「HubSpotに登録したコンタクト情報を、営業管理のためにSalesforceへ手入力している…」
「MAツールとSFAツールで顧客情報が二重管理になっていて、更新作業がとにかく面倒…」
このように、複数のツール間で顧客情報を手作業で転記する業務に、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、HubSpotに新しいコンタクトが追加された際に、その情報を自動でSalesforceのリードとして登録したり、他のツールに素早く連携したりできる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されます。
本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、コア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入に手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に業務の自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotのデータを他のツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotの新規コンタクトをSalesforceのリードとして登録する
試してみる
■概要
HubSpotをCRMとして利用する際、基本的な使い方としてコンタクトを管理する中で、Salesforceへ手動で情報を転記する作業に手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でSalesforceにリードとして情報が登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを防ぎ、効率的な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのCRMとしての使い方を工夫し、Salesforceとの連携を効率化したいと考えている営業担当者の方
- HubSpotで獲得したコンタクト情報を、手作業でSalesforceに転記しているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaS間でのデータ入力作業を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると自動でSalesforceにリード登録されるため、データ転記の手間を省くことができ、コア業務に集中する時間を確保できます
- 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、HubSpotで取得したコンタクト情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのレコード追加オペレーションでは、登録する項目を自由にカスタマイズできます。HubSpotから取得した会社名や担当者名、メールアドレスといった情報を、Salesforceの対応する項目にそれぞれ設定してください
- 特定の項目には、固定のテキストや数値を入力することも可能です。例えば、リードソースの項目に「HubSpot」と固定値を設定しておくことで、リードの流入元を明確に管理できます
■注意事項
- HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
HubSpotとSalesforceを連携するフローを作ってみよう
それではここから、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、Salesforceにリード情報として自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとSalesforceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とSalesforceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotの新規コンタクトをSalesforceのリードとして登録する
試してみる
■概要
HubSpotをCRMとして利用する際、基本的な使い方としてコンタクトを管理する中で、Salesforceへ手動で情報を転記する作業に手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でSalesforceにリードとして情報が登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを防ぎ、効率的な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのCRMとしての使い方を工夫し、Salesforceとの連携を効率化したいと考えている営業担当者の方
- HubSpotで獲得したコンタクト情報を、手作業でSalesforceに転記しているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaS間でのデータ入力作業を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると自動でSalesforceにリード登録されるため、データ転記の手間を省くことができ、コア業務に集中する時間を確保できます
- 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、HubSpotで取得したコンタクト情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのレコード追加オペレーションでは、登録する項目を自由にカスタマイズできます。HubSpotから取得した会社名や担当者名、メールアドレスといった情報を、Salesforceの対応する項目にそれぞれ設定してください
- 特定の項目には、固定のテキストや数値を入力することも可能です。例えば、リードソースの項目に「HubSpot」と固定値を設定しておくことで、リードの流入元を明確に管理できます
■注意事項
- HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
ステップ1：HubSpotとSalesforceをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Salesforceのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HubSpotの新規コンタクトをSalesforceのリードとして登録する
試してみる
■概要
HubSpotをCRMとして利用する際、基本的な使い方としてコンタクトを管理する中で、Salesforceへ手動で情報を転記する作業に手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成されると、自動でSalesforceにリードとして情報が登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを防ぎ、効率的な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのCRMとしての使い方を工夫し、Salesforceとの連携を効率化したいと考えている営業担当者の方
- HubSpotで獲得したコンタクト情報を、手作業でSalesforceに転記しているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaS間でのデータ入力作業を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると自動でSalesforceにリード登録されるため、データ転記の手間を省くことができ、コア業務に集中する時間を確保できます
- 手作業による情報の転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、HubSpotで取得したコンタクト情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのレコード追加オペレーションでは、登録する項目を自由にカスタマイズできます。HubSpotから取得した会社名や担当者名、メールアドレスといった情報を、Salesforceの対応する項目にそれぞれ設定してください
- 特定の項目には、固定のテキストや数値を入力することも可能です。例えば、リードソースの項目に「HubSpot」と固定値を設定しておくことで、リードの流入元を明確に管理できます
■注意事項
- HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHubSpotのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にコンタクトを作成する必要があるので、HubSpotで実行してみましょう。
作成する内容は、架空の情報（「山田テスト」や「テスト会社」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
- ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
最後に「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
コンタクトの情報が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：Salesforceのアクション設定
取得した情報を基に、リード情報を自動登録する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するSalesforceのアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
データベースの連携を行います。
「マイドメインURL」は、注釈を確認し入力してください。
▼参考：私のドメインから取得
「オブジェクトのAPI参照名」も、注釈を確認し入力しましょう。
Salesforceのオブジェクトマネージャーから取得するか、候補からも選択可能です。
▼参考：オブジェクトマネージャーから取得
▼参考：候補から設定
全ての設定が完了したら「次へ」進んでください。
追加するレコードの値を設定します。
連携したい項目に、前のステップで「取得した値」を引用して設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
注意点として、値を設定する際はSalesforceの入力形式に合わせて入力するようにしましょう。
例えば、Salesforceの入力形式が選択式や英語入力のみとなっている場合、選択肢にない値や設定と違う言語で入力するとエラーとなるのでご注意ください。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にリードが作成されるので、Salesforceを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、Salesforceにリード情報として自動で登録するフローの連携手順になります！
HubSpotのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
HubSpotで取引が指定のステージに更新された際にGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートで自動的に請求書を発行したり、成約時にCanvaでジョブを作成してデザインのダウンロードリンクを送信したりできます。また、新規コンタクトが作成された際にAIでウェルカムメールを作成して送信したり、期限間近の見積もりをSlackで通知するなど、CRMを起点とした営業・マーケティング活動のあらゆるプロセスを自動化することが可能です。さらに、kintoneやfreee人事労務といった外部ツールとのデータ同期もスムーズに行えます。
HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する
試してみる
■概要
HubSpotで案件が受注確実となった後、手作業で請求書を発行するプロセスに手間を感じていませんか？
手作業による請求書作成は、転記ミスや対応漏れのリスクが伴い、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用することで、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書の自動発行が可能になり、一連の請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの取引ステージ更新後の請求書作成を手作業で行っている営業担当者の方
- Google スプレッドシートを請求書の雛形として利用し、請求業務の自動化を検討している方
- 手作業による請求書発行での入力ミスや対応漏れを防ぎたい経理・バックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると自動で請求書が発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 取引情報が自動で転記されることで、金額の入力間違いや宛名の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書に必要な情報を集めます
- 最後に、オペレーションで「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を元に請求書を発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で指定してください
- HubSpotの各情報取得アクションでは、対象となる取引IDや会社IDなどを、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として設定できます
- 書類発行のオペレーションでは、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、取引情報などを反映させたいセルを任意に設定してください
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
HubSpotで取引が成立したら、Canvaでダウンロードリンクを取得して通知する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した後に、顧客へ送付する関連資料のダウンロードリンクを、Canvaから自動で取得してメール送付する作業に手間を感じていませんか？資料の探し出しやファイル共有のプロセスは、意外と時間を要するものです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をトリガーとして、あらかじめCanvaで用意しておいた関連デザインのダウンロードリンクを自動で取得し、社内担当者へメールで送付します。手動での資料送付作業を自動化することで、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの取引成立後、Canvaでの資料のダウンロードリンク取得や送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 資料の共有プロセスを効率化したいと考えているマーケティングチームの方
- Canvaの自動化に関心があり、顧客への情報提供を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引更新を起点にCanvaからデザインの共有可能なダウンロードリンクを取得し、メール送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます
- 手動での資料探しや送付時に起こりうる、資料の探し出し漏れや送付ミスといったヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、CanvaとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインを検索」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索されたデザイン情報から特定のデザイン情報を抽出します
- 次に、オペレーションでCanvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションを設定します
- 続けて、Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、作成されたデザインのリンクを取得します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Canvaから取得したダウンロードリンクをメールで送付する際、宛先や本文は前段で取得した情報を使って自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方
- Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方
- 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。
- 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
- HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方
- 手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
- HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるため、都度リストを作成し手動で配信する手間を省き、時間を有効活用できます。
- HubSpotから直接コンタクト情報を取得するため、宛先リストのコピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「複数のコンタクトを検索」アクションで配信対象のコンタクト情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したコンタクト宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、メールを配信したい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- HubSpotでコンタクトを検索する際に、特定の条件（プロパティ、リストなど）で対象者を絞り込むための検索フィルタを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
■概要
HubSpot上で取引が成約した後の、請求書発行や送付といった一連の業務を手作業で行っていませんか。 特に請求番号の採番や管理には手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、JUST.DBでの請求番号の自動採番から、請求書の作成、メール送付までを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとJUST.DBを連携させ、請求番号の採番を自動化したいと考えている方
- 手作業による請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 請求管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると、JUST.DBでの自動採番や請求書の送付までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求番号の二重採番や転記ミス、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、JUST.DB、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」を設定し、請求番号を自動で採番します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションの「メールを送る」で、作成した請求書を添付し、取引先の担当者へ自動でメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたい取引のパイプラインやステージを任意で設定できます。
- JUST.DBでレコードを挿入するアクションを設定する際に、採番した請求番号を格納するテーブルを任意で設定してください。
- メールを送るオペレーションでは、送付先の宛先（To, CC, BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpotとJUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたら、Perplexityでウェルカムメールを作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたび、手作業でウェルカムメールを作成・送信するのは手間のかかる業務です。このワークフローは、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Perplexityが最適なメール文面を自動で生成し、送信までを完結させます。Perplexityを活用した自動化によって、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用し、新規コンタクトへの手動メール送信を効率化したいと考えている方
- Perplexityを用いた自動化で、顧客対応の質とスピードを向上させたい方
- 定型的なメール作成業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録をトリガーにメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのメール作成や送信で発生しがちな、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、PerplexityとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションでウェルカムメールの文面を作成するよう設定します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文として送信するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Perplexityでテキストを生成するオペレーションでは、目的に応じて任意のモデル名を設定することが可能です。例えば、最新の情報を反映させたい場合や、より創造的な文章を生成したい場合など、用途に合わせて最適なモデルを選択してください
■注意事項
- HubSpot、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Webflowでフォームが送信されたら、HubSpotでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Webflowのフォームから問い合わせや資料請求があった際、その情報をHubSpotに手作業で登録していませんか？この定型業務は入力漏れや対応の遅延に繋がるだけでなく、本来注力すべきコア業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Webflowでフォームが送信されたら自動でHubSpotにコンタクトを作成することが可能になり、手作業によるデータ転記の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webflowのフォーム情報をHubSpotへ手入力しており、作業を効率化したい方
- フォームからのリード情報を迅速にHubSpotへ反映させたいマーケティング担当者の方
- データの転記ミスを防ぎ、顧客情報管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Webflowのフォーム送信をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクト情報が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WebflowとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWebflowを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Webflowから取得したフォームの情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Webflowのトリガー設定では、自動化の対象としたいサイトのIDを任意で設定してください。
- HubSpotの「コンタクトの作成」オペレーションでは、Webflowのフォームから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、各項目に適切にマッピングして設定を行なってください。
■注意事項
freee人事労務で従業員が登録されたら、HubSpotにもユーザーを作成する
試してみる
■概要
従業員が入社するたびに、freee人事労務への登録と並行して、HubSpotにも手作業でユーザー情報を登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけで、HubSpotのユーザー作成を自動で行うことができます。二重入力の手間をなくし、人事と関連部門間の情報連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とHubSpotを併用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている方
- HubSpotのユーザー作成を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
- 人事・労務と営業・マーケティング部門間の情報連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務への登録をトリガーにHubSpotのユーザーが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定します
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「ユーザーを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにユーザーを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee人事労務のトリガー設定時に、Yoomで生成されたWebhook URLをfreee人事労務側に登録してください
- HubSpotでユーザーを作成する際に、freee人事労務から取得した従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を、HubSpotの任意のフィールドに自由にマッピングして設定できます
■注意事項
- freee人事労務、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが更新されたら、HubSpotのチケットを更新する
試してみる
■概要
kintoneとHubSpotを併用する中で、案件の進捗や顧客情報の更新を手作業で両方のアプリに反映させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新された際に、関連するHubSpotのチケットを自動更新する仕組みを構築できます。手作業による更新作業をなくし、HubSpotのチケット情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpot間のデータ転記作業に手間を感じている方
- HubSpotのチケットを自動更新し、顧客対応の精度を高めたい方
- 手作業によるデータ更新ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード更新と同時にHubSpotのチケットが自動で更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ反映の時間を削減できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを更新」アクションを設定し、取得した情報をもとに該当チケットの情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、更新を検知したい特定のアプリやレコードに対してWebhook URLを設定してください
- HubSpotのチケットを更新するオペレーションでは、kintoneから取得した情報を利用して、更新対象のチケットIDや任意のフィールドを設定できます
■注意事項
- kintone、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する
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■概要
HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方
- チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方
- 手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でHubSpot内の見積もりを検索して通知するため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。
- 手動での確認作業による見落としや、更新対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日午前9時」など、定期実行したいスケジュールを設定します。
- オペレーションでHubSpotを選択し、「見積もりを検索する」アクションで有効期限が近いものを抽出する条件を設定します
- 次に、オペレーションで「テキスト生成機能」を設定し、取得したデータを整形し、通知文を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した通知文を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで設定されているSlackへの通知は、投稿先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム全体のチャンネルを指定して情報共有を促したり、マネージャーのダイレクトメッセージに通知して個別確認を依頼するなど、運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
HubSpotとSalesforceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング部門と営業部門間でのスムーズな情報共有が実現し、リードへの迅速なアプローチが可能になるため、商談化率の向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携する項目は自由に選べますか？
A：
はい、自由に選択できます。
姓名や会社名などの基本情報はもちろん、従業員数や評価といった項目、さらにカスタム項目も連携可能です。
用途に応じて、連携したい項目を柔軟に設定できます。
Q：特定の条件で連携を制御できますか？
A：
可能です！
「新しいコンタクトが作成されたら」トリガーの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、条件に合致したデータのみを連携対象にできます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
