「Notionのユーザーが増えてきて、誰がどのワークスペースにアクセスできるのか把握するのが大変…」 Notionに登録されているユーザーの一覧を定期的に自動で取得し、管理用のシートなどに記録できる仕組み があれば、こうした面倒な棚卸し作業やセキュリティチェックの手間から解放され、より安全で効率的な情報管理体制を構築することに集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ YoomにはNotionのユーザー情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にNotionのユーザーリストをGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
Notionのユーザーが増えるたびに、アクセス権の棚卸しなどでユーザー一覧を手動で管理するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にNotionのユーザー一覧を取得し、Google スプレッドシートに記録することが可能です。手作業による情報収集の手間を省き、常に最新のユーザー情報を一元管理できるため、管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionのユーザー管理を手作業で行っており、一覧取得の作業を自動化したいと考えている方 アクセス権の棚卸しなどで、Notionの正確なユーザーリストを定期的に確認したい管理者の方 Google スプレッドシートを活用して、Notionのユーザー情報を一元的に管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
これまで手作業で行っていたNotionのユーザー一覧取得と転記作業が自動化され、管理業務にかかる時間を削減できます 定期的に情報が更新されるため、Google スプレッドシートで常に最新のユーザー情報を一元的に管理でき、棚卸しなどの作業が効率化されます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動する任意の周期を設定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を削除する」アクションを設定し、既存のリストをクリアします 次に、Notionの「ユーザーのリストを取得」アクションで、Notion内の全ユーザー情報を取得します 最後に、「同じ処理を繰り返す」の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を1件ずつシートに追記します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、日次や週次など、ユーザー一覧を取得したい任意の周期を設定してください Google スプレッドシートの各アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください ■注意事項
Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
定期的にNotionのユーザーリストを取得するフローを作ってみよう それではここから、定期的なスケジュールをトリガーにNotionのユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するフロー を解説していきます！登録フォーム Notion Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
NotionとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
スケジュールトリガーの設定と各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にNotionのユーザーリストをGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
Notionのユーザーが増えるたびに、アクセス権の棚卸しなどでユーザー一覧を手動で管理するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にNotionのユーザー一覧を取得し、Google スプレッドシートに記録することが可能です。手作業による情報収集の手間を省き、常に最新のユーザー情報を一元管理できるため、管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionのユーザー管理を手作業で行っており、一覧取得の作業を自動化したいと考えている方 アクセス権の棚卸しなどで、Notionの正確なユーザーリストを定期的に確認したい管理者の方 Google スプレッドシートを活用して、Notionのユーザー情報を一元的に管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
これまで手作業で行っていたNotionのユーザー一覧取得と転記作業が自動化され、管理業務にかかる時間を削減できます 定期的に情報が更新されるため、Google スプレッドシートで常に最新のユーザー情報を一元的に管理でき、棚卸しなどの作業が効率化されます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動する任意の周期を設定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を削除する」アクションを設定し、既存のリストをクリアします 次に、Notionの「ユーザーのリストを取得」アクションで、Notion内の全ユーザー情報を取得します 最後に、「同じ処理を繰り返す」の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を1件ずつシートに追記します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、日次や週次など、ユーザー一覧を取得したい任意の周期を設定してください Google スプレッドシートの各アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください ■注意事項
Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
ステップ1：NotionとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携する ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Notionのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
定期的にNotionのユーザーリストをGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
Notionのユーザーが増えるたびに、アクセス権の棚卸しなどでユーザー一覧を手動で管理するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にNotionのユーザー一覧を取得し、Google スプレッドシートに記録することが可能です。手作業による情報収集の手間を省き、常に最新のユーザー情報を一元管理できるため、管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionのユーザー管理を手作業で行っており、一覧取得の作業を自動化したいと考えている方 アクセス権の棚卸しなどで、Notionの正確なユーザーリストを定期的に確認したい管理者の方 Google スプレッドシートを活用して、Notionのユーザー情報を一元的に管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
これまで手作業で行っていたNotionのユーザー一覧取得と転記作業が自動化され、管理業務にかかる時間を削減できます 定期的に情報が更新されるため、Google スプレッドシートで常に最新のユーザー情報を一元的に管理でき、棚卸しなどの作業が効率化されます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動する任意の周期を設定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を削除する」アクションを設定し、既存のリストをクリアします 次に、Notionの「ユーザーのリストを取得」アクションで、Notion内の全ユーザー情報を取得します 最後に、「同じ処理を繰り返す」の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を1件ずつシートに追記します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、日次や週次など、ユーザー一覧を取得したい任意の周期を設定してください Google スプレッドシートの各アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください ■注意事項
Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定 ここからはフローボットの設定を進めていきます。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法
ステップ4：Google スプレッドシートの値を削除する設定 既存で入力してある値を削除する設定を行います。
作成が完了したら設定を進めていきます。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、ユーザーリストを選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせ削除対象の範囲 を直接入力してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に値が削除されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ5：Notionのユーザーリストを取得する設定 「ユーザーのリストを取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
「ページネーション」は、注釈と注意事項を確認し入力してください。
なお、設定しない場合は、最初のページのユーザーリストを取得します。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値にユーザーリストが表示されます。取得した値
ステップ6：繰り返し対象の設定 取得したユーザーの数だけループ処理を行って、レコードに追加するよう設定していきます。
※「同じ処理を繰り返す」
繰り返し対象の取得した値を設定します。
『＋取得した値を追加』で項目を増やす事も可能です。
ステップ7：レコードに自動追加する設定 取得したユーザー情報をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
再度、連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、ステップ4と同様のシートを設定しましょう。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値は、取得した値から【ループ変数】を引用しそれぞれ設定しましょう。
『日付』から設定することもできます。
必要に応じて活用してみてください。
全ての設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了 これですべての設定が完了です。
以上が、定期的なスケジュールをトリガーにNotionのユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するフロー の連携手順になります！
NotionのAPIを使ったその他の自動化例 NotionのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Notionを使った自動化例 Notionを起点に情報を集約・共有するフローを構築することで、管理業務のスピードが劇的に向上します。例えば、指定した日時にNotionから契約更新リストを取得してGoogle Chatへ通知したり、毎日期限間近のタスクを抽出してChatworkへ一括通知することが可能です。また、Notionへの新規タスク追加に合わせてTickTickへ登録したり、Notionのレコード追加をトリガーにAirtableへ情報を同期することもできます。さらに、freee人事労務での従業員登録やフォーム回答、お問い合わせメールの受信をきっかけにNotionへ情報を自動集約したり、Notionの情報を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを追加するなど、組織管理に欠かせない多様なオペレーションをノーコードで自動化できます。
Notionの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
従業員の入退社に伴うアカウント管理は重要な業務ですが、手作業での対応は手間がかかるものです。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで従業員情報を管理し、Google Workspaceのアカウント発行を行っている方 手作業でのアカウント登録による入力ミスや対応漏れを防ぎたい情報システム担当者の方 新入社員のオンボーディングプロセスをよりスムーズにしたいと考えている人事担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionの情報を基にGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了するため、手作業で行っていたアカウント発行業務の時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うので、手作業で発生しがちな名前やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防げます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、起動したページの情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報を基にユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのレコード取得アクションでは、従業員情報が格納されているデータベースや、取得したいレコードの条件を指定してください。 Google Workspaceのユーザー追加アクションでは、Notionから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、対応する項目に設定してください。 ■注意事項
NotionとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionのデータベースにレコードが追加されたら、Airtableのレコードに追加する
試してみる
■概要
NotionとAirtableを併用する中で、それぞれのツールに同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業によるデータ転記は、入力ミスや更新漏れの原因となり、正確な情報管理を妨げる一因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとAirtableで情報を管理しており、手作業でのデータ移行に手間を感じている方 AirtableとNotionを連携させて、データ入力のミスをなくし、一元管理を実現したい方 複数のSaaSをまたいだ定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionへのレコード追加でAirtableにも自動で反映されるため、AirtableとNotion間のデータ転記作業にかかる時間を削減できます 手作業によるデータの入力漏れや転記ミスを防ぎ、情報の正確性を保つことでデータ管理の品質向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとAirtableをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したIDをもとにページの詳細情報を取得します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ後続のアクションが実行されるようにします 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガーおよびオペレーションでは、対象とするデータソースのIDを任意で設定してください Notionの「レコードを取得する」アクションでは、検索条件となる項目を任意の値や、前のステップで取得した情報をもとに設定可能です 分岐機能では、前のステップで取得した情報をもとに、後続のアクションを実行するかどうかの条件を柔軟に設定できます Airtableにレコードを作成する際、登録する各項目に固定の値や、Notionから取得した情報を紐づけて設定してください ■注意事項
Notion、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに新規タスクが追加されたらTickTickに自動でタスクを登録する
試してみる
■概要
「Notionに新規タスクが追加されたらTickTickに自動でタスクを登録する」ワークフローは、タスク管理を効率化するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとTickTickを併用してタスク管理を行っている方 タスクの二重入力や手動同期に手間を感じている方 効率的なタスク管理を目指し、自動化を導入したいビジネスパーソン 複数のSaaSアプリを活用し、業務ワークフローを最適化したいチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理の一元化：NotionとTickTick間でタスクが自動連携され、情報の一貫性が保たれます。 時間の節約：手動でのタスク登録作業が不要になり、他の重要業務に集中できます。 エラーの軽減：自動化により、手入力によるミスを防止し、正確なタスク管理が可能になります。
freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成する
試してみる
■概要
freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とNotionを併用している人事担当者
・freee人事労務に登録された従業員情報をNotionに自動で反映させたい方
・新入社員のオンボーディングプロセスを効率化したい方
・従業員情報をNotionで一元管理し、情報共有をスムーズにしたい方
2.Notionで従業員情報を管理している企業
・freee人事労務の情報をNotionに取り込み、従業員データベースを充実させたい方
・従業員情報に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務に従業員が登録されたら、自動でNotionにページが作成されるため、手作業による入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報がNotionで共有されることで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、コミュニケーションの活性化に繋がります。
■注意事項
・freee人事労務、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約
試してみる
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Notionに自動的に集約します。
AIによるデータ抽出を活用することで複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■事前準備
・事前にNotion上に問い合わせを蓄積するためのデータベースを作成しておきます。
・実例サンプルはこちら https://sulky-aftershave-b1d.notion.site/aca3de98de6a4f15aa79efaaf8be844a?pvs=4
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したメールの本文を{{本文}}のようにアウトプットとして埋め込みます。
・抽出したい項目：問い合わせ内容から抽出したい項目を半角カンマで区切りながら記入します。例：お名前,メールアドレス,問い合わせ内容
※アウトプットの埋め込みに関する設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから以下の設定を行って保存します。
・メールタイプ：任意のメールサービスを選択します。
・To：②で抽出したメールアドレスを埋め込みます。・件名/本文：任意の文章を入力します。
②で取得した名前などを埋め込みメールごとに変動させることも可能です。
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからNotionを選択して以下の設定を行い保存します。
・アクションからレコードを追加するを選択します。
・データベースID：事前に準備したデータベースIDを入力します。※候補に表示されるものをお使いください。
・各プロパティの欄：事前に設定している各プロパティが表示されるので、対応する項目に②で取得した問い合わせのアウトプット項目を埋め込みます。
※Notionとの連携でよくあるエラーについてはこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687023
⑤＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択して以下の設定を行い完了です。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る・投稿先のチャンネルID：候補から任意のチャンネルを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージ内容を入力します。
■注意点
・問い合わせ内容をより正確に取得するために、問い合わせ形式はある程度規則性のあるもので調整ください。
例▼(以下のお名前などの項目名のところが都度変動しないような規則性を担保することで抽出精度向上に寄与します)
---問い合わせ内容---
お名前：●●
メールアドレス：〇〇@gmail.com
問い合わせ内容：●●●●●●●●●●●●●●●●●●
--------------------------
指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
契約更新の管理は重要ですが、Notion上のリストを目視で確認し、手動で関係者に通知する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にNotionから契約更新が近いなどの指定条件のリストを自動で抽出し、内容をAIで整形した上でGoogle Chatへ通知するため、面倒な確認作業や連絡漏れといった課題を解消し、効率的なcontract renewal automationを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで契約情報を管理しており、更新日の確認や通知を手作業で行っている方 契約の更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方 手動で行っている契約更新プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に契約情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で通知処理を行うことで、更新日の見落としや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリ連携ページでNotionとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や曜日などを設定します。 オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されたデータベースから情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得した情報を基に、通知メッセージとして分かりやすい文章を生成します。 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、フローを起動する日付や曜日、時刻などを任意で設定できます。例えば、「毎週月曜日の午前9時」といった定期的な実行が可能です。 Notionのオペレーションでは、連携するデータベースを任意で指定できるだけでなく、「更新日が1ヶ月以内」といったデータの取得条件も自由に設定できます。 AI機能では、取得した情報からどのような通知文を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動するためご注意ください。 Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはNotionから取得した契約名や更新日といった情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
毎週Notionで店舗情報を読み取り、AIで管理をしてGmailで通知する
試してみる
■概要
Notionに蓄積された店舗情報を定期的に確認し、その内容をGmailで関係者に通知する。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで店舗情報を管理し、定期的な報告業務に手間を感じている方 AIを活用して情報整理や分析を行い、業務効率を上げたいと考えている方 Gmailでの通知作業を自動化し、他の業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionからの情報取得、AIによる処理、Gmailでの通知までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手作業による情報の転記ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることで、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。 「スケジュールトリガー」アクションで毎週特定の曜日・時刻などを設定します。 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで店舗情報が格納されているデータベースを指定します。 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションで、取得した店舗情報を元に管理用のテキストを生成するよう設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、生成されたテキストを含む通知メールを指定のアドレスに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、実行したい曜日や日時を自由に設定できるほか、cron形式での詳細なスケジュール設定も可能です。 AI機能でテキストを生成する際、Notionから取得した店舗情報などのデータを変数としてプロンプトに埋め込むことで、動的なテキスト生成ができます。 Gmailでの通知設定では、送信先メールアドレスを任意に指定できます。他にも、メールの件名や本文に固定のテキストを用いたり、前段のステップで取得・生成した情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの情報をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加して、Notionにも追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入った際に、各アプリへのアカウント登録を手作業で行っていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとNotionを利用し、新規ユーザーの登録作業に手間を感じている方 手作業によるアカウント発行や情報登録での、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 複数のSaaSをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの一度の入力で複数アプリでのユーザー追加が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業での情報転記がなくなることで、メールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてYoomのフォーム機能を設定。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのユーザー追加アクションでは、フォームから取得した値を、氏名やメールアドレスなどの項目にそれぞれ設定してください。 Notionのレコード追加アクションでは、まず情報を追加するデータベースを指定します。 ■注意事項
Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
指定のスケジュールになったら、Notionでレコードを取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Notionに蓄積したタスクリストや顧客情報などを、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ定期的に転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでNotionの情報を自動で取得し、Google スプレッドシートにレコードを追加できるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、定期的なデータ転記を行っている方 手作業によるデータ移行に時間を要しており、より重要な業務に集中したいと考えている方 データの転記ミスや報告漏れを防ぎ、情報管理の精度を高めたいプロジェクトリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでNotionからGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた定期的な更新作業の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションを設定し、対象のデータベースから情報を取得します。 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得した複数のレコードを1件ずつ処理できるようにします。 繰り返し処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報をシートに追記します。 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、転記が完了したレコードのステータスなどを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、フローを起動したい曜日や日付、時間などを自由に設定できます。 Notionの「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションでは、対象のデータベースIDを指定し、フィルター機能で取得したいレコードの条件を絞り込めます。 繰り返し処理機能では、前のステップで取得したNotionのレコード一覧の値を設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値も設定できます。 Notionの「レコードを更新する（ID検索）」では、更新対象のデータベースIDを指定し、転記が完了したレコードの条件と、更新後の値を設定できます。 ■注意事項
Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでタスクを整理している方
・当日完了タスクを共有している営業部門の方
・顧客対応期限のタスクを管理しているカスタマーサポートの担当者
2.業務でChatworkを活用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとしてChatworkを使用しているメンバー
・タスクの共有をChatworkで行っているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Notionでタスク管理をしている場合、メンバーへ都度当日のタスクを通知をするのは手間です。
このテンプレートは、Notionのデータベースで管理している本日期限のタスクをChatworkに通知することができます。
■注意事項
・Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ Notionのユーザー一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の棚卸しや更新作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、最新のユーザー情報を管理できます。 登録フォーム
よくあるご質問
Q：取得できるユーザー情報の種類は？
A：
ユーザー名やユーザーIDなどの基本情報に加え、「メールアドレス・アバターURL・ユーザータイプ・リクエストID」といった情報を取得できます。
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも記録できますか？
A：
はい、記録可能です。基本的なフローボットの作成方法 連携可能なアプリ
Q：エラー発生時に通知を受け取る方法は？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
.jpg)
.jpg){kind=small}
