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社会保険の更新時期が近づくと、従業員情報の確認やシステムへの入力作業に追われていませんか？
特に、従業員情報をGoogle スプレッドシートなどで管理している場合、オフィスステーションへ一つひとつ手作業で転記するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。
このような定型業務に時間を取られ、本来集中すべき業務が進まないと悩んでいる方も多いかもしれません。
もしGoogle スプレッドシートの情報を更新するだけでオフィスステーションの社会保険情報が自動的に更新される仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、より重要な人事労務業務に集中できる時間を生み出せるはず！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはオフィスステーションの社会保険情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、オフィスステーションの社会保険情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートの手順は下記から確認できます。
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
登録方法：先ほどと同様に、マイアプリ欄からオフィスステーションを選択し、必要項目を入力して「追加」をクリックしてください。
※【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリも使用できます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
次に、フローが起動するきっかけとなるトリガーを設定します。
今回は「Google スプレッドシートの特定の行が更新されたら、オフィスステーションの社会保険情報を更新する」というフローを作成します。
まずは、トリガーとなる操作を行うため、Google スプレッドシートでシートを作成しておきましょう。
※社会保険情報の更新といっても多くの項目がありますが、今回は「本人の社会保険の等級の変更」を反映させる想定でテストを行います。
今回は以下のように、「更新」の列にレ点が付いたらトリガー起動する設定でシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備ができたらYoomの画面へ戻り、テンプレートの設定を行います。
1番目の工程「行が更新されたら」を開きましょう。
すでにアクションとアカウント情報が入力されているので、確認し「次へ」をクリックします。
続いてテーブルの範囲や列などを指定します。
設定したら実際にレコードを更新します。
その後フローに戻り、「テスト」を押して実行しましょう。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
下へスクロールすると、取得した値が表示されています。
確認したら「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テンプレートの2番目「従業員台帳の社会・労働保険を更新」を開きます。
ステップ3と同様に、アクションとアカウント情報を確認し次へ進みましょう。
従業員番号や氏名、生年月日のほか、オフィスステーションに連携したい項目を設定します。
入力欄をクリックすると先ほど取得した値が表示されるので、それぞれの項目に該当するものを選択してください。
※「←トリガーのアウトプットを設定してください」のような指示文は残しておくとエラーになります。確認後は削除しましょう。
設定したらテストを行い、以下のような表示が出ることを確認してください。
ここでオフィスステーションを確認してみましょう。
従業員情報が更新されていれば成功です！
確認したらYoomの画面へ戻り、「完了」をクリックします。
すべての設定が完了したら、フローボットをONにして有効化します。
実際にGoogle スプレッドシートの情報を更新し、オフィスステーションの社会保険情報が自動で更新されるかを確認しましょう！
もし意図通りに動作しない場合は、設定内容に誤りがないかを確認し、修正してください。
これで、自動化フローの作成は完了です！
様々なアプリからの従業員情報の登録・連携を自動化し、入社手続きや人事情報を一元管理します。
フォーム、データベース、ワークフローなど、どこに従業員情報が登録されても、人事労務システムに自動で同期。
雇用契約完了時やメールでの情報受信時にも自動登録することで、手入力の手間とミスを解消します。
オフィスステーションでの社会保険情報更新を自動化することで、これまでGoogle スプレッドシートを見ながら手作業で行っていた転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げます。
これにより、人事労務担当者は面倒な定型業務から解放され、従業員サポートや制度設計といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：更新が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：行の更新以外のきっかけで連携できますか？
A：
はい、「行の追加」もトリガーとして設定できます。
ステップ3で、以下のように「変更」から選択してください。
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも連携できますか？
A：
はい、可能です。
一例ですが、Yoomには人事労務ツールを使った以下のようなテンプレートもあるのでぜひご活用ください。
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