Boxに日々保存される請求書や契約書、申込書といった書類。その中の情報を一つひとつ手作業でコピーして別のシステムに入力したり、関係者に共有したり…そんな作業に多くの時間を費やしていませんか？
特に、画像形式のファイルやスキャンされたPDFだと、テキストのコピー＆ペーストすらできず、すべて手入力が必要になることも…。これでは手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりますよね。
このような時にOCR（光学的文字認識）を使えば、画像内の文字をテキストデータに変換できますが、「専門的なツールや知識が必要そう…」「設定が複雑なのでは？」と感じませんか？
そこでこの記事では、プログラミングの知識は不要で、お使いのBoxとOCR機能を簡単に連携させ、抽出したテキストデータを様々なツールへ自動で流し込む方法をご紹介します！
日々の定型業務をサッと自動化して、もっと重要な業務に集中するためのヒントがきっと見つかるでしょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとOCRを連携するためのテンプレートが用意されています。面倒な設定は不要で、すぐに自動化を試すことができますよ！
以下のバナーをクリックして、BoxとOCR連携による業務効率化をぜひ体験してみてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとOCRを組み合わせた様々な自動化例
Yoomでは、Boxにファイルがアップロードされたのをきっかけに、OCR機能でファイル内の文字を自動で読み取り、その結果をチャットツールやメール、データベース、ドキュメント管理ツールなど、普段活用しているアプリケーションに連携する「業務自動化テンプレート」を用意しています！
これらのテンプレートを活用すれば、手作業でのデータ入力や転記作業から解放され、業務のスピードがアップするかもしれません。
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Box内のファイルをOCRで読み取り、チャットツールに自動通知する
Boxに特定のファイルが追加されたら、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報をDiscordやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動で通知します。
例えば、Boxにアップロードされた請求書の情報を経理担当者のチャンネルに即時通知したり、申込書の情報を営業チームに共有したりするのに便利で、関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや対応遅れを防ぐことにつながります！
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに関係者へ通知する業務は、手間がかかる上に共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、指定したMicrosoft Teamsのチャネルに通知するため、確認漏れや共有遅れといった課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを使い、手作業でのファイル共有に非効率を感じている方
- 請求書などの書類をBoxで管理しており、関係者への共有を自動化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや共有遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業での確認や共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での対応が不要になるため、重要書類の確認漏れや関係者への共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガーは、Google DriveやDropboxなど他のオンラインストレージアプリに変更しても、同様のワークフローを構築することが可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、会社名など、取得したい情報に応じて任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先となるチームIDやチャネルIDを、共有したい宛先に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Box内のファイルをOCRで読み取り、メールで自動送信する
Boxに契約書や報告書などのファイルが追加されると、OCRで内容を読み取り、そのテキストデータを含むメールをGmailやOutlookから自動で送信。これにより、上司への報告メールや、関連部署への情報共有メールの作成・送信の手間を削減できます。
定型的なメール送信業務を自動化することで、コミュニケーションコストの削減にも効果的かもしれません！
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル、手動で確認してメールで共有していませんか？
こうした定型的な作業は手間がかかる上に、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、その結果をGmailで送信するため、一連の確認・共有業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Boxで受け取る書類の内容確認や情報共有を手作業で行っている管理部門の方
- ・BoxとGmailを日常的に利用しており、ファイル連携を効率化したいと考えている方
- ・OCRを活用して紙やPDFの情報をデータ化し、業務プロセスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Boxへのファイル追加を起点に、OCRでの読取りとGmailでの通知が自動で完結するため、手作業での確認やメール作成の時間を短縮できます。
- ・手作業によるファイルの確認漏れや、抽出したテキストの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 3.続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します。
- 4.次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 5.最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のオンラインストレージアプリに変更しても、同様のワークフローを作成できます。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい項目を任意で設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名や本文の内容、送信先のメールアドレスは、ご自身の業務に合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Outlookで送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や発注書の内容を確認し、手動でOutlookのメールに情報を転記して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
このような定型的ながらも重要な業務は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、Outlookからメールを送信するため、手作業による業務負担や入力ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管した書類の内容を、手作業でOutlookメールに転記し共有している方
- 書類の目視確認や手入力による作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- BoxとOutlookを連携させ、反復業務を自動化してコア業務に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加を起点にOCRでの読取り、Outlookでのメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能がファイルの内容を自動で読み取りメール本文に反映させるため、手入力による転記ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めたメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxといった他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出項目を任意で設定してください。
- Outlookから送信するメールの宛先や件名、本文の内容は、OCRで読み取った情報を含めて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Box内のファイルをOCRで読み取り、データベースやドキュメントツールに自動で記録する
Boxに保存されたアンケート結果や名刺などの画像ファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートの特定の行に追記したり、Notionのデータベースに新しいアイテムとして追加したりします。
手作業でのデータ入力や転記に伴うミスをなくし、正確な情報をデータベースに蓄積しやすくなるため、データの集計や分析、管理の手間を軽減し、情報の一元管理をサポートしてくれるはずです！
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類、その内容を目で確認してGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローは、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで受け取った請求書や申込書などの内容を手作業で転記している方
- 書類のデータ化と管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
- 定型的な転記作業の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているBoxは、Google DriveやDropboxなど、Yoomが連携している他のクラウドストレージアプリに変更することも可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、日付など、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへのデータ追加時には、スプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
- Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
- OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
- 業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
- 手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取るフローを作ってみよう
それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は例として、「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」フローの作成手順を簡単にご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう！
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- BoxとDiscordをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガー設定とDiscordのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：BoxとDiscordをマイアプリ連携
BoxとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Boxにファイルを追加しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを追加しました。
※ファイルの中身は、以下画像の通りです。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。
次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
3.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Discordを検索てください。
次の画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう！
※Discordの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
マイアプリにBoxとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックして進みましょう。
ステップ3：Boxのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」を選択し、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックして進みます！
4.次の画面で、「テスト」を実行し、「保存する」を選択して次の設定に行きましょう。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックして次に進みましょう！
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、この機会に気になる機能を試してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせる、というのがポイントです。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細設定を行います！
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
なお、デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、ファイルから抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しています。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして進みましょう！
ステップ6：Discordの設定
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してくださいね。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにDiscordに通知されます！
ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
BoxやOCRを活用したその他の自動化例
Yoomでは他にも、BoxやOCRを活用した業務を自動化するテンプレートを提供しています。
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
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■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRを使った便利な自動化例
フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
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■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取ったファイルをもとに、手作業でCanvaのフォルダを作成している方
- ファイル内の情報を手動で転記する際の入力ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたい方
- Canvaでのデザインアセット管理を自動化し、クリエイティブ業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーに、OCRでの文字抽出からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル内容の確認や転記が不要になるため、情報の入力間違いやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルを添付できる項目を追加します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名にはOCRで読み取ったテキスト情報などを活用します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、添付ファイル以外にテキストボックスやチェックボックスなど、業務に必要な項目を自由に設定できます。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定のキーワードや正規表現を用いて、必要な情報だけを抽出するよう設定が可能です。
- Canvaでフォルダを作成する際に、特定の親フォルダ内に作成するようIDを設定できます。また、フォルダ名はOCRで抽出した情報や固定テキストを組み合わせて自由に命名できます。
■注意事項
- CanvaとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
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■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方
- OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方
- コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。
- 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。
- Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット（HTMLやMarkdownなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Boxに保存されたファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータを様々なツールへ自動連携する方法について解説しました！
請求書や契約書、申込書などの書類に含まれる情報を手作業で転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも伴いますよね。
そのような時にYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、BoxとOCR、そして普段活用しているチャットツールやメール、データベースなどを簡単に連携させ、これらの定型業務を自動化することが可能です！
今回ご紹介したテンプレートを使えば、複雑な設定は不要で、すぐに自動化の効果を体験できます。
「Box内のファイルを手作業で処理している」「OCRをもっと手軽に活用したい！」と感じている方は、ぜひこの機会にYoomのテンプレートを試してみてはいかがでしょうか！
