Outlookに新しい予定が登録されるたびに、手動でタスク管理ツールやデータベースに情報を転記する作業に追われていませんか？
この繰り返し行われる作業は、地味に時間がかかるだけでなく入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴うため、気が抜けない業務の一つですよね。
もし、 Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたことをきっかけにして、関連情報を自動で他のツールに連携できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになることで、業務全体の生産性向上に期待できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookのイベント情報を他のツールへ連携する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Outlookカレンダーにイベントが登録されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
OutlookカレンダーとNotionを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その詳細情報をNotionデータベースに自動で追加する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化を取り入れることで、手作業による転記の手間やミスを削減し、効率的な情報管理の実現をサポートします。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Notion
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとNotionのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とNotionのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
《参考》基本的なフローボットの作成方法
Outlookカレンダーにイベントが登録されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
ステップ1：OutlookとNotionのマイアプリ登録
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
Outlook
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
【注意事項】
「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
《参考》Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Notion
こちらも同様に解説ナビがあるので、確認しながらマイアプリ登録を進めていきましょう。
【注意事項】
マイアプリ登録を行う前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、再度マイアプリ登録を行い、改めてデータベースを連携する必要があるため、ご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！
さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。
＊Tips＊テンプレートのコピー手順
- 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
- Yoomのアカウントにログイン
※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！ - コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択
Outlookカレンダーにイベントが登録されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
まずは、Outlookのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
＊Tips＊コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーし、「あとで設定しよう！」と思い一度画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった…といったケースもありますよね！
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Outlookカレンダーにイベントが登録されたら、Notionにレコードを追加する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、フローが起動するように設定していきますよ！
設定項目1つ目の「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するOutlookアカウントと、トリガーの検知対象となるアクションを選択していきましょう。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されています。
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、該当のアカウントを連携してくださいね！
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「カレンダーにイベントが登録されたら」であることを確認しましょう。
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここではフローの起動間隔や、検知対象となるOutlookカレンダーのユーザーを指定していきますよ！
1.トリガーの起動間隔
プルダウンメニューより、5分・10分・15分・30分・60分の間隔の中からお好みで選択できます。
タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なりますので、その点はご注意ください。
2.ユーザーID
入力欄をクリックして表示される候補から、フローと紐付ける該当のユーザーを選択しましょう。
※候補は連携済みのOutlookアカウントに紐づいて表示されています。
設定が完了したら、動作確認のためにテストを行います。
「ユーザーID」に設定したユーザーのカレンダーに、テスト用のイベントを登録してください。
登録したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録したイベントの情報が「取得した値」に追加されるので、内容を確認しましょう。
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
《参考》テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
テストが成功し、取得した値が正しく追加されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！
ステップ4：Notionのレコード追加設定
あっという間に最後のステップです！
ステップ3で検知したイベントの情報を、Notionに追加する設定をしていきます。
(1/3)設定項目の選択
設定項目2つ目の「レコードを追加する」をクリックしてください。
(2/3)データベースの連携
まずはステップ3同様に、連携アカウントと実行するアクションの設定内容を確認しましょう。
確認後、データベースの連携設定に進みます。
データベースの連携
「データベースID」欄をクリックすると、Yoomと連携しているNotionアカウントに紐づいた候補が表示されます。
候補の中からイベント情報を追加する該当のページを選択するか、入力欄下の注釈を参考にし、NotionのURLから値を確認して入力してくださいね！
▼Notion URL内のデータベースID 該当箇所▼
(3/3)データベースの操作の詳細設定
最後に、先ほどデータベース連携を行なったページ内にある各項目に、どの値を追加するかを指定していきます。
「追加するレコードの値」に表示されている各項目に、「取得した値」や「日付」を活用して、適切な値をそれぞれ設定していきましょう！
たとえば「作成日」には、「日付」タブから「今日」を設定します。
「カレンダーURL」には、「取得した値」の「カレンダーにイベントが登録されたら」内にある、「URL」を設定しましょう。
同じ要領でその他の項目にも、適切な値を設定してみてくださいね！
【Tips】
「追加するレコードの値」の各項目は、データベースの連携設定時に連携したNotionのページに紐づいて表示されています。
項目を修正したい場合はNotion側を修正し、再度連携するようにしてください。
また、「取得した値」を使わずに直接値を入力した場合は”固定値”となり、フローが起動する度に同じ値が繰り返しNotionに追加されてしまうため、ご注意ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、データ連携が正常に行われるかを確認しましょう。
「テスト成功」と表示されると、先ほど「追加するレコードの値」の各項目に設定したそれぞれの値がNotionに追加されているはずなので、確認してみてくださいね！
正しくデータ連携が行われていることを確認したら「完了」を押し、設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
ここまで設定お疲れ様でした！
これで今回のフローの設定はすべて完了になります。
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。
「フローを実際に動かすのは、あとでがいいな！」という場合もあるでしょう。
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてご利用ください。
以上が「Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その詳細情報をNotionデータベースに自動で追加する」フローの設定手順でした！
Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、受信した書類や添付ファイルを自動で読み取り・保管し、関係者へ通知することで対応漏れを防ぐことができます。
さらに、アポイント登録から会議作成、案内送信まで自動化できるため、日常業務の手作業削減と対応スピード向上を実現できるでしょう。
Acuity Schedulingでアポイントが登録されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
Acuity Schedulingで新しいアポイントが登録されるたびに、手動でOutlookカレンダーに予定を反映させる作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。Acuity SchedulingのAPIを活用した連携を自社で開発するには専門知識が求められ、ハードルが高いと感じる方も少なくありません。このワークフローを活用すれば、アポイントの登録をきっかけにOutlookカレンダーへ自動でイベントが作成されるため、こうした日程調整に関する業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Acuity SchedulingとOutlookをご利用で、手作業での情報転記をなくしたいと考えている方
・Acuity SchedulingのAPI活用を含め、日程調整業務の自動化を検討しているご担当者の方
・営業や採用活動などでダブルブッキングなどのミスを防ぎ、円滑に業務を進行したい方
■注意事項
・Acuity Scheduling、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
試してみる
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
Zoho CRMで特定条件の見込み顧客が作成されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している見込み客情報について、重要な顧客が登録された際にOutlookを立ち上げて手動で関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れにつながる可能性もあります。このワークフローは、Zoho CRMに特定の条件を満たす見込み客が作成されると、自動でOutlookに通知が届く仕組みを構築するものであり、こうした情報共有の課題を解決し、迅速な営業活動を後押しします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとOutlookを日常的に利用し、両ツール間の情報共有を手作業で行っている方
・Zoho CRMに登録された重要見込み客へのアプローチを迅速化したい営業担当者やマネージャーの方
・顧客管理とコミュニケーションのプロセスを自動化し、営業活動の効率化を推進したい方
■注意事項
・Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Brevoでコンタクトが新たに作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Brevoで管理しているコンタクトリストに新しい情報が追加されるたび、関係者に手動で通知を送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、BrevoとOutlookを連携させることで、コンタクトが新規作成された際に指定の宛先へ自動でメール通知を送信し、こうした定型業務を効率化します。手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、迅速な情報共有を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Brevoで管理するコンタクト情報を、Outlookを使い手動でチームに共有している方
・BrevoとOutlook間の連携を自動化し、顧客対応の初動を迅速化したいと考えている方
・マーケティング活動で獲得したリードの通知プロセスを自動化したいと考えている方
■注意事項
・Brevo、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する」フローは、ファイル管理とコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
新しいファイルがOneDriveにアップロードされるたびに、関連するチームメンバーに即座に通知を送ることで、情報共有の遅れや見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに頻繁にファイルを追加し、Outlookでの通知を自動化したい方
・チームメンバーとの情報共有を効率的に行いたいプロジェクトマネージャー
・手動での通知作業に時間を取られ、業務効率化を図りたいビジネスパーソン
・OutlookとOneDriveの連携を活用して、コミュニケーションを円滑にしたいIT担当者
■注意事項
・OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Slackに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が効率化します。
自動で通知されるため、通知漏れのリスクも軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してスケジュール管理を行っている方
・カレンダーに登録された予定をスピーディに把握したい方
・社内コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Outlookの予定をチーム全体で共有する必要がある方
・予定の登録や変更を迅速にチームメンバーに伝えたい方
・手動で通知を行う手間から解放されたい方
■注意事項
・OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでタスクが作成されたら、Asanaでタスクを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受け取った依頼を、別途Asanaへ手作業で入力し直していませんか？こうしたタスク管理の二度手間は、時間がかかるだけでなく入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでタスクを作成するだけで、自動でAsanaにもタスクが追加される仕組みを構築します。AsanaとOutlookの連携を自動化することで、タスク管理の効率を高め、より重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
・メールを起点としたタスクをAsanaで管理しており、入力漏れを防ぎたい方
・AsanaとOutlookの連携を通じて、チーム全体のタスク管理を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする
試してみる
■概要
「Outlookでファイル付きメールを受信したらBoxにアップロードする」フローは、メール管理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受信し、その中から必要な添付ファイルを手動で保存するのは時間と労力がかかります。
特に、複数のプラットフォームを利用している場合、ファイルの整理が煩雑になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Outlookで設定した条件に合致するメールの添付ファイルが自動的にBoxに保存され、ファイル管理がスムーズに行えるようになります。
これにより、重要なデータの見落としや整理ミスを防ぎ、業務効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、メールの添付ファイル管理に時間を取られている方
・Boxを活用してファイルを一元管理したいが、手動でのアップロードが煩雑だと感じている方
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者やチームリーダーの方
・メールで受け取る重要な資料を確実に保存し、チーム内で共有したいビジネスプロフェッショナルの方
・繁忙期などでメールの処理が増加し、効率化が求められている企業の経営者や管理職の方
■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでメールを受信したら、HunterでLeadを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した問い合わせや見込み客からのメール情報を、一つひとつ手作業で顧客管理ツールに登録していませんか。
この作業は時間がかかる上に、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、メール本文からAIが情報を自動で抽出し、Hunterへリードとして登録する一連の流れを自動化し、リード管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するリード情報を手動でHunterに入力している営業担当者の方
・OutlookとHunterを連携させ、リード獲得から管理までのプロセスを自動化したい方
・メールからの転記作業をなくし、コア業務である顧客対応に集中したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
いかがでしたか？
Outlook上で管理しているイベントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議情報やアポイントの転記作業から解放され、ヒューマンエラーの心配も低減できるでしょう。
これにより、チーム内での情報共有が迅速かつ正確になり、より重要な業務に集中できる環境整備をサポートします。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば直感的な操作のみで実現できるので、プログラミングの知識は一切不要です。
「自動化するって、難しそう…」「プログラミングとか分からないし…」といった方でも、簡単に自動化を導入できるのは魅力ですよね！
また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は広がります。
自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
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よくあるご質問
Q：特定の条件を満たすイベントだけを連携できますか？
A：
はい、可能です。たとえば「タイトルに”定例”というキーワードが含まれる場合」など条件を絞って連携したい場合は、「分岐する」オペレーションを活用ください。
「分岐する」オペレーションを入れることで、指定する条件に一致するデータに絞って連携できるようになりますよ！
【注意事項】
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっており、フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
また、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：Notion以外のツールはどんなものと連携できますか？
A：
Notion以外にも、 Google スプレッドシートやMicrosoft Excel、kintoneなど、Yoomを使って連携可能なアプリであれば連携できます。
Yoomには連携可能なアプリが多数にあり、さまざまなアクションをきっかけにデータの自動連携を実現できるのは魅力ですよね！
連携できるアプリの詳細は、【連携アプリ一覧】をご確認ください。
Q：もし連携処理失敗したらどうなりますか？
A：
連携処理が失敗してエラーになると、Yoomのアカウントを登録する際に設定したメールアドレスに通知が届きます。
通知の内容にはエラーになっているオペレーションなどが記載されているので、エラーの発生箇所を確認し、ヘルプページを参考にしながら対応しましょう。
ヘルプページで解決できない場合は、サポート窓口を利用することもできますので、適宜ご活用ください。
また、エラーの通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できるので、必要に応じて設定してみてくださいね！
《参考》Slack・Chatworkへの通知設定
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