社会保険の更新時期が近づくと、従業員情報の確認やシステムへの入力作業に追われていませんか？
特に、従業員情報をGoogle スプレッドシートなどで管理している場合、オフィスステーションへ一つひとつ手作業で転記するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。
このような定型業務に時間を取られ、本来集中すべき業務が進まないと悩んでいる方も多いかもしれません。
もしGoogle スプレッドシートの情報を更新するだけでオフィスステーションの社会保険情報が自動的に更新される仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、より重要な人事労務業務に集中できる時間を生み出せるはず！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオフィスステーションの社会保険情報を更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、オフィスステーションで社会保険の情報を更新する
試してみる
■概要
従業員の社会保険情報の更新は、正確性が求められる重要な業務ですが、Google スプレッドシートとオフィスステーションへの二重入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、オフィスステーションの社会保険情報も自動で更新されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとオフィスステーションで従業員の社会保険情報を管理している方
- オフィスステーションでの社会保険情報の更新作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による情報更新での入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新を起点にオフィスステーションの社会保険情報が自動で更新されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- システム間で情報が直接連携されることで、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の社会・労働保険を更新」のアクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションの「従業員台帳の社会・労働保険を更新」アクションでは、どの従業員のどの情報を更新するかを設定します。トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの値を、更新したい各項目に変数として埋め込んでください
- 特定の項目に常に同じ情報を入力したい場合は、固定値を直接入力するなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Google スプレッドシートとオフィスステーションを連携し社会保険情報を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、オフィスステーションの社会保険情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- オフィスステーションとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とオフィスステーションのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、オフィスステーションで社会保険の情報を更新する
試してみる
■概要
従業員の社会保険情報の更新は、正確性が求められる重要な業務ですが、Google スプレッドシートとオフィスステーションへの二重入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、オフィスステーションの社会保険情報も自動で更新されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとオフィスステーションで従業員の社会保険情報を管理している方
- オフィスステーションでの社会保険情報の更新作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による情報更新での入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新を起点にオフィスステーションの社会保険情報が自動で更新されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- システム間で情報が直接連携されることで、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の社会・労働保険を更新」のアクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションの「従業員台帳の社会・労働保険を更新」アクションでは、どの従業員のどの情報を更新するかを設定します。トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの値を、更新したい各項目に変数として埋め込んでください
- 特定の項目に常に同じ情報を入力したい場合は、固定値を直接入力するなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ1：オフィスステーションとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートの手順は下記から確認できます。
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【オフィスステーションの登録方法】
登録方法：先ほどと同様に、マイアプリ欄からオフィスステーションを選択し、必要項目を入力して「追加」をクリックしてください。
※【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリも使用できます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、オフィスステーションで社会保険の情報を更新する
試してみる
■概要
従業員の社会保険情報の更新は、正確性が求められる重要な業務ですが、Google スプレッドシートとオフィスステーションへの二重入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、オフィスステーションの社会保険情報も自動で更新されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとオフィスステーションで従業員の社会保険情報を管理している方
- オフィスステーションでの社会保険情報の更新作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による情報更新での入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新を起点にオフィスステーションの社会保険情報が自動で更新されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- システム間で情報が直接連携されることで、手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の社会・労働保険を更新」のアクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションの「従業員台帳の社会・労働保険を更新」アクションでは、どの従業員のどの情報を更新するかを設定します。トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの値を、更新したい各項目に変数として埋め込んでください
- 特定の項目に常に同じ情報を入力したい場合は、固定値を直接入力するなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
次に、フローが起動するきっかけとなるトリガーを設定します。
今回は「Google スプレッドシートの特定の行が更新されたら、オフィスステーションの社会保険情報を更新する」というフローを作成します。
まずは、トリガーとなる操作を行うため、Google スプレッドシートでシートを作成しておきましょう。
※社会保険情報の更新といっても多くの項目がありますが、今回は「本人の社会保険の等級の変更」を反映させる想定でテストを行います。
今回は以下のように、「更新」の列にレ点が付いたらトリガー起動する設定でシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備ができたらYoomの画面へ戻り、テンプレートの設定を行います。
1番目の工程「行が更新されたら」を開きましょう。
すでにアクションとアカウント情報が入力されているので、確認し「次へ」をクリックします。
- トリガーの起動間隔：ご契約の料金プランによって選択できる間隔が異なります。
基本的には一番短い間隔を設定することをおすすめします。
- スプレッドシートID / シートID：以下のように、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当するシートを選択してください。
続いてテーブルの範囲や列などを指定します。
設定したら実際にレコードを更新します。
その後フローに戻り、「テスト」を押して実行しましょう。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
下へスクロールすると、取得した値が表示されています。
確認したら「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：オフィスステーションのアクション設定
テンプレートの2番目「従業員台帳の社会・労働保険を更新」を開きます。
ステップ3と同様に、アクションとアカウント情報を確認し次へ進みましょう。
従業員番号や氏名、生年月日のほか、オフィスステーションに連携したい項目を設定します。
入力欄をクリックすると先ほど取得した値が表示されるので、それぞれの項目に該当するものを選択してください。
※「←トリガーのアウトプットを設定してください」のような指示文は残しておくとエラーになります。確認後は削除しましょう。
設定したらテストを行い、以下のような表示が出ることを確認してください。
ここでオフィスステーションを確認してみましょう。
従業員情報が更新されていれば成功です！
確認したらYoomの画面へ戻り、「完了」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
すべての設定が完了したら、フローボットをONにして有効化します。
実際にGoogle スプレッドシートの情報を更新し、オフィスステーションの社会保険情報が自動で更新されるかを確認しましょう！
もし意図通りに動作しない場合は、設定内容に誤りがないかを確認し、修正してください。
これで、自動化フローの作成は完了です！
オフィスステーションを使った自動化例
様々なアプリからの従業員情報の登録・連携を自動化し、入社手続きや人事情報を一元管理します。
フォーム、データベース、ワークフローなど、どこに従業員情報が登録されても、人事労務システムに自動で同期。
雇用契約完了時やメールでの情報受信時にも自動登録することで、手入力の手間とミスを解消します。
@pocketで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
試してみる
■概要
@pocketで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理で@pocketを活用している方
・@pocketを利用して従業員情報の整理や集約を行う方
2.オフィスステーションを活用して管理業務を行う方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを導入している部署
・オフィスステーションへの従業員情報の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを利用することで労務管理を効率化することができ、管理工数を削減できるのがメリットです。
しかし、オフィスステーションへのデータ入力を手動で行っている場合、入力ミスや登録漏れが発生する恐れがあり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、@pocketのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへ自動で追加することができるため、手動作業を効率化します。
オフィスステーションのデータの正確性が向上し、データも常に最新化されるため、労務管理をスピーディーに進めることが可能です。
■注意事項
・@pocket、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
試してみる
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらオフィスステーションにも従業員を追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらオフィスステーションにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスを一貫化したい方
・Google Workspaceの従業員データを他のシステムに連携したいと考えている方
2. オフィスステーションを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員の情報登録が負担になっている方
・勤怠管理の準備や労務手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、オフィスステーションの従業員台帳の登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceおよびオフィスステーションとの連携、AI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・このフローでは、オフィスステーションにはGoogle WorkspaceのユーザーIDが従業員番号として、登録日が生年月日として反映されます。
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報を頻繁に登録・更新する必要がある方
2.手動でのデータ入力や登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している企業の経営者
- 従業員情報の正確性を高めたい方
- データの一元管理を行いたい方
3.Googleフォームとオフィスステーションを日常的に活用している方
- Googleフォームを利用して従業員から情報を収集している企業
- オフィスステーションを活用して従業員管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームへの回答があった際に、自動で従業員情報をオフィスステーションとGoogleスプレッドシートに登録することで、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
・Google Apps Scriptを使用することで、特定の要件やカスタマイズに応じた処理を追加できます。例えば、特定の条件下でのみデータを更新するなど、業務フローに合わせた柔軟な設定が可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、オフィスステーション、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Notionで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
試してみる
■概要
従業員情報の管理で、Notionとオフィスステーションの両方を利用しているものの、それぞれに手作業で情報を入力する手間や、転記ミスに課題を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、Notionに従業員情報が登録された際に、オフィスステーションへ自動でデータを追加できます。手作業による二重入力をなくし、人事労務に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとオフィスステーションで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 手作業による二重入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防止したい方
- 従業員情報の登録といった定型業務を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が登録されると、オフィスステーションへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、情報の「作成」と「更新」で処理を分けます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際、Notionから取得した値をどの項目に反映させるか、自由に設定できます。
■注意事項
- Notion、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
freee人事労務で従業員が登録されたらオフィスステーションにも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社手続きで、freee人事労務とオフィスステーションの両方に同じ情報を手入力する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されると、その情報を基にオフィスステーションへも自動で従業員台帳が登録されます。
二重入力の手間を省き、人事労務関連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とオフィスステーションの両方を利用し、入社手続きを行っている方
- 従業員情報の二重入力や転記作業によるミスをなくしたいと考えている担当者の方
- 人事関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への登録だけでオフィスステーションへの登録が完了するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システム間で情報が自動で連携されるので、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とオフィスステーションをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定して、フローが起動するきっかけを作成します。
- 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」を設定し、トリガーをきっかけに取得した従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オフィスステーションの「従業員台帳の登録」を設定し、前のステップで取得した従業員情報を紐付けて登録がされるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee人事労務の「従業員情報の取得」アクションでは、トリガーで取得したアウトプット（従業員IDなど）を活用して、対象の従業員情報を指定してください。
- オフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションでは、登録したい各項目に、freee人事労務から取得した従業員情報をそれぞれ正しく設定してください。
■注意事項
- freee人事労務、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する
試してみる
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコード情報をオフィスステーションに自動的に連携するフローボットです。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、kintoneの情報とオフィスステーションの情報を同期したり、1度の入力でkintoneとオフィスステーション両方に情報を格納することが可能です。
下記のフローボットと合わせて連携することで、kintone上で更新されたレコードを自動的にオフィスステーションに連携することも可能です。
kintoneのレコードが更新されたらオフィスステーションに連携する
https://lp.yoom.fun/fb_templates/75033
■注意事項
・kintone、オフィスステーションそれぞれとYoomを連携してください。
・オフィスステーションはYoomのチームプラン、サクセスプランでのみ連携が可能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドサインで雇用契約が完了したらオフィスステーションに登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した雇用契約の内容を、オフィスステーションに従業員情報として手作業で転記していませんか？
この作業は、入力ミスや登録漏れのリスクが伴うだけでなく、人事労務担当者の負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をトリガーに、オフィスステーションへの従業員登録が自動化され、入社手続きに伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとオフィスステーションを利用し、入社手続きを手作業で行っている方
- 従業員情報の二重入力や転記ミスを防止し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的な入社手続きを自動化することでコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結後、オフィスステーションへの従業員情報登録が自動で実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとオフィスステーションをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」と「書類の添付ファイルを取得」の各アクションを設定します。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得した契約書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「雇用契約書」など特定の文言が書類名に含まれている場合のみ処理を進める、といった条件を任意で設定・追加できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書から読み取りたい従業員の氏名や住所など、抽出する項目を任意で設定できます。
- 「従業員台帳の登録」では、前段のアクションで取得した氏名や住所などの情報を、登録する各項目に変数として設定できます。
■注意事項
- クラウドサインとオフィスステーションをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションとオフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとオフィスステーションを利用し、入社手続きの効率化を図りたい人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における手作業での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認後、自動でオフィスステーションに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携からコラボフローとオフィスステーションのアカウントを連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、前のステップで取得した申請情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、特定の申請書フォームを対象にしたり、申請内容に含まれるキーワードを条件にしたりと、起動条件を細かく指定できます。
- オフィスステーションに登録する項目は、氏名や部署、入社年月日など、コラボフローの申請情報から必要なデータを選択して自由にマッピングできます。
- コラボフローから取得した申請者名や部署といった情報を変数として、オフィスステーションの対応する項目に自動で入力させることができます。
■注意事項
- コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
メールで従業員情報を受信したら、オフィスステーションとSmartHRに追加する
試してみる
■概要
従業員情報をメールで受け取るたび、オフィスステーションとSmartHRの両方に手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、記載された従業員情報を自動で読み取り、smarthrとオフィス ステーションへ自動で登録・更新します。反復的なデータ入力作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションとSmartHRへの二重入力に手間を感じている人事労務担当者の方
- メールで受信する従業員情報を基にしたSmartHRとオフィスステーションの更新作業をなくしたい方
- 人事関連SaaS間のデータ連携を通じて、バックオフィス業務のDXを推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報登録までが自動化されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報のデータ精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、オフィスステーションとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を使用し、受信したメールの本文から従業員情報（氏名、住所、入社日など）を抽出します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションで、前段で抽出した情報を各項目に登録します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員情報の更新」アクションで、同様に抽出した情報を基に従員データを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、フローを起動させたい特定のメールアドレスや件名などの条件を任意で設定してください。
- テキスト抽出のオペレーションでは、受信するメールのフォーマットに応じて、どの部分から何の情報を抽出するかを自由に設定できます。
- オフィスステーションへの登録アクションでは、抽出したデータをオフィスステーションのどの項目にマッピングするかを任意で設定可能です。
- SmartHRへの更新アクションでも同様に、抽出した情報をSmartHRのどの従業員情報の項目に反映させるかを自由に設定できます。
■注意事項
- オフィスステーション、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
オフィスステーションでの社会保険情報更新を自動化することで、これまでGoogle スプレッドシートを見ながら手作業で行っていた転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げます。
これにより、人事労務担当者は面倒な定型業務から解放され、従業員サポートや制度設計といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：更新が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：行の更新以外のきっかけで連携できますか？
A：
はい、「行の追加」もトリガーとして設定できます。
ステップ3で、以下のように「変更」から選択してください。
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも連携できますか？
A：
はい、可能です。
一例ですが、Yoomには人事労務ツールを使った以下のようなテンプレートもあるのでぜひご活用ください。
クラウドサインで雇用契約が完了したらオフィスステーションに登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した雇用契約の内容を、オフィスステーションに従業員情報として手作業で転記していませんか？
この作業は、入力ミスや登録漏れのリスクが伴うだけでなく、人事労務担当者の負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約完了をトリガーに、オフィスステーションへの従業員登録が自動化され、入社手続きに伴う煩雑な作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとオフィスステーションを利用し、入社手続きを手作業で行っている方
- 従業員情報の二重入力や転記ミスを防止し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的な入社手続きを自動化することでコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの契約締結後、オフィスステーションへの従業員情報登録が自動で実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとオフィスステーションをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」と「書類の添付ファイルを取得」の各アクションを設定します。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得した契約書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「雇用契約書」など特定の文言が書類名に含まれている場合のみ処理を進める、といった条件を任意で設定・追加できます。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約書から読み取りたい従業員の氏名や住所など、抽出する項目を任意で設定できます。
- 「従業員台帳の登録」では、前段のアクションで取得した氏名や住所などの情報を、登録する各項目に変数として設定できます。
■注意事項
- クラウドサインとオフィスステーションをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションとオフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
SmartHRで従業員が登録されたらオフィスステーションにも登録する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社に伴い、SmartHRに情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ内容を手入力していませんか？
この単純な繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでオフィスステーションへの情報登録が自動で完了し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとオフィスステーション間の情報連携を手作業で行っている人事労務担当者の方
- 従業員情報の二重入力をなくし、チームの業務効率を改善したいと考えている方
- 人事労務関連の定型業務を自動化し、DXを推進したいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員を登録するだけでオフィスステーションにも自動で情報が同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を活用して従業員を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRと連携する際は、お使いの環境に応じたサブドメインを正しく設定してください。
- オフィスステーションに従業員を登録するオペレーションでは、各項目にSmartHRから取得した対応する情報を紐付けてください。
■注意事項
- SmartHR、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのレコードが更新されたらオフィスステーションに連携する
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■概要
kintoneでレコードが更新されたら、更新されたレコード情報をオフィスステーションに自動的に連携するフローボットです。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、kintoneの情報とオフィスステーションの情報を同期したり、1度の入力でkintoneとオフィスステーション両方に情報を格納することが可能です。
下記のフローボットと合わせて連携することで、kintoneに登録されたレコードを自動的にオフィスステーションに登録することも可能です。
kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する
https://lp.yoom.fun/fb_templates/75032
■注意事項
・kintone、オフィスステーションそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneの該当のアプリにYoomのWebhookURLを登録してご利用ください。
・オフィスステーションはYoomのチームプラン、サクセスプランでのみ連携が可能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
