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「日々の業務でGoogle スプレッドシートを手作業で更新するのが大変…」
「複数の情報源からGoogle スプレッドシートにデータを集約する際に、入力ミスや更新漏れが心配…」
このように、Google スプレッドシートのデータ管理に関する悩みや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">他のSaaSアプリケーションのデータ変更や、メールの受信、あるいは別のスプレッドシートへの追加情報をトリガーとして、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できる仕組み</span>があれば、これらの手作業による負担から解放され、より戦略的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのレコードを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に利用する様々なツールとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報の更新作業を自動化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
手作業でのデータ入力や転記に伴う時間的コストやヒューマンエラーのリスクを削減し、常に最新かつ正確な情報をGoogle スプレッドシートで管理できるようになるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシート自身の別シートや行の追加、あるいは他のデータベースサービスの情報変更を検知して、指定したGoogle スプレッドシートのレコードを自動で更新できます。</span>
データの整合性を保ちながら、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、常に最新の情報を維持することが可能です！
<span class="mark-yellow">SlackやDiscordなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが送信された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追記・更新できます。</span>
チャットでのコミュニケーションから生まれる重要な情報を手動で転記する手間を省き、リアルタイムでの情報共有やタスク管理の効率化が実現できます！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールで特定の条件（キーワードや送信者など）に合致するメールを受信した際に、メール本文や添付ファイルの情報を抽出し、Google スプレッドシートに自動的に記録・更新できます。</span>
問い合わせ内容の集計や顧客リストの作成、プロジェクト進捗のトラッキングなどを効率化し、メールの見落としや転記ミスによる機会損失を防ぎます！
それではここから代表的な例として、あるGoogle スプレッドシートにデータが追加された際に、その情報を基に別のGoogle スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移しますので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの具体的な設定をしていきましょう。
まだ、Google スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成したので、こちらのGoogle スプレッドシートをトリガーとして設定していきたいと思います!
また、Google スプレッドシートを作成する際は、項目だけでなく下記赤枠のように項目の内容も入力しましょう。
項目内容も入力することで、この後のテスト操作がスムーズに行えます!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、Google スプレッドシートの別のシートにレコードを更新するための設定を行います。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、更新先のGoogle スプレッドシートを具体的に設定します。
前のステップで設定したGoogle スプレッドシートとは別のシートを更新します。まだ、別のシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートのレコードを更新していきたいと思います。
項目2に「3000円」と入力されていますので、このレコードを前のステップで設定した項目2の「5000円」に更新するようなイメージで設定していきます!
Google スプレッドシートの準備が出来たら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを更新する」のままで大丈夫です。
次にページを下に進み、「データベースの連携」欄を入力しましょう。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.次に、先ほど設定したGoogle スプレッドシートのどのレコードを更新するか具体的に設定していきます。
「更新したいレコードの条件」には、レコードの更新条件を設定します。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
今回は、更新先シートの項目1に「テスト商品」という言葉が入力されていたら、レコードを更新するよう設定しました。
条件の追加や変更が可能なので、お好みでカスタマイズしましょう!
「更新後のレコードの値」には、更新するレコードの内容を設定します。
レコードを更新したい入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。
前のステップで取得した値を活用し、お好きなようにカスタマイズしてください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートのレコードが更新されているはずなので確認してみましょう!
下記赤枠のように、設定した通りのレコード内容で更新されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したレコードの自動更新以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートの更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や複数シート間での情報同期にかかる手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを効果的に低減させることができます。</span>
これにより、常に正確で最新の情報に基づいた意思決定が可能となり、データの集計や分析といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートの運用効率化やデータ管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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