■概要
Notionのユーザーが増えるたびに、アクセス権の棚卸しなどでユーザー一覧を手動で管理するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にNotionのユーザー一覧を取得し、Google スプレッドシートに記録することが可能です。手作業による情報収集の手間を省き、常に最新のユーザー情報を一元管理できるため、管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionのユーザー管理を手作業で行っており、一覧取得の作業を自動化したいと考えている方
- アクセス権の棚卸しなどで、Notionの正確なユーザーリストを定期的に確認したい管理者の方
- Google スプレッドシートを活用して、Notionのユーザー情報を一元的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたNotionのユーザー一覧取得と転記作業が自動化され、管理業務にかかる時間を削減できます
- 定期的に情報が更新されるため、Google スプレッドシートで常に最新のユーザー情報を一元的に管理でき、棚卸しなどの作業が効率化されます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動する任意の周期を設定します
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を削除する」アクションを設定し、既存のリストをクリアします
- 次に、Notionの「ユーザーのリストを取得」アクションで、Notion内の全ユーザー情報を取得します
- 最後に、「同じ処理を繰り返す」の中で、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を1件ずつシートに追記します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、日次や週次など、ユーザー一覧を取得したい任意の周期を設定してください
- Google スプレッドシートの各アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます