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Outlookに新しい予定が登録されるたびに、手動でタスク管理ツールやデータベースに情報を転記する作業に追われていませんか？
この繰り返し行われる作業は、地味に時間がかかるだけでなく入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴うため、気が抜けない業務の一つですよね。
もし、 Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されたことをきっかけにして、関連情報を自動で他のツールに連携できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになることで、業務全体の生産性向上に期待できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはOutlookのイベント情報を他のツールへ連携する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録された際に、その詳細情報をNotionデータベースに自動で追加する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化を取り入れることで、手作業による転記の手間やミスを削減し、効率的な情報管理の実現をサポートします。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Notion
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
【注意事項】
「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
《参考》Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
こちらも同様に解説ナビがあるので、確認しながらマイアプリ登録を進めていきましょう。
【注意事項】
マイアプリ登録を行う前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、再度マイアプリ登録を行い、改めてデータベースを連携する必要があるため、ご注意ください。
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！
さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。
＊Tips＊テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
まずは、Outlookのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
＊Tips＊コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーし、「あとで設定しよう！」と思い一度画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった…といったケースもありますよね！
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Outlookカレンダーにイベントが登録されたら、Notionにレコードを追加する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、フローが起動するように設定していきますよ！
設定項目1つ目の「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するOutlookアカウントと、トリガーの検知対象となるアクションを選択していきましょう。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されています。
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、該当のアカウントを連携してくださいね！
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「カレンダーにイベントが登録されたら」であることを確認しましょう。
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここではフローの起動間隔や、検知対象となるOutlookカレンダーのユーザーを指定していきますよ！
1.トリガーの起動間隔
プルダウンメニューより、5分・10分・15分・30分・60分の間隔の中からお好みで選択できます。
タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なりますので、その点はご注意ください。
2.ユーザーID
入力欄をクリックして表示される候補から、フローと紐付ける該当のユーザーを選択しましょう。
※候補は連携済みのOutlookアカウントに紐づいて表示されています。
設定が完了したら、動作確認のためにテストを行います。
「ユーザーID」に設定したユーザーのカレンダーに、テスト用のイベントを登録してください。
登録したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録したイベントの情報が「取得した値」に追加されるので、内容を確認しましょう。
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
