【ノーコードで実現】Pipedriveの個人情報を自動で更新する方法

「Pipedriveに登録された顧客情報、気づいたら古くなっていて営業活動に支障が出た…」
「新しい担当者の情報を手作業で更新するのが手間で、つい後回しにしてしまう…」
このように、CRMツールであるPipedrive上の個人情報の管理や更新作業に課題を感じていませんか？
もし、Pipedriveに新しい人物情報が追加された際に、不足している情報を担当者に自動で確認依頼し、その回答をもとにPipedriveの情報を自動で更新する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
最新かつ正確な顧客情報を維持し、より効果的な営業活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはPipedriveの個人情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Pipedriveで人物が追加されたら、不足情報を担当者に確認し更新する

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Pipedriveの個人情報更新フローを作ってみよう

それではここから、Pipedriveに人物が追加された際に、不足している情報を担当者に確認依頼し、その回答をもとにPipedriveの情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Pipedrive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Pipedriveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Pipedriveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Pipedriveで人物が追加されたら、不足情報を担当者に確認し更新する

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ステップ1：Pipedriveのマイアプリ連携

ここでは、YoomとPipedriveを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Pipedriveで人物が追加されたら、不足情報を担当者に確認し更新する

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テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。

ステップ3：Pipedriveのトリガー設定

ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「人物が追加されたら」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するPipedriveのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されます。
「WebhookURLを登録」を、押してください。

WebhookURLの登録に成功したら「次へ」をクリックしましょう。

次に、トリガーとなるイベント『人物を追加する』を実行しましょう。
作成する内容は、架空の情報（「山田テスト」や「テスト太郎」など）でOKです。
なお、今回は【電話番号】が未登録の場合を想定しテストを行います。

作成が完了したらYoomに戻り「テスト」を押して下さい。

テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！

ステップ4：分岐の処理設定

電話番号が未登録の場合にのみ、処理を進めるよう分岐条件を指定していきます。
「分岐する」を、クリックしてください。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

分岐対象の取得した値は、
オペレーション：「人物が追加されたら」
取得した値：「phone」
になっていることを確認してください。

分岐条件を指定していきます。
今回は電話番号が空の場合にのみ処理を分岐させるため、下記画像のように設定しました。
なお、用途によって様々な分岐設定が可能です。
詳しくは以下ページを、参考にしてください。

• 「分岐」の設定方法

最後に「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：担当者へ対応依頼する設定

不足している情報を担当者に確認依頼する設定を行います。
「担当者へ対応を依頼する」を、クリックしてください。

「担当者」は、プルダウンから選択できます。
担当者が決まっている場合は、「特定の担当者を指定」がおすすめです。
外部の方に依頼したい場合は「メールアドレスで担当者を指定(外部ユーザー指定可)」を選択することもできます。

「対応を依頼する内容の詳細」は、取得した値を引用し入力できます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。

入力フォームは、担当者が対応時に情報を入力できるように設定します。
今回は電話番号を入力できるよう、以下のように設定しました。
完了したら「次へ」進みます。

取得した値に、テストで使用する電話番号を入力してみましょう。
こちらも架空の情報でOKです。
入力できたら「完了」を押してください。

ステップ6：Pipedriveの人物情報を更新する設定

担当者の返答を基に、人物情報を更新する設定を行います。
「人物情報を更新」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するPipedriveのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。

「person_id」は、取得した値を引用し設定してください。

「phone」は、取得した値から『担当者へ対応を依頼する』アクションで取得した電話番号を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押して下さい。

テストに成功すると、以下の画面が表示されます。

また、実際に人物情報が更新されるので、Pipedriveを確認してみましょう。

確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。

以上がPipedriveに人物が追加された際に、不足している情報を担当者に確認依頼し、その回答をもとにPipedriveの情報を自動で更新するフローの連携手順になります

PipedriveのAPIを使ったその他の自動化例

PipedriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Pipedriveを使った自動化例

Zendeskで新しい特定のチケットが作成された際にPipedriveで取引を自動追加したり、YouCanBookMeで予定が登録されたらPipedriveにリードを登録したりすることが可能です。また、Pipedriveで取引が追加されたタイミングでNotionやGoogle スプレッドシートへ情報を自動で転記するなど、CRMを軸としたデータの蓄積や連携を効率化できます。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、Pipedriveに転送する

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■概要

Pipedriveでの案件管理と並行して、Google Driveで関連書類を保管する際、手作業でのファイル転送に手間を感じていませんか？
手動でのファイル添付は時間がかかるだけでなく、添付漏れや更新の遅延といったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、Pipedriveの該当情報へ自動でファイルが転送されるため、こうした課題を円滑に解決し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

PipedriveとGoogle Drive間を手作業で操作し、ファイル転記に手間を感じている営業担当者の方
Google Driveに保管したファイルをPipedriveへ自動で紐付け、案件管理を効率化したいマネージャーの方
ファイル管理のルールを徹底し、手作業によるヒューマンエラーの発生を防止したい情報システム部門の方

■注意事項
・Google Drive、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Jotformで回答が送信されたら、AIで分析してPipedriveにリードを登録する

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■概要
Jotformで収集した問い合わせやリード情報を、手作業でPipedriveに転記する作業に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、JotformとPipedriveを連携させ、フォームの回答内容をAIで分析した上でPipedriveへリード情報を自動で登録することが可能です。手作業による転記作業から解放され、営業活動の初動をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方
・JotformとPipedriveを連携させ、リード獲得から管理までのプロセスを効率化したいと考えている方
・Jotformで得た回答内容の分析とPipedriveへのデータ入力を手作業で行っているマーケティング・営業担当者の方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、営業活動の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方

■注意事項
・Jotform、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581

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Googleフォームが送信されたらPipedriveにリードを登録する

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Googleフォームが送信されたらPipedriveにリードを登録するフローです。

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Pipedriveで人物が追加されたら、ActiveCampaignにコンタクトを作成する

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■概要
Pipedriveで管理している顧客情報を、マーケティング施策のためにActiveCampaignへ手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、PipedriveとActiveCampaignの連携を自動化し、Pipedriveに新しい人物が追加されると、自動でActiveCampaignにコンタト情報が作成されるため、データ入力の手間を省き、業務を効率化できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・PipedriveとActiveCampaignの両方を利用し、手作業でのデータ連携に手間を感じている方
・営業部門とマーケティング部門のSaaS連携を自動化し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
・Pipedriveへの顧客情報登録からActiveCampaignでのアプローチまでを迅速に行いたい方

■注意事項
・Pipedrive、ActiveCampaignのそれぞれとYoomを連携してください。

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Pipedriveで取引が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
Pipedriveで管理している取引情報を、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Pipedriveに新しい取引が追加されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、PipedriveのAPI連携により、これらの定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・PipedriveとGoogle スプレッドシートを併用し、データの二重入力に手間を感じている方
・Pipedriveのデータを基にした営業リストや進捗管理表を手作業で更新している方
・PipedriveのAPIを活用した連携に興味はあるものの、専門知識がなく実現できていない方

■注意事項
・Pipedrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Pipedriveで取引が追加されたら、Notionデータベースに追加する

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■概要
Pipedriveで管理している取引情報を、別途Notionのデータベースにも手作業で入力していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Pipedriveに新しい取引が追加されると、関連する人物や組織の情報とあわせてNotionへ自動でレコードが追加されます。PipedriveとNotionの連携を自動化し、データ管理を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・PipedriveとNotionを併用し、取引情報を手作業で転記している方
・PipedriveとNotionのデータ連携を自動化して、営業活動を効率化したい方
・手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Pipedrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

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YouCanBookMeで予定が登録されたら、Pipedriveにリードを登録する

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YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Pipedriveにリードを登録するフローです。

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Tallyフォームの回答を元にPipedriveに取引を作成する

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■概要
「Tallyフォームの回答を元にPipedriveに取引を作成する」ワークフローは、Tallyフォームで収集されたデータを自動的にPipedriveに取引として登録します。
これにより、営業プロセスにおけるデータ入力の手間を軽減し、効率的かつ正確な情報管理を実現する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyフォームを使用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・Pipedriveで取引管理を行っており、手動入力に時間がかかっている方
・データ連携の自動化を通じて業務効率を向上させたい中小企業の経営者の方
・正確なデータ管理を重視し、ヒューマンエラーを減らしたい方
・Yoomを活用して既存の業務ワークフローを強化したい方
・営業チームがより重要な活動に集中できる環境を整えたい方

■注意事項
・Tally、PipedriveとYoomを連携してください。

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Trelloでカードが指定のリストへ移動されたら、Pipedriveでリードを作成する

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■概要
Trelloで管理しているタスクや案件情報を、営業管理のためにPipedriveへ手動で入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストへ移動されるだけで、Pipedriveへのリード作成が自動で完了するため、PipedriveとTrelloの連携をスムーズに実現し、営業活動の初動を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloからPipedriveへの情報転記を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者の方
・PipedriveとTrelloを連携させ、タスク管理からリード管理までをシームレスに繋げたい方
・手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、営業プロセスの標準化を図りたいマネージャーの方

■注意事項
・Trello、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Zendeskで新しい特定のチケットが作成されたら、Pipedriveで取引を追加する

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■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせの中から、営業案件につながるものを手作業でPipedriveに転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとPipedriveの連携が自動化され、特定のチケット作成をトリガーにPipedriveへ取引を自動で追加できるようになるため、こうした課題を解消し、営業機会の損失を防ぎながらスムーズな顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで受けた問い合わせをPipedriveで管理しており、手入力に手間を感じている方
・ZendeskとPipedriveの連携を自動化し、営業プロセスの効率化を図りたいと考えている方
・顧客対応のスピードを向上させ、営業機会の損失を防ぎたいセールスやサポートチームの方

■注意事項
・Pipedrive、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Pipedriveの個人情報更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の確認や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は最新で正確な顧客情報に基づいてアプローチでき、情報管理に費やしていた時間をコア業務である商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問

Q：担当者が依頼を放置した場合のリマインド機能はありますか？

A：

あります。
「担当者へ対応を依頼する」アクションで入力フォームの下にある「詳細設定」を押すと、リマインド機能の設定ができます。
なお、リマインドは最大5回まで通知可能です。