Acuity Schedulingでアポイントが登録されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する

■概要

Acuity Schedulingで新しいアポイントが登録されるたびに、手動でOutlookカレンダーに予定を反映させる作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。Acuity SchedulingのAPIを活用した連携を自社で開発するには専門知識が求められ、ハードルが高いと感じる方も少なくありません。このワークフローを活用すれば、アポイントの登録をきっかけにOutlookカレンダーへ自動でイベントが作成されるため、こうした日程調整に関する業務をスムーズに進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Acuity SchedulingとOutlookをご利用で、手作業での情報転記をなくしたいと考えている方
• Acuity SchedulingのAPI活用を含め、日程調整業務の自動化を検討しているご担当者の方
• 営業や採用活動などでダブルブッキングなどのミスを防ぎ、円滑に業務を進行したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Acuity Schedulingへのアポイント登録を起点に、自動でOutlookへイベントが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記がなくなることで、日時の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Acuity SchedulingとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAcuity Schedulingの「アポイント情報の取得」アクションを設定し、登録されたアポイントの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報からイベント登録に必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてイベントを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Acuity Schedulingのアポイント情報から、イベント登録に必要な日時や参加者情報などを任意の形式で抽出することが可能です。
• Outlookへのイベント登録アクションでは、タイトルや本文、場所といった項目に、前段のアクションで取得した情報を変数として埋め込むことで、動的なイベント内容を自由に作成できます。

■注意事項

• Acuity Scheduling、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。