「Cognito Formsで受け付けた問い合わせ内容を、手作業でドキュメントにまとめるのに時間がかかる…」
「エントリーがあるたびに手動でレポートを作成するのは面倒で、他の業務に集中できない…」
このように、オンラインフォームで受け付けた情報の処理やドキュメント化に、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、Cognito Formsに新しいエントリーがあった際に、その内容を元にGoogleドキュメントを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCognito Formsで受け付けたエントリー情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、新しいGoogleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Cognito Formsで新しいエントリーがあるたびに、その内容を手動でドキュメントに転記する作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちではないでしょうか。Cognito Formsの情報を利用してドキュメントを作成する際、個別のエントリー内容を手動で反映させるのは非効率です。
このワークフローを活用すれば、Cognito FormsへのエントリーをきっかけにGoogleドキュメントの作成が自動化され、フォームの回答データをそのままドキュメントへ反映できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito Formsで集めたアンケート結果などを手動でドキュメントに転記している方
- エントリー内容をもとにした報告書などのドキュメント作成業務を効率化したい方
- Cognito FormsとGoogleドキュメントを連携させ、書類作成業務の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへのエントリーからドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントのタイトルや追加するテキストは、前段で取得した値の変数や固定のテキストを使用して自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Cognito Forms、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
それではここから代表的な例として、Cognito Formsに新しいエントリーがあった際に、その内容を元にGoogleドキュメントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Cognito Forms／Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Cognito FormsとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Cognito Formsのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、新しいGoogleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Cognito Formsで新しいエントリーがあるたびに、その内容を手動でドキュメントに転記する作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちではないでしょうか。Cognito Formsの情報を利用してドキュメントを作成する際、個別のエントリー内容を手動で反映させるのは非効率です。
このワークフローを活用すれば、Cognito FormsへのエントリーをきっかけにGoogleドキュメントの作成が自動化され、フォームの回答データをそのままドキュメントへ反映できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito Formsで集めたアンケート結果などを手動でドキュメントに転記している方
- エントリー内容をもとにした報告書などのドキュメント作成業務を効率化したい方
- Cognito FormsとGoogleドキュメントを連携させ、書類作成業務の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへのエントリーからドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントのタイトルや追加するテキストは、前段で取得した値の変数や固定のテキストを使用して自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Cognito Forms、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
ステップ1：Cognito FormsとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleドキュメントの連携は下記をご参照ください。
Cognito Formsの連携
検索欄にCognito Formsと記入して、表示されたアイコンをクリックしましょう。
任意のアカウント名とAPI Keyを記入して、「追加」ボタンをクリックします。
下記のような表示が出たら、連携は成功です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、新しいGoogleドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Cognito Formsで新しいエントリーがあるたびに、その内容を手動でドキュメントに転記する作業は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちではないでしょうか。Cognito Formsの情報を利用してドキュメントを作成する際、個別のエントリー内容を手動で反映させるのは非効率です。
このワークフローを活用すれば、Cognito FormsへのエントリーをきっかけにGoogleドキュメントの作成が自動化され、フォームの回答データをそのままドキュメントへ反映できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito Formsで集めたアンケート結果などを手動でドキュメントに転記している方
- エントリー内容をもとにした報告書などのドキュメント作成業務を効率化したい方
- Cognito FormsとGoogleドキュメントを連携させ、書類作成業務の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへのエントリーからドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントのタイトルや追加するテキストは、前段で取得した値の変数や固定のテキストを使用して自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Cognito Forms、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Cognito Formsのトリガー設定
トリガー設定を行います。1つ目の赤枠をクリックしてください。
アクションは「New Entry」のままで、アカウントが連携されていることが確認できたら、「次へ」をクリックして進んでください。
Webhookを登録しましょう！赤枠をクリックしてURLをコピーしたら、注意事項にしたがってCognito Forms上でWebhookを登録します。
フォームを作成します。今回は以下のようなフォームを使用しました。
先ほどコピーしたWebhookURLを、作成したフォームのSettings欄から「Post JSON Data to a Website」を選択し、「Submit Entry Endpoint」の欄に貼り付けます。
