Outlookでメールを受信したら、Hunterでリードを作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせや見込み客からのメール情報を、一つひとつ手作業で顧客管理ツールに登録していませんか？この作業は時間がかかる上に、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、メール本文からAIが情報を自動で抽出し、Hunterへリードとして登録する一連の流れを自動化し、リード管理の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するリード情報を手動でHunterに入力している営業担当者の方
• OutlookとHunterを連携させ、リード獲得から管理までのプロセスを自動化したい方
• メールからの転記作業をなくし、コア業務である顧客対応に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、自動でHunterにリードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます
• AIがメール本文から情報を抽出して登録するため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHunterをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションで受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでHunterの「リードを作成する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングして登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象にしたい場合、任意のフォルダIDを設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、Outlookで受信したメール本文から、氏名や会社名、連絡先など抽出したい項目を任意で設定できます
• Hunterにリードを作成する際、前段のAI機能で取得した情報を引用し、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定してください

■ 注意事項

• OutlookとHunterのそれぞれをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。