・
.jpg)
「Notionのユーザーが増えてきて、誰がどのワークスペースにアクセスできるのか把握するのが大変…」
「定期的にユーザーの棚卸しをしないといけないけど、毎回手作業でリストアップするのは時間がかかる…」
このように、Notionのユーザー管理に関する手作業に課題を感じていませんか？
もし、Notionに登録されているユーザーの一覧を定期的に自動で取得し、管理用のシートなどに記録できる仕組みがあれば、こうした面倒な棚卸し作業やセキュリティチェックの手間から解放され、より安全で効率的な情報管理体制を構築することに集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはNotionのユーザー情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、定期的なスケジュールをトリガーにNotionのユーザーリストを取得し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Notionのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【月曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
既存で入力してある値を削除する設定を行います。
もし、ユーザーリストが無い場合は、Google スプレッドシートで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テストID」や「テスト名」など）でOKです。
作成が完了したら設定を進めていきます。
「値を削除する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」進みましょう。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、ユーザーリストを選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせ削除対象の範囲を直接入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に値が削除されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
「ユーザーのリストを取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するNotionのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ページネーション」は、注釈と注意事項を確認し入力してください。
なお、設定しない場合は、最初のページのユーザーリストを取得します。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、取得した値にユーザーリストが表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得したユーザーの数だけループ処理を行って、レコードに追加するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「ユーザーのリストを取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（ユーザーIDやユーザー名など)を設定しましょう。
