Gmailでメールを受信したら、クラウドサインで書類を作成する

■概要

Gmailで特定のメールを受信した後、その内容に基づいてクラウドサインで書類を作成する作業は、定型的でありながらも正確性が求められ、手間がかかるのではないでしょうか。手作業での情報転記や書類作成は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、AI機能で必要な情報を抽出し、クラウドサインでの書類作成までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールの内容を元に、クラウドサインで書類を手作業で作成している方
• 書類作成時の情報転記ミスや、対応漏れによる業務遅延を防ぎたいと考えている担当者の方
• 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務へリソースを集中させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からクラウドサインでの書類作成までが自動化されるため、手作業による時間や手間を削減できます。
• AI機能による情報抽出と自動処理により、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から書類作成に必要な情報を抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を元に書類を作成するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、受信メールの件名や本文に含まれるキーワード、差出人メールアドレスなどを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信メールのどの部分からどのような情報を抽出するか（例：会社名、担当者名、金額など）を具体的に指示することで、後続の書類作成精度を高めることが可能です。
• クラウドサインの「書類の作成」アクションでは、使用するテンプレートの種類、書類の件名、宛先情報などを設定し、固定の値だけでなく、前のステップでAI機能によって抽出したデータを動的に埋め込むことで、柔軟な書類作成が実現できます。

■注意事項

• Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。