【ノーコードで実現】GMOサインの契約締結証明書を定期的に一括で取得する方法

「毎月、GMOサインから契約締結証明書を一件ずつダウンロードするのが手間…」

「証明書の数が多くて時間がかかるし、取得漏れがないか毎回不安になる…」

このように、電子契約後の契約締結証明書の管理業務に、時間と手間を取られていませんか？

もし、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書をまとめて取得し、データベースなどに自動で保管してくれる仕組みがあれば、こうした手作業による負担や確認のストレスから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も必要ないので、ぜひこの機会に導入して、面倒な証明書管理業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGMOサインの契約締結証明書を一括取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にGMOサインの契約締結証明書を一括取得して、Notionに反映する

試してみる

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■概要

GMOサインで締結済みの契約について、都度ログインして契約締結証明書を取得し、Notionなどの管理ツールに情報を転記する作業は件数が増えると煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Notionのデータベースへ自動で反映させることが可能となり、手作業による取得漏れや更新ミスを防ぎ、契約管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインを利用しており、契約締結証明書の取得作業を効率化したい法務・総務担当者の方
• Notionで契約情報を管理しており、手作業でのステータス更新に手間を感じている方
• 契約管理に関する定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、GMOサインの契約締結証明書を手動で取得する時間を短縮できます。
• 取得した情報を自動でNotionに反映するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大100件）」を選択し、契約情報が格納されているデータベースを指定します。
4. 次に、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
5. 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したNotionのレコード情報をもとに1件ずつ処理を繰り返す設定をします。
6. ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」アクションを設定し、契約締結証明書に関する情報を取得します。
7. 次に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した証明書の情報を該当のレコードに反映させます。
8. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、担当者へ処理完了の通知を送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
• Notionでレコードを取得・更新する際には、対象となるデータベースのIDを任意で設定してください。
• GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。
• ループ機能では、Notionから取得したレコード情報など、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定します。
• メール機能では、通知先や件名、本文を任意で設定できます。

■注意事項

• GMOサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

GMOサインの契約締結証明書をNotionに自動で保管するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Notionに自動で反映するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン／Notion

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GMOサインとNotionのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールのトリガー設定とGMOサイン、Notionのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

指定日時にGMOサインの契約締結証明書を一括取得して、Notionに反映する

試してみる

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■概要

GMOサインで締結済みの契約について、都度ログインして契約締結証明書を取得し、Notionなどの管理ツールに情報を転記する作業は件数が増えると煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Notionのデータベースへ自動で反映させることが可能となり、手作業による取得漏れや更新ミスを防ぎ、契約管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインを利用しており、契約締結証明書の取得作業を効率化したい法務・総務担当者の方
• Notionで契約情報を管理しており、手作業でのステータス更新に手間を感じている方
• 契約管理に関する定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、GMOサインの契約締結証明書を手動で取得する時間を短縮できます。
• 取得した情報を自動でNotionに反映するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大100件）」を選択し、契約情報が格納されているデータベースを指定します。
4. 次に、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
5. 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したNotionのレコード情報をもとに1件ずつ処理を繰り返す設定をします。
6. ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」アクションを設定し、契約締結証明書に関する情報を取得します。
7. 次に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した証明書の情報を該当のレコードに反映させます。
8. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、担当者へ処理完了の通知を送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
• Notionでレコードを取得・更新する際には、対象となるデータベースのIDを任意で設定してください。
• GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。
• ループ機能では、Notionから取得したレコード情報など、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定します。
• メール機能では、通知先や件名、本文を任意で設定できます。

■注意事項

• GMOサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：GMOサインとNotionをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

【GMOサインのマイアプリ登録】
Yoomのアカウントにログインしたら「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から GMOサインを検索します。

GMOサインを選択したら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。

• GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター

【Notionのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。

【事前準備】
今回はGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Notionに自動で反映するフローのため、事前にNotionのレコードを準備しておきます。

今回は以下のように作成しています。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

指定日時にGMOサインの契約締結証明書を一括取得して、Notionに反映する

試してみる

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■概要

GMOサインで締結済みの契約について、都度ログインして契約締結証明書を取得し、Notionなどの管理ツールに情報を転記する作業は件数が増えると煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Notionのデータベースへ自動で反映させることが可能となり、手作業による取得漏れや更新ミスを防ぎ、契約管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインを利用しており、契約締結証明書の取得作業を効率化したい法務・総務担当者の方
• Notionで契約情報を管理しており、手作業でのステータス更新に手間を感じている方
• 契約管理に関する定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、GMOサインの契約締結証明書を手動で取得する時間を短縮できます。
• 取得した情報を自動でNotionに反映するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大100件）」を選択し、契約情報が格納されているデータベースを指定します。
4. 次に、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
5. 次に、繰り返し処理（ループ）機能を用いて、取得したNotionのレコード情報をもとに1件ずつ処理を繰り返す設定をします。
6. ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」アクションを設定し、契約締結証明書に関する情報を取得します。
7. 次に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した証明書の情報を該当のレコードに反映させます。
8. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、担当者へ処理完了の通知を送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
• Notionでレコードを取得・更新する際には、対象となるデータベースのIDを任意で設定してください。
• GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。
• ループ機能では、Notionから取得したレコード情報など、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定します。
• メール機能では、通知先や件名、本文を任意で設定できます。

■注意事項

• GMOサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。

ステップ3：スケジュールトリガー設定

まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！

あらかじめ毎月1日の９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定をすることもできます。希望にあわせて設定してください。

• スケジュールトリガーの設定方法

入力が完了したら、「完了」をクリックします。

ステップ4：Notionの複数のレコードを取得する設定

フローに戻り、「複数のレコードを取得する（最大１００件）」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
データベースIDはボックスから事前に準備していたデータベースを選択し、「次へ」をクリックします。

• Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター

取得したいレコードの条件を設定します。
今回は以下のように設定しました。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。

• 取得した値について
• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ5： GMOサインのアクセストークンの生成する設定

フローに戻り、「アクセストークンの生成」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。

テストが成功したら、「完了」をクリックします。

ステップ6：同じ処理を繰り返すアクション設定

フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。

• 「同じ処理を繰り返す」の設定方法もあわせてご確認ください。
  

  

オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、レコードID、管理番号を繰り返し取得するように設定しています。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。

ステップ7： GMOサインの契約締結証明書を取得する設定

フローに戻り、「契約締結証明書を取得」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

脚注を参考にシークレットキーと顧客IDを設定してください。アクセストークンは取得した値を活用して入力します。
今回はすでにデフォルトで設定されていますが、【←「アクセストークンの生成」で取得した値を引用してください】は削除して設定してください。

管理番号も同様に繰り返し処理から取得した値を設定していきます。

入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。

ステップ8：Notionのレコードを更新する設定

フローに戻り、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
データベースIDはボックスから事前に準備していたデータベースを選択し、「次へ」をクリックします。

更新したいレコードの条件はレコードIDが等しいものを更新したいので、以下のように設定しました。

更新後のレコードの値は「更新内容」だけ変更したいので、以下のように設定しています。

入力できたら、「テスト」をクリック。テストが成功したら、「完了」をクリックします。

Notionを確認すると、正しく更新されていました！

ステップ9：メールを送る設定

フローに戻り、「メールを送る」をクリックします。

宛先や件名などを入力します。

本文は取得した値や日付を引用して作成できます。
必要に応じてカスタマイズしてください。

内容が確認できたら。「テスト」をクリックします。

テストが成功したら、メールが受信できているか確認しましょう！
受信できていました！

Yoomにもどって「完了」をクリックしたら、フローの設定は終わりです！

ステップ10：トリガーをONにしてフローの動作確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。

フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

GMOサインのAPIを活用したその他の自動化例

GMOサインのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

GMOサインを使った自動化例

Google フォームやSalesforceの情報を基に契約書を自動送付し、締結後はファイルをGoogle DriveやOneDriveへ自動格納できます。Microsoft TeamsやGoogle Chatへの完了通知や、Microsoft Excelの顧客情報更新も自動で行えます。

入力フォームの情報をもとにGMOサインで契約書を送付

試してみる

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■概要‍

入力フォームで入力した情報をもとに、GMOサインで契約書を自動的に送付します。

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■設定方法

‍1. アクセストークンの生成

2. 封筒用文書（契約書ファイル）の登録

3. 署名依頼の設定

入力フォームに必要情報を入力することで、契約書の送付が可能です。

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■注意事項

・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。

・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。

・事前にGMOサインにて「シークレットキー」「顧客ID」の取得をお願いいたします。

詳細を見る 試してみる

freee人事労務の各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信する

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■概要

freeeの各種申請が承認されたらGMOサインで契約書を送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.freeeを利用している企業やチーム

• freeeを導入して経理・人事・労務などの業務を管理している担当者
• 各種申請の承認プロセスを効率化したい企業の管理者

2.GMOサインを利用している企業やチーム

• GMOサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
• 契約書管理や契約締結プロセスをデジタル化したい企業の管理者

3.申請と契約プロセスの自動化を推進している方

• 手動での申請承認や契約書送付の手間を省きたい経理担当者
• システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・申請の承認から契約書の送信までのプロセスを自動化することで、手動での作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・申請と契約書の管理がシームレスに行えるため、データの一貫性と正確性が保たれ、業務プロセスの可視化と最適化が図ることができ、迅速な対応が可能となりビジネスのスピードアップが期待できます。

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■注意事項

‍・freee人事労務、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。

・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734

・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847

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Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する

試してみる

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■概要

Salesforceで商談が最終フェーズに進んだ後、契約書の作成からGMOサインでの署名依頼までを手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけとして、契約書の自動作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させることが可能です。重要な契約業務の迅速化と正確性の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談管理からGMOサインでの契約締結までのプロセスを効率化したい方
• 手作業による契約書の作成や署名依頼の送付に時間がかかり、課題を感じている方
• 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を加速させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で署名依頼が送付されるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
• Salesforceの正確な情報をもとに書類作成と送付を行うので、手作業による入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Salesforce側で特定の商談フェーズになった際にフローボットが起動します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「指定の商談情報を取得」「取引責任者を取得」「取引先情報を取得」アクションをそれぞれ設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでGMOサインの各アクションを設定し、作成された契約書を登録した上で、取引先担当者へ署名依頼を送付します。

 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション 

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意したテンプレートをもとに書類が作成されます。
• 契約書には、テンプレートをもとに固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでSalesforceから取得した取引先名や金額といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
• GMOサインの各アクション、固定のテキストおよびSalesforceから取得した情報を使って、各登録項目の設定を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は「Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法」をご参照ください。
• GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する

試してみる

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■概要

Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
• フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
4. 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
5. 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
6. 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
• 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
• GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。

■注意事項

• Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 
• GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。 
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。 

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとGMOサインを用いた契約業務に手間を感じている営業や法務担当の方
• 手作業による契約書の送付プロセスでの、宛先間違いや送付漏れなどのミスを防止したい方
• 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務フローの構築を目指している責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による送付先の誤りや契約内容の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、特定のステータスになったことを検知します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに契約書を自動で作成します。
4. 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成」し、続けて「封筒用文書の登録」アクションで作成した契約書を登録します。
5. 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、スプレッドシートに記載された宛先に署名依頼を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、任意のレイアウトで契約書を作成できます。
• GMOサインの「封筒用文書の登録」では、書類名などに固定のテキストを設定したり、スプレッドシートから取得した情報を動的な値として設定することが可能です。
• GMOサインの「封筒への署名依頼」では、署名者の氏名やメールアドレスなどをスプレッドシートのデータと連携させ、動的に設定することができます。

‍■注意事項

• Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する

試してみる

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■概要

GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方

・GMOサインを導入している企業

・契約業務を担当している総務、事務の方

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2.OneDriveでファイル管理を担当している方

・OneDriveを使用してファイルの一元管理をしている方

・GMOサインとOneDriveを連携して効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

‍OneDriveでファイル管理を行う場合、手動や目視で格納先のフォルダを見つける必要があります。
管理しているフォルダの数が多いと、比例して手間が増えるため効率が悪いです。

このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したファイルをOneDriveに自動的に格納します。
テンプレートをカスタマイズすると、ファイル格納後にコミュニケーションツールへ通知を出すことができ、ファイルの連携を迅速に行うことができます。

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■注意事項

・GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください

詳細を見る 試してみる

GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する

試してみる

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■概要

GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方

・GMOサインを導入している企業

・GMOサインを使用して契約業務を担当している方

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2.Google Driveでファイル管理を担当している方

・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方

・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業

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3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方

・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方

・業務の自動化を目指している中小企業の経営者

・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方

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■このテンプレートを使うメリット

・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。

・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。

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■注意事項

・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。

・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください

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GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する

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■概要

GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業

・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者

・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方

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2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方

・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方

・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方

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■このテンプレートを使うメリット

バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。

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■注意事項

・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する

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■概要

GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.GMOサインで帳票類の管理を行う方

・契約書の管理を効率的にするために使用している方

・契約内容の可視化によって業務効率を上げている方

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2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方

・取引や顧客の情報を蓄積している方

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■このテンプレートを使うメリット

GMOサインは作成した契約書に関連する業務をスムーズに行うために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了後、Microsoft Excelの情報を手作業で毎回更新するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。

このフローを活用することで、GMOサインで契約完了後Microsoft Excelの情報を自動で更新し、手作業による手間を省きます。
また手入力によるヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことができます。
これまで手作業に欠けていた時間を他の業務に充てることで、業務進行を円滑にし効率化に繋げます。

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■注意事項‍

・GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知する

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■概要

GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している方

・契約業務を少しでも効率化して生産性を向上させたい方
・GMOサインにログインして契約完了の有無を確認しているバックオフィス担当者

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2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業

・Google Chatで契約業務に関わるやりとりを行なっている方
・契約が完了したらGoogle Chatで通知を受信した方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。
これにより、契約完了をすぐに把握でき、スムーズに契約後の処理に取り掛かることができます。
また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に寄与します。
さらに、このテンプレートはチーム内での情報共有にも役立ちます。
たとえば、契約完了後に確認事項が発生した場合でも、Google Chatの通知をもとにそのままチームメンバーとコミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の連携が一層強化されます。

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■注意事項

・GMOサインとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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まとめ

GMOサインの契約締結証明書の取得と管理を自動化することで、これまで毎月手作業で行っていた証明書のダウンロードや保管といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクも無くすことができます。これにより、経理や法務担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによるストレスフリーな業務効率化を体験してみてください！

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