【ラクラク設定】OCRで読み取ったデータをPaddleで活用する方法

フォーム経由で受け取ったファイルをOCR処理し、Paddleに登録する

GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで受け付けた添付ファイルの内容をOCRで読み取り、Paddleに顧客情報を自動登録できるため、申し込みフォームなどからのデータ入力作業を自動化し、リードタイムを短縮できます！

ストレージサービス上のファイルをOCR処理し、Paddleに登録する

OneDriveやBoxなどのストレージサービスに保存されたファイルからOCRでテキスト情報を読み取り、Paddleに顧客情報を自動で登録可能です。ファイルベースでの情報管理とPaddleへのデータ連携をスムーズにし、業務負担を軽減しましょう！

ファイルをOCRで読み取り、Paddleに登録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの添付ファイルをOCR機能で読み取り、その情報をもとにPaddleに顧客情報（Customer）を自動で作成するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• GmailとPaddleをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定とPaddleのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：GmailとPaddleをマイアプリ連携

GmailとPaddleをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。

連携前に、Gmailでファイルを送信しましょう！また、特定のラベリングをしておく必要がありますので、ラベル別けもお忘れなく。
※今回は、以下画像のようなファイルを送信しました。

※ファイルの中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

3.続いてPaddleをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Paddleを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにGmailとPaddleが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、PaddleにCustomerを作成する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてくださいね。

4.「ラベル」は、入力欄をクリックし、表示される候補から先ほどGmailに送信したメールのラベルに該当するものを選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、テスト毎に取得できるものです。なお、後の設定で活用するデータとなります。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！

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入力を終えたら「テスト」を実行しましょう。

ファイルから文字が抽出できていますね！このように成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Paddleの設定

1.アプリと連携する「Create New Customer」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「Email」「Full Name」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(先ほど取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにPaddleにCustomerが作成されます。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態（トリガーが発動次第フローが起動する状態）になります！

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以上で設定は終了です！お疲れ様でした！

PaddleやOCRのを使ったその他の自動化例

PaddleやOCRのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Paddleを使った便利な自動化例

OCRを使った便利な自動化例

まとめ

この記事では、paddle ocrを利用して画像やPDFファイルから文字情報を読み取り、そのデータをPaddleに自動で登録する方法とそのメリットについて解説しました！
このような連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルからのデータ抽出とPaddleへの入力作業が不要になり、ヒューマンエラーの削減と作業時間の短縮が実現できるかもしれません。</span>
これにより、担当者は面倒なルーチンワークから解放され、顧客への迅速な対応や、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を利用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の効果を体験してみてください！