「日々の業務でGoogle スプレッドシートを手作業で更新するのが大変…」 「複数の情報源からGoogle スプレッドシートにデータを集約する際に、入力ミスや更新漏れが心配…」 このように、Google スプレッドシートのデータ管理に関する悩みや課題を感じていませんか?
もし、他のSaaSアプリケーションのデータ変更や、メールの受信、あるいは別のスプレッドシートへの追加情報をトリガーとして、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できる仕組み があれば、これらの手作業による負担から解放され、より戦略的な業務に時間を使えるようになります!
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと効率的に進めましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのレコードを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する
試してみる
■概要 「Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する」ワークフローは、指定したGoogle スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、自動的に別のシートのレコードを更新する業務プロセスを構築します。 これにより、複数のシート間での情報整合性を保ちつつ、手動でのデータ更新作業を削減することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートを利用してデータを管理し、複数のシートを効率的に連携させたい方 ・データの更新を手動で行うのが煩雑で効率化したい企業担当者 ・複数のシート間で情報の同期を行い、業務の一貫性を保ちたいチームリーダー ・手動でのデータ入力やレコード更新作業を削減したいIT担当者 ・複数シート間の更新作業を自動化し、業務フローをシンプルにしたい方 ■注意事項 ・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートを更新する自動化テンプレート
日常的に利用する様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報の更新作業を自動化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。 手作業でのデータ入力や転記に伴う時間的コストやヒューマンエラーのリスクを削減し、常に最新かつ正確な情報をGoogle スプレッドシートで管理できるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
データベースサービスの情報をもとにGoogle スプレッドシートを更新する
Google スプレッドシート自身の別シートや行の追加、あるいは他のデータベースサービスの情報変更を検知して、指定したGoogle スプレッドシートのレコードを自動で更新できます。 データの整合性を保ちながら、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、常に最新の情報を維持することが可能です!
Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
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■概要 「Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」ワークフローは、データ入力時の文字形式統一を自動化する業務ワークフローです。 Google スプレッドシートで新しいデータが追加されるたびに、全角カタカナが自動的に半角に変換されます。 これにより、データの一貫性を保ちつつ、手作業による文字変換の手間を省くことができます。 また、YoomのAPI連携やRPA機能を活用することで、業務効率が大幅に向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートでカタカナデータを頻繁に入力・管理している方 ・データ入力時の全角カタカナと半角カタカナの混在に困っている方 ・手作業での文字変換に時間を取られている業務担当者 ・データの一貫性と正確性を重視するチームリーダー ・業務プロセスの自動化を検討している経営者 ■注意事項 ・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する
試してみる
■概要 「Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する」ワークフローは、指定したGoogle スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、自動的に別のシートのレコードを更新する業務プロセスを構築します。 これにより、複数のシート間での情報整合性を保ちつつ、手動でのデータ更新作業を削減することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートを利用してデータを管理し、複数のシートを効率的に連携させたい方 ・データの更新を手動で行うのが煩雑で効率化したい企業担当者 ・複数のシート間で情報の同期を行い、業務の一貫性を保ちたいチームリーダー ・手動でのデータ入力やレコード更新作業を削減したいIT担当者 ・複数シート間の更新作業を自動化し、業務フローをシンプルにしたい方 ■注意事項 ・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
チャットツールのメッセージ内容でGoogle スプレッドシートを更新する
SlackやDiscordなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追記・更新できます。 チャットでのコミュニケーションから生まれる重要な情報を手動で転記する手間を省き、リアルタイムでの情報共有やタスク管理の効率化が実現できます!
Slackから指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要 「Slackから指定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、Slackでの特定メッセージをトリガーにしてGoogle スプレッドシートを自動的に更新する業務ワークフローです。 これにより、手動でのデータ入力を減らし、情報の一元管理を実現します。 日々のコミュニケーションから必要なデータをスムーズにスプレッドシートに反映させることで、業務効率が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Slackを日常的に活用しており、特定のメッセージをデータとして管理したい方 ・Google スプレッドシートを用いてチームの情報を共有・更新している管理者の方 ・手動でのデータ入力に時間を取られているプロジェクトリーダーやチームメンバー ・情報の一元化とスムーズな更新を求める中小企業の経営者 ・業務の自動化を通じて効率化を図りたいIT担当者や業務改善担当者 ■注意事項 ・Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Discordから特定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要 「Discordから特定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、コミュニケーションとデータ管理をシームレスにつなげる業務ワークフローです。 Discord上で指定したキーワードを含むメッセージが投稿されると、自動的にGoogle スプレッドシートにデータが追加されます。 これにより、手動でのデータ入力を省略し、スムーズでのデータ集約が可能となります。 チームの効率的な情報管理をサポートします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・DiscordとGoogle スプレッドシートを活用して、データの自動更新を実現したい方 ・チームのコミュニケーションから直接データを集約し、効率的なデータ管理を目指している管理者 ・手動でのデータ入力に時間を取られ、業務の自動化による効率化を検討しているビジネスオーナー ・スムーズでのデータ更新を必要としているプロジェクトマネージャー ・データの一元管理を通じて業務プロセスを最適化したい企業のIT担当者 ■注意事項 ・Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
メールの受信情報でGoogle スプレッドシートを更新する
GmailやOutlookなどのメールツールで特定の条件(キーワードや送信者など)に合致するメールを受信した際に、メール本文や添付ファイルの情報を抽出し、Google スプレッドシートに自動的に記録・更新できます。 問い合わせ内容の集計や顧客リストの作成、プロジェクト進捗のトラッキングなどを効率化し、メールの見落としや転記ミスによる機会損失を防ぎます!
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要 「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、メール管理とデータ集計を自動化する業務ワークフローです。 Outlookで特定の件名のメールを受信するたびに、Google スプレッドシートの情報が自動的に更新されます。 情報の整理がスムーズに行え、業務の効率化が期待できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Outlookで受信するメールの管理に時間を取られているビジネスパーソン ・メールの内容をGoogle スプレッドシートに手動で入力している担当者 ・データ集計や情報整理を自動化して、業務効率を向上させたいチームリーダー ・情報の自動更新により、正確なデータ管理を目指している経営者 ■注意事項 ・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
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■概要 「Gmailに特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、メールの管理とデータ集計を効率化する業務ワークフローです。 このワークフローを活用すれば、指定したキーワードが含まれるGmailのメッセージを自動的に検出し、関連情報をGoogle スプレッドシートにスムーズに反映させることが可能です。 これにより、メールの管理がスムーズになり、データの一元化が実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Gmailでのメール管理に手間を感じている方 ・Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化したい方 ・業務プロセスの自動化を検討しているビジネスパーソン ・チームでの情報共有をスムーズに進めたいリーダー ・ITツールの活用に積極的な企業の担当者 ■注意事項 ・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシート間でデータを更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、あるGoogle スプレッドシートにデータが追加された際に、その情報を基に別のGoogle スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新する フローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Google スプレッドシートのトリガー設定と情報更新オペレーションの設定
フローを有効化し、自動で更新されるか確認
Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する
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■概要 「Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する」ワークフローは、指定したGoogle スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、自動的に別のシートのレコードを更新する業務プロセスを構築します。 これにより、複数のシート間での情報整合性を保ちつつ、手動でのデータ更新作業を削減することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートを利用してデータを管理し、複数のシートを効率的に連携させたい方 ・データの更新を手動で行うのが煩雑で効率化したい企業担当者 ・複数のシート間で情報の同期を行い、業務の一貫性を保ちたいチームリーダー ・手動でのデータ入力やレコード更新作業を削減したいIT担当者 ・複数シート間の更新作業を自動化し、業務フローをシンプルにしたい方 ■注意事項 ・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!Google スプレッドシートの登録方法はここで紹介されています。
これで、Google スプレッドシートの登録が完了しました!
ステップ2:テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます! 簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。 Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する
試してみる
■概要 「Google スプレッドシートにデータが追加されたら、別シートのレコードを更新する」ワークフローは、指定したGoogle スプレッドシートに新しいデータが追加されるたびに、自動的に別のシートのレコードを更新する業務プロセスを構築します。 これにより、複数のシート間での情報整合性を保ちつつ、手動でのデータ更新作業を削減することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートを利用してデータを管理し、複数のシートを効率的に連携させたい方 ・データの更新を手動で行うのが煩雑で効率化したい企業担当者 ・複数のシート間で情報の同期を行い、業務の一貫性を保ちたいチームリーダー ・手動でのデータ入力やレコード更新作業を削減したいIT担当者 ・複数シート間の更新作業を自動化し、業務フローをシンプルにしたい方 ■注意事項 ・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3:トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定
1.記念すべき最初の設定です! まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移しますので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。 タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。 トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。 「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの具体的な設定をしていきましょう。 まだ、Google スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。 今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成したので、こちらのGoogle スプレッドシートをトリガーとして設定していきたいと思います! また、Google スプレッドシートを作成する際は、項目だけでなく下記赤枠のように項目の内容も入力しましょう。 項目内容も入力することで、この後のテスト操作がスムーズに行えます!
作成時に不明点が出てきた場合には、以下のページの内容も参考にしながら設定してみてくださいね!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。 下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
トリガーの起動間隔:ご利用プラン によって異なるため注意が必要です。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択しましょう。
スプレッドシートID:入力欄をクリックすると、下図のような候補が表示されます。先ほど作成したGoogle スプレッドシートを選択してください。
シートID:スプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックして対象のシート名を選択しましょう。
テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり):Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
一意の値が入った列:入力欄下の注釈を参考に、重複しない列を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。 テストが成功すると、下記の『取得した値』が表示されます。 Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
取得した値は後続オペレーションの設定時に変数として引用できます。
取得した値とは?
もしも、エラーが発生する場合には、以下のページに該当するものがないか一度確認してみてください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4:アクションとなるGoogle スプレッドシートの設定
1.次は、Google スプレッドシートの別のシートにレコードを更新するための設定を行います。 まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、更新先のGoogle スプレッドシートを具体的に設定します。 前のステップで設定したGoogle スプレッドシートとは別のシートを更新します。まだ、別のシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。 今回は、下記のGoogle スプレッドシートのレコードを更新していきたいと思います。 項目2に「3000円」と入力されていますので、このレコードを前のステップで設定した項目2の「5000円」に更新するようなイメージで設定していきます!
Google スプレッドシートの準備が出来たら、Yoom画面に戻りましょう。 タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。 実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを更新する」のままで大丈夫です。
次にページを下に進み、「データベースの連携」欄を入力しましょう。
スプレッドシートID:入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されます。対象のGoogle スプレッドシートを選択してください。
スプレッドシートのタブ名:スプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックして対象のシート名を選択してください。
テーブル範囲:レコードを更新したいテーブルを指定したい場合は入力しましょう。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。 入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.次に、先ほど設定したGoogle スプレッドシートのどのレコードを更新するか具体的に設定していきます。 「更新したいレコードの条件」には、レコードの更新条件を設定します。 入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。 今回は、更新先シートの項目1に「テスト商品」という言葉が入力されていたら、レコードを更新するよう設定しました。 条件の追加や変更が可能なので、お好みでカスタマイズしましょう!
「更新後のレコードの値」には、更新するレコードの内容を設定します。 レコードを更新したい入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。 前のステップで『取得した値』を活用し、お好きなようにカスタマイズしてください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。 テストが成功すると、Google スプレッドシートのレコードが更新されているはずなので確認してみましょう! 下記赤枠のように、設定した通りのレコード内容で更新されていればOKです! 最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5:トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした!これですべての設定が完了です。 設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。 これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートに関連するその他の自動化事例
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したレコードの自動更新以外にも様々な業務に応用できます。 ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらStripeに顧客情報を登録する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらStripeに顧客情報を登録するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する
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■概要 Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか? このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方 ・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
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■概要 「Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する」業務ワークフローは、Google スプレッドシートに新しいデータが追加された際に、自動的にDeepSeekを用いてその内容を要約します。これにより、データの整理や分析が効率化され、日々の業務がスムーズに進行します。YoomのAPI連携やAI技術を活用し、手動での要約作業を不要にすることで、時間と労力を大幅に削減できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Google スプレッドシートとDeepSeekを活用してデータ管理を効率化したい方 ・大量のデータを手動で要約する作業に時間を取られているビジネスパーソン ・AIを活用して業務ワークフローの自動化を進めたいと考える企業の担当者 ・データの要約作業におけるエラーを減らしたい方 ・Yoomを既に導入しており、さらにその機能を最大限に活用したい方 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、DeepSeekのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
Meta広告(Facebook)でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要 Meta広告(Facebook)でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Meta広告(Facebook)の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方 ・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方 ・Meta広告(Facebook)から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方 ・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方 ■注意事項 ・Meta広告(Facebook)、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Meta広告(Facebook)の「リード情報が作成されたら」というトリガーで指定の設問の回答内容を漏れなく取得する方法は下記を参照してください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/10329385
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
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Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
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Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
定期的にYouTubeチャンネルの動画一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要 YouTubeチャンネルの動画リストを定期的に作成する際、手作業でのコピー&ペーストに手間を感じていませんか。また、自動化を試みたいものの、YouTube Data APIの取得方法が複雑で、実行に移せていないケースもあるかもしれません。このワークフローを活用することで、専門的な知識がなくても、指定したYouTubeチャンネルの動画一覧を定期的に取得し、Google スプレッドシートへ自動で追加することが可能になり、コンテンツ管理や分析業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・YouTubeチャンネルの動画リストを手作業で作成し、管理しているマーケティング担当者の方 ・YouTube Data APIの利用方法がわからず、情報収集の自動化を諦めていた方 ・競合チャンネルの動画投稿を定期的にトラッキングし、コンテンツ分析に活用したいと考えている方 ■注意事項 ・YouTube Data API、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
まとめ
Google スプレッドシートの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や複数シート間での情報同期にかかる手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを効果的に低減させることができます。 これにより、常に正確で最新の情報に基づいた意思決定が可能となり、データの集計や分析といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。 もしGoogle スプレッドシートの運用効率化やデータ管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!