メール機能では、通知先メールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ステップ1：GMOサイン、Google スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【GMOサインのマイアプリ登録】
Yoomのアカウントにログインしたら「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から GMOサインを検索します。
GMOサインを選択したら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
Google スプレッドシートは基本のナビ動画を参考に設定してください。
【事前準備】
このフローで活用するGoogleスプレッドシートを事前に準備してください。
今回は、企業の法務部門がGMOサインで送付した書類の封筒状態を毎朝自動で確認し、Googleスプレッドシートに最新ステータスを記録するイメージとして、以下のようなGoogleスプレッドシートを準備しています。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
GMOサインで管理している多数の契約書について、一つひとつの封筒の状態を確認する作業に手間がかかっていませんか？ 特に定期的な進捗確認は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシート上の情報をもとに、GMOサインにおける各封筒の最新状態を一括で取得し、管理シートへ自動で反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで多数の契約を管理し、封筒の状態確認を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートで契約管理簿を作成し、手動で進捗を更新している方
- 契約締結プロセスの進捗管理を自動化し、確認業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でGMOサインの封筒状態が更新されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を別の業務に充てられます
- 手動での確認作業によるステータスの見落としや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約管理を行っているシートを指定します
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したレコード一件ずつに対して処理を繰り返すよう設定します
- ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」とGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を順に設定し、最新のステータスをシートに反映させます
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了の通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、フローボットを実行したい曜日や時刻などを任意で設定可能です
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート（タブ）名などを設定してください
- GMOサインのオペレーションでは、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定する必要があります
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を実行したい値を任意で設定できます
- メール機能では、通知先メールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ毎月1日の9時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定をすることもできます。希望にあわせて設定してください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する（最大３００件）」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
今回は封筒名があるものを取得したいので、以下のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5： GMOサインのアクセストークンを生成する設定
フローに戻り、「アクセストークンの生成」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
ステップ6：同じ処理を繰り返すアクション設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、封筒XID（トランザクションID）を繰り返し取得するように設定しています。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ7： GMOサインの封筒状態を取得する設定
フローに戻り、「封筒状態の取得」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定してください。
アクセストークンと封筒トランザクションIDは取得した値を活用して入力します。
今回はすでにデフォルトで設定されていますが、【←「アクセストークンの生成」で取得した値を引用してください】などの補足は削除して設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
ステップ8：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
フローに戻り、「レコードを更新する」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はステップ4と同様にボックスから事前に準備していたデータベースを選択します。
テーブル範囲も設定したら、「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件は封筒XID（トランザクションID）が等しいものを更新したいので、以下のように設定しました。
更新後のレコードの値は「封筒状態」だけ変更したいので、以下のように設定しています。
入力できたら、「テスト」をクリック。テストが成功したら、「完了」をクリックします。
Google スプレッドシートを確認すると、ちゃんと更新できていました！
※なお、ここではテストのため１行のみの更新ですが、実際にフローを起動させると同じ処理が繰り返し行われ、該当する行がすべて更新されます。
ステップ9：メールを送る設定
フローに戻り、「メールを送る」をクリックします。
宛先や件名などを入力します。
本文は取得した値や日付を引用して作成できます。
必要に応じてカスタマイズしてください。
内容が確認できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、メールが受信できているか確認しましょう！
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
ちゃんと受信できていました！
Yoomにもどって「完了」をクリックしたら、フローの設定は終わりです！
ステップ10：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
GMOサインのAPIを活用したその他の自動化例
GMOサインのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
GMOサインを使った自動化例
SalesforceやNotionのステータス変更をトリガーに契約書を自動送付し、締結後はGoogle Driveへの保管やHubSpotの更新が可能です。Microsoft Teamsへの完了通知やMicrosoft Excelの自動更新により、契約後の事務作業もシームレスに完結します。
入力フォームの情報をもとにGMOサインで契約書を送付
試してみる
■概要
入力フォームで入力した情報をもとに、GMOサインで契約書を自動的に送付します。
■設定方法
1. アクセストークンの生成
2. 封筒用文書（契約書ファイル）の登録
3. 署名依頼の設定
入力フォームに必要情報を入力することで、契約書の送付が可能です。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインにて「シークレットキー」「顧客ID」の取得をお願いいたします。
freee人事労務の各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信する
試してみる
■概要
freeeの各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeを利用している企業やチーム
- freeeを導入して経理・人事・労務などの業務を管理している担当者
- 各種申請の承認プロセスを効率化したい企業の管理者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書管理や契約締結プロセスをデジタル化したい企業の管理者
3.申請と契約プロセスの自動化を推進している方
- 手動での申請承認や契約書送付の手間を省きたい経理担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・申請の承認から契約書の送信までのプロセスを自動化することで、手動での作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・申請と契約書の管理がシームレスに行えるため、データの一貫性と正確性が保たれ、業務プロセスの可視化と最適化が図ることができ、迅速な対応が可能となりビジネスのスピードアップが期待できます。
■注意事項
・freee人事労務、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が最終フェーズに進んだ後、契約書の作成からGMOサインでの署名依頼までを手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけとして、契約書の自動作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させることが可能です。重要な契約業務の迅速化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理からGMOサインでの契約締結までのプロセスを効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や署名依頼の送付に時間がかかり、課題を感じている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を加速させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で署名依頼が送付されるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
- Salesforceの正確な情報をもとに書類作成と送付を行うので、手作業による入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Salesforce側で特定の商談フェーズになった際にフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「指定の商談情報を取得」「取引責任者を取得」「取引先情報を取得」アクションをそれぞれ設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの各アクションを設定し、作成された契約書を登録した上で、取引先担当者へ署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意したテンプレートをもとに書類が作成されます。
- 契約書には、テンプレートをもとに固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでSalesforceから取得した取引先名や金額といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
- GMOサインの各アクション、固定のテキストおよびSalesforceから取得した情報を使って、各登録項目の設定を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は「Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法」をご参照ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件のステータスが契約締結に進んだ際、契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送付する一連の作業を手動で行っていませんか？ この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、GMOサインでの契約書作成から署名依頼までを自動化できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行っており、契約書作成業務を自動化したいと考えている方
- GMOサインを利用した契約締結プロセスに、手間や時間を要している法務・営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、契約業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新を起点に契約書の発行から署名依頼までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
- Notionの正確なデータをもとに契約書が作成されるため、顧客情報などの転記ミスや署名依頼の送付漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、契約管理に利用しているデータソースを指定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
- 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに契約書を作成します
- 最後に、GMOサインの各種アクションを設定し、作成した契約書をアップロードして署名依頼を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、契約ステータスを管理しているデータソースやプロパティを任意で設定してください
- 分岐機能の条件は、「ステータスが契約締結になったら」など、業務フローに合わせて任意の内容で設定できます
- Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となる契約書の雛形ファイルは任意のものに設定可能です
■注意事項
- Notion、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・契約業務を担当している総務、事務の方
2.OneDriveでファイル管理を担当している方
・OneDriveを使用してファイルの一元管理をしている方
・GMOサインとOneDriveを連携して効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveでファイル管理を行う場合、手動や目視で格納先のフォルダを見つける必要があります。
管理しているフォルダの数が多いと、比例して手間が増えるため効率が悪いです。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したファイルをOneDriveに自動的に格納します。
テンプレートをカスタマイズすると、ファイル格納後にコミュニケーションツールへ通知を出すことができ、ファイルの連携を迅速に行うことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書の管理を効率的にするために使用している方
・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。
■注意事項
・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GMOサインでエンベロープが完了したら、Hubspotの取引ステージを更新する
試してみる
■概要
GMOサインでエンベロープが完了したら、Hubspotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとGMOサインを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをGMOサインで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・契約締結プロセスをHubSpotで一元管理することで、ボトルネックの特定や改善点の発見に繋がり、営業プロセスの最適化を促進します。
■注意事項
・HubSpot、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
まとめ
GMOサインの封筒状態の更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量の契約書のステータス確認や更新作業の手間を削減し、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、契約管理業務の負担が軽減され、担当者はより戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによるストレスフリーな業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の契約だけ更新対象外にできる？
A：
はい、ミニプラン以上で利用できる「分岐」を活用すれば可能です。
「+」から分岐を追加し、条件設定をしてください。
「分岐」の設定方法もあわせてご確認ください。
Q：Google スプレッドシート以外の管理でも使える？
A：
はい、可能です。今回のフローを修正する場合はGoogle スプレッドシートのアクションを削除し、「+」からお使いのツールを追加・連携してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
