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「問い合わせメールの量が多すぎて、仕分けと返信だけで一日が終わってしまう…」
「メールの内容ごとに返信文を考えるのが手間で、対応が遅れがち…」
このように、日々大量に届くメールの対応に追われ、本来の業務に集中できずに悩んでいませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で判断して適切なラベルに仕分けし、問い合わせ内容に応じた返信文案まで自動で作成してくれる仕組みがあれば、これらの悩みを軽減できます。
その結果、より重要な業務に集中できる時間を確保しやすくなるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには受信したGmailのメールをAIで仕分けし、自動返信する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、ChatGPTが内容を判断して仕分けし、内容に応じた返信を自動で行うフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／ChatGPT／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するChatGPTとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
GmailとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。ぜひこの機会にお試しください！
【事前準備】
今回の連携では、ChatGPTのアクションでメール内容に応じたラベルIDを出力するため、あらかじめChatGPTのプロンプト内にラベルIDを記載しておきます。
あわせて、Gmail側でもラベルIDと同じ名称のラベルを作成しておきましょう。
ラベルIDの確認方法は、「特定のメッセージにラベルを追加」のアクション設定画面から、ラベルIDの入力欄をクリックすると表示される候補から確認できます。
また、Gmail APIを使用してラベルIDを確認することも可能です。
以下の手順をご参照ください。
【手順】
1．Gmail APIページにアクセスします。
2．画面右側の「Try this method（試してみる）」パネルにある「userId」欄に me と入力します。
3．画面下部の「EXECUTE」ボタンをクリックします。
4．Googleアカウントの選択画面が表示されるので、ラベルIDを確認したいGmailアカウントでログインし、権限を許可します。
5．実行後、画面下部の「Response」にラベル情報の一覧が表示されます。
この一覧に表示されるidがラベルIDとなります。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailでメールを受信しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の営業メールを受信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールを受信したこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベル
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほど受信したテストメールについて、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでGmailから取得した値をもとに、ChatGPTでラベル分類を行いましょう。
「テキストを生成（ラベル分類）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。ChatGPTと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
メッセージ内容
入力欄をクリックすると、前のステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
また、Gmailで受信したメール本文をもとに内容を判定し、営業メール、サポートメール、内部連絡のいずれかに分類したうえで、分類結果に応じたラベルIDのみを出力するため、デフォルトで設定されているプロンプトを使用しています。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキスト（ラベルID）が正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで活用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、トリガーのステップで受信したメールをもとに、後続のステップで使用するメッセージIDとスレッドIDの一覧を取得しましょう。
「メールを検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ラベル
入力欄をクリックすると、前のステップでChatGPTから取得した値（ラベルID）が表示されるので、選択して入力しましょう。
検索クエリ
こちらもラベルIDと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でメッセージID、スレッドIDが取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、受信したメールのメッセージID、スレッドID情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、トリガーで受信したメールに、メールの内容に応じたラベルを追加しましょう。
「特定のメッセージにラベルを追加」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
メッセージID
入力欄をクリックすると、前のステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
追加するラベルID一覧
こちらもメッセージIDと同様に、入力欄をクリックするとChatGPTで分類したラベルIDが表示されるので、選択して入力できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、受信したメールに指定したラベルが正しく追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGmailの画面を開き、実際にラベルが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり、受信した営業メールに該当のラベルが追加されていました。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップで取得した値を利用して、Google スプレッドシートにレコードを追加しましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートでデータを追加するためのデータベースをあらかじめ用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※先ほど事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
Google スプレッドシートの範囲設定の定義については、こちらのヘルプページもご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値
前段で設定したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
入力欄をクリックすると、前のステップで取得した値が一覧で表示されます。
該当する項目を選び、Google スプレッドシート上の対応する項目に正しくマッピングしましょう。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがGoogle スプレッドシートに登録されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際にレコードが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
続いて、ラベルの内容に応じてメールの返信内容を生成するため、進行先を切り替える設定を行いましょう。
「切り替え」をクリックします。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
オペレーションと取得した値を確認しましょう。
ChatGPTのアクションで生成したラベル分類が設定されています。
切り替え条件として、前のステップでChatGPTでメール内容に応じて生成したラベルIDをそれぞれ設定しましょう。
これにより、メールの内容に応じて進行先が自動で分岐され、この後のステップでラベルごとに対応した返信を行うことができます。
設定後、「完了」をクリックします。
続いて、切り替え条件によって分岐したラベルの内容に応じて、ChatGPTでメールの返信を生成しましょう。
「テキストを生成（返信1)」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。ChatGPTと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
メッセージ内容
入力欄をクリックすると、前のステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
また、トリガーで受信した営業メールの本文をもとに返信文を生成するため、デフォルトで設定されているプロンプトを使用しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でラベルに応じた返信文が正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで活用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、メールを送信しましょう。
「メールを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
To
メールの送り先を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、トリガーのステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
また、この後のテストでは、設定した宛先に実際にメールが送信されます。
そのため、受信確認ができるご自身のメールアドレスなどを宛先として1件追加しておきましょう。
第三者のメールアドレスを使用する場合は、事前に共有しておくか、テスト専用のメールアドレスを利用することをおすすめします。
件名
こちらもToと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
本文
送信するメールの本文を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでChatGPTから取得した値（返答内容）が表示されるので、選択して入力しましょう。
送信先・件名・本文などが正しく設定されているか確認したら「テスト」をクリックして、実際に設定した内容でメールが届くかを確認しましょう。
テストが成功すると、画面上にテスト成功と表示されます。
あわせて設定した送信先の受信フォルダを開き、実際にメールが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り正常に届いていました。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
同様に、ほかのラベルの返信文もそれぞれ設定して、設定完です！
【サポートメールの場合】
トリガーのステップでサポートメールを受信した場合も、基本的な流れは営業メールの場合と同様です。
ChatGPTでメール内容を分類し、該当するラベルをGmailに追加した後、Google スプレッドシートに情報を記録します。
その後、「切り替え」機能でサポートメール用の返信フローに進み、ChatGPTで返信文を生成し、自動で返信メールを送信します。
【内部連絡メールの場合】
トリガーのステップで内部連絡メールを受信した場合は、社内向けの通知を行うフローへ進みます。
こちらも同じくメール内容をもとに適切なラベルを追加し、Google スプレッドシートへ情報を記録します。
その後、「切り替え」機能で内部連絡用のフローに進み、ChatGPTで通知文を生成して担当者へ通知メールを送信します。
設定が完了すると、ChatGPTと連携して、受信したGmailの内容を解析し、内容に応じて自動でラベルを仕分けたり、受信内容とラベルに応じた返信文を作成したりできるようになります。
また、受信内容はGoogle スプレッドシートに自動で蓄積され、作成した返信文をもとにメールで返信することが可能です。
実際にメールを受信し、ラベルの仕分けやGoogle スプレッドシートへの記録、返信メールが自動で送信されるかを確認してみましょう。
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとChatworkを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail、Chatworkの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
・ChatworkのメッセージをGmailに自動で転送することで、重要な連絡を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・通知するルームやメールアドレス、件名などを自由に設定できるため、個々のニーズに合わせてカスタマイズできます。
■概要
Googleカレンダーで管理している予定が更新された際、都度確認したり関係者に連絡したりするのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に複数のカレンダーを運用していたり、共有メンバーが多い場合、情報の伝達漏れや遅延が発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定更新をトリガーに、Gmailで指定した宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
LINEで受け取ったファイルを都度PCに保存し、Gmailで転送する作業は手間がかかる上に、対応漏れのリスクも伴います。特に外出先からの対応は、より煩雑に感じるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、LINEでファイル付きのメッセージを受け取るだけで自動的にGmailへ転送が完了するため、こうした手作業をなくし、迅速で確実な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
HubSpotで管理している会社情報が増えるにつれて、重要な新規登録を見逃したり、関係者への情報共有が遅れたりしていませんか。手動での確認やGmailでの連絡作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotとGmailを連携し、特定の条件を満たす新しい会社が作成された際に自動でメール通知を送ることが可能です。これにより、重要なビジネスチャンスを逃さず、迅速なアクションにつなげることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで管理している商談が締結完了フェーズに進んだ際、都度状況を確認して関係者にメールで通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「締結完了」に更新されたことをきっかけに、自動でGmailから関係者へ通知を送信でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々の業務で受信する大量のメールの中に、問い合わせや障害通知といった重要な連絡が埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことはないでしょうか。手作業でメールを確認し、Slackに転送するのは手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをAIが自動で判別し、内容に応じてSlackの適切なチャンネルへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
採用活動が活発になるにつれて増える履歴書の管理に、手間を感じていませんか。Gmailに届いた履歴書を都度ダウンロードし、内容を確認してNotionへ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付された履歴書から文字情報を自動で読み取り、Notionへ候補者情報として追加します。この連携により、面倒な転記作業を自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Gmailで特定のメールを受信した後、その内容に基づいてクラウドサインで書類を作成する作業は、定型的でありながらも正確性が求められ、手間がかかるのではないでしょうか。手作業での情報転記や書類作成は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、AI機能で必要な情報を抽出し、クラウドサインでの書類作成までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailに届く大量のメールの中から、重要な情報を探し出してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、Telegramを使っている場合、手作業でのコピペ通知は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、指定したTelegramのチャットへ通知する処理を自動化します。TelegramとGmailの連携で、情報共有の速度と正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとAIを連携させてメール対応を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量のメール仕分けや返信作成の手間を削減し、迅速かつ的確な顧客対応を実現できます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動返信する前に人が確認できますか？
A：
はい、可能です。
フロー内で「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを挟むことで、アクションを一旦保留し、確認や承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：分類カテゴリは自由に追加できますか？
A：
はい、分類カテゴリは自由に追加できます。
Gmail側で新しいカテゴリ名のラベルを作成し、そのラベルIDを取得したうえで、ChatGPTのプロンプトにカテゴリ名とラベルIDを追記すれば、自社の業務に合わせた分類を行うことができます。
また、「進行先を切り替える」設定に追加したラベルIDの分岐を設定することで、カテゴリごとに異なる返信内容や処理を行うことも可能です。
Q：返信文のトーンを調整したい場合は？
A：
はい、返信文のトーンはプロンプトで調整できます。
ChatGPTのプロンプトに「丁寧なビジネス文体で作成してください」「親しみやすいカジュアルな文章にしてください」など、文章のトーンや口調を指定することで、自社の方針に合わせた返信文を生成できます。
あわせて、文字数や出力形式（本文のみなど）も指定しておくと、より実務で使いやすい文章を安定して生成できます。
