■概要
日々Gmailに届く大量のメール、特に内容の確認からメール仕分け、そして返信するまでの作業に多くの時間を費やしていませんか？手作業での対応は、重要な問い合わせの見落としや返信遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をChatGPTが自動で解析し、適切なラベル付けによるメール仕分けから、内容に応じた自動返信までを一貫して実行することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応が多く、メール仕分けや一次返信に追われているご担当者の方
- ChatGPTを活用し、Gmailでの定型的な自動返信業務を効率化したいと考えている方
- 手作業でのメール対応による返信漏れや、対応の遅延を防止したいチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール受信をトリガーに、内容の解析、仕分け、自動返信までを自動化できるため、手作業での対応時間を短縮します。
- 定型的な一次対応を自動化することで、人的な確認漏れや返信遅延といったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール本文をもとに内容を分類するよう指示します。
- 次に、Gmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションで適切なラベルを付与し、メールを仕分けます。
- 続けて、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、対応履歴を記録します。
- 次に、進行先切り替え機能を設定し、ChatGPTの分析結果に応じて処理を分けます。
- 最後に、再度ChatGPTで内容に応じた返信文を生成し、Gmailの「メールを送る」アクションで自動返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定できます。
- ChatGPTのオペレーションでは、メール内容の分類ルールや、自動返信で生成するテキストの指示（プロンプト）を自由にカスタマイズ可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対応履歴を記録するスプレッドシートやシート名を任意のものに変更できます。
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
