■概要
GMOサインで管理している多数の契約書について、一つひとつの封筒の状態を確認する作業に手間がかかっていませんか？ 特に定期的な進捗確認は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシート上の情報をもとに、GMOサインにおける各封筒の最新状態を一括で取得し、管理シートへ自動で反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで多数の契約を管理し、封筒の状態確認を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートで契約管理簿を作成し、手動で進捗を更新している方
- 契約締結プロセスの進捗管理を自動化し、確認業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でGMOサインの封筒状態が更新されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を別の業務に充てられます
- 手動での確認作業によるステータスの見落としや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約管理を行っているシートを指定します
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します
- 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したレコード一件ずつに対して処理を繰り返すよう設定します
- ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」とGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を順に設定し、最新のステータスをシートに反映させます
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了の通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、フローボットを実行したい曜日や時刻などを任意で設定可能です
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート（タブ）名などを設定してください
- GMOサインのオペレーションでは、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定する必要があります
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を実行したい値を任意で設定できます
- メール機能では、通知先メールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
