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「Notionのユーザーが増えてきて、誰がどのワークスペースにアクセスできるのか把握するのが大変…」
「定期的にユーザーの棚卸しをしないといけないけど、毎回手作業でリストアップするのは時間がかかる…」
このように、Notionのユーザー管理に関する手作業に課題を感じていませんか？
もし、Notionに登録されているユーザーの一覧を定期的に自動で取得し、管理用のシートなどに記録できる仕組みがあれば、こうした面倒な棚卸し作業やセキュリティチェックの手間から解放され、より安全で効率的な情報管理体制を構築することに集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはNotionのユーザー情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、定期的なスケジュールをトリガーにNotionのユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Notionのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【月曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
既存で入力してある値を削除する設定を行います。
もし、ユーザーリストが無い場合は、Google スプレッドシートで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テストID」や「テスト名」など）でOKです。
作成が完了したら設定を進めていきます。
「値を削除する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」進みましょう。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、ユーザーリストを選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせ削除対象の範囲を直接入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に値が削除されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
「ユーザーのリストを取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するNotionのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ページネーション」は、注釈と注意事項を確認し入力してください。
なお、設定しない場合は、最初のページのユーザーリストを取得します。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値にユーザーリストが表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得したユーザーの数だけループ処理を行って、レコードに追加するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「ユーザーのリストを取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（ユーザーIDやユーザー名など)を設定しましょう。
『＋取得した値を追加』で項目を増やす事も可能です。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
取得したユーザー情報をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
再度、連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、ステップ4と同様のシートを設定しましょう。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値は、取得した値から【ループ変数】を引用しそれぞれ設定しましょう。
『日付』から設定することもできます。
必要に応じて活用してみてください。
全ての設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、定期的なスケジュールをトリガーにNotionのユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローの連携手順になります！
NotionのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Notionを起点に情報を集約・共有するフローを構築することで、管理業務のスピードが劇的に向上します。例えば、指定した日時にNotionから契約更新リストを取得してGoogle Chatへ通知したり、毎日期限間近のタスクを抽出してChatworkへ一括通知することが可能です。また、Notionへの新規タスク追加に合わせてTickTickへ登録したり、Notionのレコード追加をトリガーにAirtableへ情報を同期することもできます。さらに、freee人事労務での従業員登録やフォーム回答、お問い合わせメールの受信をきっかけにNotionへ情報を自動集約したり、Notionの情報を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを追加するなど、組織管理に欠かせない多様なオペレーションをノーコードで自動化できます。
Notionのユーザー一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の棚卸しや更新作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、最新のユーザー情報を管理できます。
これにより、セキュリティ管理の強化やコンプライアンス対応が容易になり、情報システム担当者は手作業の負担から解放され、より戦略的なIT管理業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：取得できるユーザー情報の種類は？
A：
ユーザー名やユーザーIDなどの基本情報に加え、「メールアドレス・アバターURL・ユーザータイプ・リクエストID」といった情報を取得できます。
これらの情報を取得することで、ユーザーに関する情報をより詳しく管理できます。
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも記録できますか？
A：
はい、記録可能です。
Yoomでは業務内容に合わせてフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、普段お使いのツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：エラー発生時に通知を受け取る方法は？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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